Justificar una subvención con facturas: qué es la cuenta justificativa y qué gastos te admiten

Justificar una subvención con facturas: qué es la cuenta justificativa y qué gastos te admiten

Cobrar una subvención no es el final del trámite. Después viene lo que a muchos autónomos y pymes les quita el sueño: demostrar que el dinero se gastó en lo que tocaba. Y ahí es donde se pierden ayudas, no por mala fe, sino por una factura sin fecha de pago, un gasto fuera de plazo o una carpeta que nadie sabe reconstruir seis meses después.

Esta guía explica, con la Ley General de Subvenciones delante, qué te van a pedir y cómo preparar los gastos para que no te sobresalte el requerimiento.

Aquí hablamos del marco general. Lo que manda en tu caso son las bases de la convocatoria que te concedió la ayuda: plazo, modalidad y documentos exactos están ahí. Si tienes dudas sobre una justificación concreta, consúltalo con tu asesoría.

La justificación: qué es y qué dice la ley

La Ley 38/2003, General de Subvenciones (art. 30) obliga al beneficiario a documentar que ha cumplido las condiciones y los objetivos de la ayuda. Lo normal es hacerlo con una cuenta justificativa, aunque las bases pueden prever otras fórmulas (módulos o estados contables).

Tres ideas de ese artículo que conviene tener claras:

• Plazo. Si las bases no fijan uno, la cuenta se presenta como máximo tres meses después de terminar el periodo de la actividad subvencionada.
• Qué acredita un gasto. Facturas u otros documentos con valor probatorio equivalente. Las facturas electrónicas valen si cumplen los requisitos tributarios.
• Si no justificas, o justificas de forma insuficiente, la consecuencia es el reintegro de lo cobrado (art. 37 de la misma ley).

Qué lleva una cuenta justificativa con justificantes

El reglamento de la ley (Real Decreto 887/2006, art. 72) describe la modalidad más habitual, la cuenta con aportación de justificantes. Incluye:

1. Memoria de actuación: qué actividades hiciste y qué resultados lograste.
2. Memoria económica: una relación ordenada de gastos e inversiones con, para cada uno, el acreedor (quién te facturó), el documento, el importe, la fecha de emisión y la fecha de pago. Si hubo desviaciones respecto al presupuesto, también.
3. Las facturas (o documentos equivalentes) y la prueba del pago.
4. El detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la misma actividad.
5. Los tres presupuestos que debías haber pedido, cuando el gasto lo exigía (más abajo).
6. Si te sobró dinero sin aplicar, la carta de pago del reintegro y sus intereses.

Con subvenciones menores de 60.000 euros, y si las bases lo prevén, existe la cuenta simplificada (art. 75): memoria de actuación, relación clasificada de gastos y detalle de otros ingresos. Las facturas no se adjuntan de entrada, pero el órgano concedente puede pedirte los justificantes de una muestra de esos gastos, así que hay que tenerlos igualmente.

Y una precisión útil: el art. 73 permite que las bases exijan estampillar los originales con un sello que indique la subvención a la que se imputa cada factura y la cuantía afectada. Si es tu caso, estampilla en el momento, no al final.

Qué gastos cuentan (y cuándo)

El art. 31 de la ley marca cuándo un gasto es subvencionable. Los puntos que más tropiezos dan:

Tiene que responder claramente a la actividad

Gasto estrictamente necesario para la actividad subvencionada, hecho dentro del plazo y que no supere el valor de mercado. Una factura que no se puede ligar a la actividad es un gasto que te pueden rechazar.

Tiene que estar pagado dentro del periodo de justificación

Un gasto se considera realizado si se ha pagado antes de que acabe el periodo de justificación. Factura emitida pero sin pagar en plazo no sirve. Por eso la memoria económica pide la fecha de pago y por eso conviene que cada pago deje rastro: transferencia, adeudo o recibo bancario que cuadre con la factura. Si pagas con Bizum desde la cuenta de la empresa, así se documenta el gasto.

Tres ofertas cuando el gasto es grande

Si un gasto supera la cuantía del contrato menor de la Ley de Contratos del Sector Público, la ley exige solicitar al menos tres ofertas antes de comprometerte con el proveedor (salvo que no existan suficientes proveedores o el gasto sea anterior a la subvención). Si no eliges la más ventajosa, hay que justificarlo en una memoria. Guarda los tres presupuestos, porque la cuenta justificativa los pide.

