Limpia tu lista de clientes antes de importarla: NIF vacíos, duplicados y nombres distintos

Limpia tu lista de clientes antes de importarla: NIF vacíos, duplicados y nombres distintos

Si vas a pasar tu cartera de clientes de una hoja de cálculo a un programa de facturación, lo que más tiempo te va a ahorrar no está en el programa nuevo: está en la hoja de la que partes. Este artículo es para quien tiene años de clientes apuntados a mano —con un NIF por aquí, otro que falta, «Acme SL» en una fila y «Acme, S.L.» en otra— y quiere que la importación salga a la primera.

Por qué la limpieza se hace antes y no después

Una hoja de cálculo admite cualquier cosa: no se queja si una celda de NIF está vacía, si dos filas son el mismo cliente o si el nombre lleva un espacio de más. Un programa de facturación sí es exigente, porque de esa ficha salen las facturas. Al importar, esa diferencia de criterio aflora de golpe: filas rechazadas, fichas repetidas y clientes que no encuentras cuando vas a facturar.

Arreglarlo antes es barato: lo haces con filtros y ordenando columnas, en un sitio donde ves toda la lista de una vez. Arreglarlo después significa corregir cliente a cliente dentro del programa, con facturas ya colgando de fichas que no deberían existir.

Los cinco problemas habituales de una lista de clientes

1. NIF o CIF vacíos

Para empresas y autónomos, el NIF/CIF y la dirección de facturación son datos obligatorios al dar de alta un cliente en Fube. Una fila sin ellos no entra. Ordena la columna del NIF y mira primero las celdas vacías: son las que tendrás que completar a mano, preguntando al cliente o buscando una factura antigua.

Cuando el cliente es un particular que nunca ha pedido factura con NIF, conviene decidir ahora qué haces con él, y no ver cómo se queda la fila rechazada en el informe de errores.

2. El mismo cliente escrito de dos maneras

Es el problema más traicionero. «Acme SL», «ACME S.L.» y «Acme, S.L.» son para ti la misma empresa, pero para un importador pueden ser tres registros distintos.

Aquí hay un detalle de Fube que merece saberse: cuando decide si una fila es un cliente que ya existe, compara el nombre fiscal, no el NIF. Dos fichas con el mismo NIF y el nombre escrito distinto se tratan como dos clientes diferentes, y en el modo «crear o actualizar» terminas con las dos. Por eso la normalización de nombres es lo que más rendimiento da de toda la limpieza.

3. Duplicados reales

Los que no son una cuestión de escritura: el mismo cliente dado de alta dos veces porque se le facturó desde dos sitios, o porque cambió de forma jurídica y alguien creó una ficha nueva. Ordena por NIF y busca valores repetidos con un formato condicional. Decide cuál ficha sobrevive y borra la otra de la hoja.

4. Espacios, mayúsculas y guiones en los NIF

Un NIF con un espacio al final, con un guion o con la letra en minúscula es el mismo NIF para una persona y uno distinto para una comparación de texto. Deja un único formato: sin espacios, sin guiones y con la letra en mayúscula.

5. Clientes que ya no existen

Una importación es el mejor momento para no arrastrar lo que sobra. Si hay empresas que cerraron o clientes a los que no facturas hace años, valora si merece la pena traerlos. No los subas por inercia: su histórico de facturas puede quedarse en tu hoja original como archivo de consulta.

Un orden de trabajo que funciona

1. Haz una copia de la hoja original y trabaja sobre la copia. Si algo sale mal, siempre puedes volver.
2. Ordena por nombre y unifica la escritura de los clientes repetidos.
3. Ordena por NIF, rellena los vacíos y localiza los duplicados reales.
4. Normaliza el formato del NIF: mayúsculas, sin espacios ni guiones.
5. Completa la dirección de facturación de las filas que la tengan en blanco.
6. Quita lo que sobra: filas vacías, clientes inactivos, notas en las celdas.

Qué hace Fube cuando importas

Fube no lee tu hoja directamente: trabaja con una plantilla XLSX propia, y para tu archivo hay un paso de poblar desde un archivo existente que encaja tus columnas en esa plantilla. Antes de escribir nada, comprueba el archivo entero y te enseña qué va a pasar con cada fila: cuáles se crean, cuáles actualizan un cliente que ya tienes y cuáles no entran, con el motivo. Hasta que no confirmas, no se ha escrito nada.

Si hay errores, puedes no importar nada todavía y corregirlos, o importar solo los correctos. Descargar errores te devuelve tu plantilla con únicamente las filas problemáticas y una columna con el motivo, para que las arregles y las vuelvas a subir.

Dos cosas más que conviene saber antes de empezar:

• La importación es un módulo de pago: no está en el plan gratuito. Qué incluye cada plan está en precios.
• El número de clientes está limitado por plan. Si subes más fichas de las que admite tu plan, las que pasen del tope no entran, y la revisión previa no lo anticipa. Cuenta tus clientes antes de preparar el archivo.

El flujo completo está explicado en la guía cómo importar tus clientes desde Excel y en la página de importación y exportación de clientes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo limpiar la lista directamente dentro de Fube?

Sí, puedes editar clientes uno a uno una vez dentro. Pero para una lista de cientos de filas, un filtro en la hoja es mucho más rápido que abrir ficha por ficha.

¿Qué pasa si importo dos veces la misma lista?

Depende del modo. En «solo crear», los clientes que ya existen se reportan como error y no se tocan. En «crear o actualizar», se actualizan los que coinciden por nombre fiscal y se crean los nuevos. Recuerda que el criterio es el nombre, así que dos nombres escritos distinto darían dos fichas.

¿Hay que importar también las facturas antiguas?

No. Puedes empezar solo con los clientes y facturar desde el primer día. El histórico se puede traer después; de cómo hacerlo sin romper la numeración habla esta guía sobre migrar desde Excel.

Una tarde ahora, semanas de ahorro después

Una lista limpia no solo hace que la importación funcione: te deja un punto de partida ordenado en el programa nuevo, donde cada cliente existe una sola vez y se encuentra por su nombre y su NIF. Si estás valorando el cambio, también te puede interesar cómo cambiar de programa sin perder la numeración. Y cuando la lista esté limpia, prueba la importación con unas pocas filas antes de subir la cartera entera: la revisión previa te enseña qué entra antes de escribir nada.