Recibe las facturas y tickets de tus proveedores sin perseguirlos

Recibe las facturas y tickets de tus proveedores sin perseguirlos

La factura del hosting la tiene el compañero que la contrató. El ticket del taxi está en el móvil de quien fue a la reunión. La factura de la asesoría "ya te la mando" desde hace dos semanas. Ninguno de esos documentos es tuyo, pero los tres son gasto de tu negocio — y hasta que no los tengas en la mano, no hay IVA soportado que deducir ni cuenta que cuadre.

Hay una forma de cortar esa cadena de reenvíos: un enlace propio al que cualquiera puede subir su documento sin tener cuenta en Fube. Tú lo compartes una vez y decides, con calma, cuándo revisar lo que ha llegado.

El problema no es encontrar el documento, es perseguirlo

Cuando el gasto lo generas tú, lo controlas: haces la foto en el momento y sigues con tu día. El problema aparece cuando el documento lo tiene otra persona. Un proveedor que factura por email a quien gestionó el pedido. Un colaborador externo que paga de su bolsillo y factura aparte. Un compañero que vuelve de una comida de trabajo con un ticket en el bolsillo.

En todos esos casos, el documento no llega solo: hay que pedirlo, esperar, y a veces volver a pedirlo. Cada recordatorio es un rato que no dedicas a tu negocio, y cada documento que se pierde por el camino es una deducción que no aplicas ese trimestre.

Qué es un enlace de recepción de documentos

Fube ofrece enlaces de recepción de documentos: una URL propia que le das a un proveedor, un colaborador o cualquier origen habitual de gasto para que suba sus tickets y facturas directamente, sin necesidad de crear una cuenta ni iniciar sesión.

Quien recibe el enlace solo tiene que abrirlo, indicar su nombre y adjuntar el archivo. Admite PDF, JPG, PNG, HEIC y WEBP, con un máximo de 25 MB por archivo y hasta cinco archivos por subida — suficiente para una factura en PDF o para la foto de un ticket hecha con el móvil.

Lo importante es lo que no hace el enlace: no convierte nada en gasto automáticamente, y no lo procesa con inteligencia artificial al llegar. El documento se queda esperando en tu bandeja hasta que tú decides qué hacer con él.

Cómo funciona, paso a paso

1. Creas el enlace. Desde Utilidades › Compartidos › Recibir documentos pulsas en crear enlace y le pones un nombre interno que te ayude a identificar el origen — por ejemplo, "Facturas de la asesoría" o "Tickets del equipo comercial".
2. Lo compartes donde tenga sentido. Copias la URL y la mandas por el canal que uses habitualmente: el email del proveedor, un mensaje al colaborador, el chat del equipo.
3. Los documentos llegan a tu bandeja. Cada archivo subido aparece en Documentos recibidos con el nombre del enlace de origen, así sabes de un vistazo de dónde viene sin tener que abrirlo.
4. Lo registras como gasto cuando te venga bien. Descargas el archivo desde la bandeja y, cuando quieras, creas el gasto con ese documento adjunto, completando base, IVA e IRPF. O lo dejas ahí para más adelante.

Quién entra y hasta cuándo

Un enlace público no tiene por qué quedar abierto a cualquiera para siempre:

• Contraseña opcional. Si el enlace va a circular por un canal menos controlado, puedes protegerlo con una contraseña que solo conozca quien tiene que subir el documento.
• Ventana de validez. Puedes fijar una fecha de inicio y una de fin para que el enlace solo acepte archivos durante un periodo concreto — útil para recoger los tickets de un evento y cerrar la recepción cuando termina.
• Activar y desactivar cuando quieras. Por defecto, un enlace no caduca: permanece activo hasta que tú lo apagas. Puedes crear uno por cada proveedor o colaborador habitual y desactivar los que ya no necesites.

Para quién encaja este flujo

Cuantos más orígenes de gasto tiene un negocio, más se nota el ahorro. Una empresa de servicios con varios proveedores recurrentes y colaboradores externos les da un enlace a cada uno y deja de reenviar correos para pedir lo mismo cada mes. Un autónomo que trabaja solo puede usar su propio enlace como buzón de tickets: hace la foto al momento desde el móvil y la revisa el viernes, cuando se sienta a poner orden en los gastos de la semana.

Del documento recibido al gasto registrado

Recibir el documento es solo el primer paso: el ahorro real llega cuando pasa a formar parte de tu contabilidad sin que se te olvide. Si además quieres ahorrarte teclear los datos a mano, puedes pasar el archivo descargado por el escaneo de gastos con IA, que lee proveedor, base e IVA y te deja validarlos antes de confirmar el gasto — te lo contamos con más detalle en nuestra guía para digitalizar tickets y gastos con OCR.

Y antes de registrar cualquier documento, conviene tener claro qué puedes deducir realmente: repasa nuestra guía de gastos deducibles para autónomos si tienes dudas sobre un gasto concreto.

Preguntas frecuentes

¿Quién sube un documento necesita cuenta en Fube?

No. Cualquier persona con la URL puede abrir el enlace, poner su nombre y subir su archivo, sin registrarse ni iniciar sesión en Fube.

¿Un documento subido por enlace se convierte en gasto automáticamente?

No. Queda en tu bandeja de Documentos recibidos hasta que tú lo revisas. Registrar el gasto —con su base, IVA e IRPF— sigue siendo un paso que haces tú, desde la sección de Gastos.

¿Se envían estos documentos a la AEAT por Verifactu?

No. Verifactu se aplica a las facturas que emites (tus ventas). Los documentos que recibes por este enlace son gasto —tickets y facturas de compra— y no pasan por esa vía: se registran en tu libro de facturas recibidas para deducir el IVA soportado.

¿Qué pasa si pierdo el enlace o quiero dejar de recibir por él?

El enlace queda guardado en tu cuenta en todo momento; lo que puedes hacer es desactivarlo cuando ya no lo necesites, y a partir de ese momento deja de aceptar subidas.

¿Puedo tener varios enlaces activos a la vez?

Sí. Puedes crear uno por cada proveedor, colaborador o situación que lo necesite, y darle un nombre interno a cada uno para identificarlo en tu bandeja.

Deja de perseguir facturas ajenas

Un enlace de recepción no te ahorra registrar el gasto, pero sí te ahorra la parte que de verdad quita tiempo: pedirlo, esperarlo y reenviarlo. Da el enlace una vez a cada proveedor o colaborador habitual y deja que los documentos lleguen solos a tu bandeja.

Empieza gratis, para siempre y crea tu primer enlace de recepción en minutos.