El IVA solo cuenta si no lo puedes recuperar

Los tributos son subvencionables cuando los pagas efectivamente, pero los indirectos recuperables o compensables no lo son. Traducido: si tu actividad te permite deducir el IVA soportado, el IVA de la factura no entra en el gasto subvencionable; justificas la base. Si no puedes deducirlo (por ejemplo, actividad exenta), ese IVA sí es coste real y las bases suelen admitirlo. Revisa cómo trata tu convocatoria este punto, y cómo tributa la propia subvención.

Si pusiste fondos propios o hubo otras ayudas

Cuando la actividad se financió además con recursos propios u otras fuentes, hay que acreditar el importe, la procedencia y el destino de esos fondos (art. 30.4). De ahí el apartado de «otros ingresos» de la memoria económica.

Un ejemplo: una microempresa y una ayuda de 12.000 euros

Imagina una pequeña empresa de servicios que recibe 12.000 € para modernizar su local, con plazo de justificación hasta el 31 de enero.

• Compra mobiliario por 9.680 € con IVA (8.000 € de base, 1.680 € de IVA). Como puede deducir el IVA, justifica 8.000 €.
• Paga la factura por transferencia el 14 de noviembre. En la relación de gastos anota: proveedor, número de factura, 8.000 €, emisión 10 de noviembre, pago 14 de noviembre.
• Como pasa del umbral del contrato menor, conservó tres presupuestos y una nota breve de por qué eligió el segundo más barato (mejor plazo de entrega).
• Con 8.000 € justificados frente a 12.000 € concedidos, el resto no está justificado: toca ajustar con otros gastos antes del plazo, o devolver la diferencia con sus intereses.

Los importes son inventados y solo ilustran el mecanismo; los criterios reales los fijan tus bases.

Cómo llegar al plazo sin correr

1. Abre una carpeta por subvención desde el primer día: resolución de concesión, bases, presupuestos, facturas y justificantes de pago.
2. Pide la factura a nombre del beneficiario y con todos los datos; una factura incompleta es de las que luego hay que pedir rectificar. Si aparece alguna con errores, repasa cómo se rectifica.
3. Etiqueta cada gasto con la subvención a la que va y vincula cada pago a su factura.
4. No esperes al final: revisa la relación de gastos cada mes. Descubrir en el último día que una factura se pagó fuera de plazo no tiene arreglo.
5. Conserva los documentos, también los electrónicos, el tiempo que digan las bases y la ley (guía de conservación).

Dónde puede ayudarte Fube (y dónde no)

Fube no redacta ni presenta tu cuenta justificativa: esa memoria y su presentación en la sede del organismo son tuyas. Lo que sí hace es dejarte el material en orden: registrar las facturas de gastos (con escaneo OCR para pasar el documento a datos), tener a mano la fecha y el importe de cada una y revisar los movimientos del banco en tesorería para cuadrar pagos con facturas. Así, la relación de gastos se arma desde datos que ya tienes y no desde una caja de tickets.

Si estás empezando, puedes crear tu cuenta gratis o ver los planes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para justificar una subvención?

El que digan las bases de la convocatoria. Si no fijan plazo, la ley establece un máximo de tres meses desde que acaba la actividad subvencionada.

¿Sirve una factura pagada después del plazo de justificación?

No. El gasto se considera realizado si está pagado antes de que termine el periodo de justificación. Una factura emitida en plazo pero pagada tarde no se admite.

¿Puedo justificar el IVA de las facturas?

Solo si no puedes recuperarlo ni compensarlo. Si deduces el IVA soportado en tus declaraciones, justificas la base imponible. Las bases de cada convocatoria pueden matizarlo.

¿Qué pasa si no justifico todo el importe concedido?

Lo no justificado, o justificado de forma insuficiente, da lugar al reintegro de la parte correspondiente, con los intereses que procedan.

¿Hace falta adjuntar las facturas siempre?

Depende de la modalidad. En la cuenta con justificantes, sí. En la cuenta simplificada (subvenciones de menos de 60.000 € si las bases la prevén) se presenta una relación de gastos, pero el organismo puede pedirte los justificantes de una muestra.