Rectificar una factura ya registrada en FACe: qué hacer cuando el importe está mal

Rectificar una factura ya registrada en FACe: qué hacer cuando el importe está mal

Presentaste la factura en FACe, el organismo la aceptó y ya la ves "Contabilizada" en el portal de proveedores. Y entonces te das cuenta: el importe está mal. Puede que hayas facturado de más, o de menos. La pregunta que te hacen Miguel desde Canarias o cualquier proveedor habitual de la Administración es siempre la misma: ¿pido que la anulen y presento otra bien, o hay que rectificarla?

Este artículo es justo para ese momento: la factura ya no está recién entrada, ya avanzó por el circuito interno del organismo, y el problema no es de registro sino de un dato del propio documento. Si tu factura acaba de entrar en FACe y aún no ha pasado a "Contabilizada", el procedimiento general de anulación está explicado en el artículo sobre cómo anular una factura ya presentada en FACe; y si lo que no tienes claro es precisamente el punto de corte entre anular y rectificar, lo cubre en detalle el artículo sobre factura aceptada en el Registro Contable: ¿anular o rectificar?. Aquí nos centramos en el caso concreto: el importe.

Por qué un importe erróneo ya contabilizado no se soluciona anulando

Una vez el organismo reconoce la obligación de pago —el paso que ves como "Contabilizada" en FACe—, ya hay un asiento contable en las cuentas públicas por ese importe. Pedir la anulación del registro en FACe no deshace ese asiento: solo actúa sobre la entrada del documento en el portal, no sobre la deuda ya reconocida ni sobre el contenido fiscal de la factura.

Y el importe equivocado sigue siendo un problema fiscal aunque el registro se anulara: la factura original, con el dato mal, existe y ha sido aceptada por el cliente (la propia Administración). El RD 1619/2012 obliga a corregirla con una factura rectificativa cuando las cuotas repercutidas se determinaron incorrectamente o cuando el documento no cumple los requisitos formales exigidos — no permite simplemente descartarla y "empezar de cero" una vez ha surtido efecto.

Los dos casos, y no se resuelven igual

Cobraste de menos: te faltó importe

Si el importe correcto es mayor que el facturado, la rectificativa se emite al alza: un documento que aumenta la base imponible, la cuota correspondiente, o ambas, hasta dejar reflejado el importe real del servicio o suministro. Se vincula a la factura original citando su número y fecha, y detalla la causa concreta del error (un concepto que faltaba, una cantidad mal trasladada del contrato, etc.).

Cobraste de más: facturaste un importe superior al que corresponde

Si el importe correcto es menor, la rectificativa se emite a la baja: reduce la base, la cuota, o ambas, hasta el importe real. En los casos más simples basta con una rectificativa por la diferencia; si el error es sustancial (por ejemplo, se facturó un concepto que no correspondía en absoluto), puede ser más claro anular la base y la cuota en su totalidad con una rectificativa negativa y emitir una factura ordinaria nueva con el importe correcto, vinculando ambos documentos entre sí en las anotaciones.

Cómo se presenta la rectificativa en FACe

La rectificativa no sustituye el trámite de anulación: es un documento Facturae nuevo, que se presenta en FACe igual que cualquier otra factura, con su propia serie (habitualmente diferenciada, del tipo R-2026-001) y con dos datos que no pueden faltar: el número y la fecha de la factura que rectifica, y el motivo de la rectificación. Como la factura original sigue existiendo y contabilizada, conviene avisar además a la unidad tramitadora del expediente de que va a llegar un documento vinculado — así lo asocian a la factura original en su tramitación interna, en vez de tratarlo como un cargo independiente.

Esto no afecta al asiento ya reconocido de la factura original: lo que hace la rectificativa es corregir, hacia delante, el importe realmente adeudado. El organismo gestiona el cobro (o la devolución, si procede) sobre la diferencia.

Qué pasa con tu IVA

La rectificativa ajusta el IVA repercutido por la diferencia entre el importe original y el correcto. En qué periodo se refleja ese ajuste concreto depende del motivo del error y tiene matices en la Ley del IVA que conviene revisar con tu asesoría antes de cerrar el trimestre, para no descuadrar el modelo 303 del periodo que corresponda.

Cómo lo prepara Fube

Fube emite la factura rectificativa vinculada siempre a la original —con su número, su fecha y la causa de la rectificación—, tanto si el ajuste es al alza como a la baja. Y si ya facturas bajo Verifactu, la envía también a la AEAT con esa referencia, igual que hace con cualquier factura ordinaria.

Si facturas a la Administración con frecuencia y quieres tener este tipo de correcciones controladas sin perder el hilo del expediente, puedes empezar gratis en Fube.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular la factura en FACe y volver a presentarla bien, sin más? Solo si todavía no está contabilizada. Una vez el organismo reconoce la obligación de pago, anular el registro no borra el asiento contable ni corrige el documento a efectos fiscales: hace falta una rectificativa.

¿Uso la misma serie de numeración que mis facturas ordinarias? No es obligatorio, pero es buena práctica reservar una serie propia para rectificativas (por ejemplo con el prefijo "R"), como se explica en el artículo sobre qué es una factura rectificativa y cuándo emitirla. Así queda claro de un vistazo qué documentos corrigen a otros.

¿Tengo que avisar al organismo aparte de subir la rectificativa a FACe? No es un trámite obligatorio del portal, pero conviene avisar a la unidad tramitadora del expediente para que vinculen la rectificativa a la factura original en su gestión interna, sobre todo si el importe cambia de forma relevante.

¿Y si el error no es el importe, sino el NIF del destinatario? Es un caso distinto con su propia casuística — lo cubre el artículo sobre factura con el NIF equivocado: anular o rectificar.