IVA de facturas sin cobrar: cuánto adelantas a Hacienda al cerrar el trimestre

Emites una factura el 10 de diciembre, tu cliente la paga a 60 días y el trimestre se cierra el 31. Resultado: en enero ingresas a Hacienda el IVA de una factura cuyo dinero todavía no ha llegado a tu cuenta. No es un error ni un abuso: es cómo funciona el IVA por defecto. Y es una de las causas más comunes de que enero «pille justo» a un autónomo o a una pyme que, sobre el papel, ha facturado bien.

Este post sirve para medir ese adelanto antes de que llegue, decidir si te compensa hacer algo y no confundirlo con el IVA de una factura que nunca se cobra, que es otro problema con otra solución.

Por qué pagas un IVA que no has cobrado

En el régimen general, el IVA no se liga al cobro, sino al devengo. En una prestación de servicios, el impuesto se devenga cuando se presta el servicio (art. 75.Uno.2.º de la Ley 37/1992); en una entrega de bienes, cuando se pone a disposición del comprador. Que el cliente pague el mismo día o dentro de tres meses no mueve esa fecha.

La consecuencia práctica es una asimetría que conviene tener clara:

• El IVA que repercutes en tus facturas entra en el trimestre en que se devenga la operación, la hayas cobrado o no.
• El IVA que soportas en tus compras lo deduces, en general, en el trimestre en que recibes la factura, la hayas pagado o no.

Si cobras y pagas a los mismos plazos, los dos desfases se compensan. Si tus clientes pagan más tarde de lo que pagas tú a tus proveedores —lo habitual cuando vendes a empresas o a la Administración—, el desfase juega en tu contra: financias el IVA de tus clientes.

Esto no consiste en retrasar la factura para que caiga en otro trimestre. La factura se emite cuando toca; lo que sí puedes hacer es saber cuánto IVA «en el aire» llevas y prepararte.

Cómo calcular el IVA que adelantas

La cuenta es corta y cabe en un folio. Al acercarse el cierre del trimestre:

1. Lista las facturas emitidas en el trimestre y todavía sin cobrar.
2. Suma la cuota de IVA de cada una (no la base ni el total).
3. Réstale, si procede, lo que se cobre antes del cierre: lo cobrado ya no cuenta como adelanto, porque tienes el dinero.

Un ejemplo neutro de cuarto trimestre:

El IVA repercutido del trimestre es 1.365 €, pero solo 420 € están respaldados por un cobro. Los otros 945 € los vas a ingresar en enero (el plazo del 4.º trimestre llega hasta el 30 de enero) con dinero que aún no tienes. Si en ese mismo trimestre has soportado, por ejemplo, 500 € de IVA en compras, el resultado del 303 baja, pero el desfase entre «IVA que ingresas» y «dinero que cobras» sigue ahí.

Esos 945 € son la cifra que tu previsión de enero tiene que cubrir. Si ya estás reservando dinero para el IVA y el IRPF del último trimestre, encaja directamente con lo que explicamos en cómo reservar el IVA y el IRPF del cuarto trimestre.

Tres formas de reducir el adelanto

1. Cobrar antes (la más barata)

Ninguna medida fiscal es tan eficaz como adelantar un cobro. Antes de cerrar el trimestre, repasa las facturas de mayor cuota y reclama primero las que vencen más cerca del cierre. Un recordatorio una semana antes del vencimiento suele bastar; si el patrón se repite con un cliente, mira cuántos días de media tardas en cobrarle en el periodo medio de cobro.

También puedes ajustar las condiciones de las facturas nuevas —un porcentaje al encargar, plazos más cortos—, que es una decisión comercial, no fiscal.

2. Valorar el criterio de caja

El régimen especial del criterio de caja cambia la regla: el IVA se devenga cuando cobras, por los importes efectivamente percibidos, y no al emitir. Con él, el IVA de las facturas B y C del ejemplo no entraría en el 303 del cuarto trimestre, sino en el trimestre en que las cobres.

Antes de entusiasmarte, tres condiciones del propio régimen:

• Límite de volumen: solo pueden aplicarlo quienes no superaron los 2.000.000 € de volumen de operaciones el año natural anterior (art. 163 decies).
• Es doble: también retrasas tu deducción del IVA de las compras hasta que las pagas. Si compras mucho, parte de la ventaja desaparece.
• Tiene techo: si no cobras, el IVA se devenga igualmente el 31 de diciembre del año inmediato posterior a la operación (art. 163 terdecies).

Además hay que optar por él en los términos que fija el reglamento, y la renuncia tiene una validez mínima de tres años. Si quieres ver cuándo compensa, lo explicamos con detalle aquí, y cómo se refleja en el registro de facturas está en Verifactu y el criterio de caja.

3. No confundirlo con una factura impagada

Lo que has visto hasta aquí es un adelanto: el IVA vuelve a ti cuando el cliente paga, porque ya lo has ingresado y él te lo ha abonado. Es un problema de tesorería.

Si el cliente no llega a pagar nunca, el problema es distinto: has ingresado un IVA que no has cobrado ni cobrarás. Para eso existe la modificación de la base imponible por crédito incobrable, con sus propios requisitos y plazos: con carácter general, que haya transcurrido un año desde el devengo sin cobro, y seis meses o un año si tu volumen de operaciones del año anterior no superó los 6.010.121,04 € (art. 80.Cuatro). Tienes los pasos completos en recuperar el IVA de una factura impagada.

Una regla para no mezclarlo: mientras hay cobro razonable a la vista, es un tema de caja; cuando el cobro se da por perdido, es un tema de rectificar la factura.

Una rutina de diez minutos antes de cada cierre

Antes del último día de cada trimestre:

1. Saca el listado de facturas emitidas del trimestre y marca las pendientes.
2. Suma la cuota de IVA pendiente: ése es tu adelanto.
3. Compara con el saldo de la cuenta donde reservas impuestos.
4. Si falta, decide: reclamar cobros, mover reserva o, de cara al año que viene, valorar el criterio de caja con tu asesoría.

Si llevas la facturación en Fube, el panel de facturación muestra el estado de cobro de cada factura emitida, y la tesorería agrupa los vencimientos pendientes, de modo que el paso 1 es un filtro y no una hoja de cálculo.

Preguntas frecuentes

¿Pago IVA aunque el cliente no me haya pagado?

Sí, en el régimen general. El IVA se devenga cuando se presta el servicio o se entrega el bien, y se declara en el trimestre correspondiente aunque la factura siga sin cobrar. Solo el criterio de caja cambia ese momento.

¿Recupero ese IVA cuando el cliente paga?

No hay nada que «recuperar»: cuando el cliente paga, te abona el importe con IVA incluido y tú ya lo habías ingresado a Hacienda. El adelanto desaparece porque el dinero llega. Solo si el cobro no llega nunca entra en juego la modificación de la base imponible.

¿Puedo pasar al criterio de caja a mitad de año?

La opción tiene sus propios plazos y condiciones fijados por reglamento, y la renuncia obliga al menos tres años. Antes de decidir, consúltalo con tu asesoría y compara con tu histórico de cobros y de pagos a proveedores.

En resumen

El IVA no espera al cobro, así que cada cierre de trimestre arrastra un adelanto igual a la cuota de las facturas emitidas y aún pendientes. Medirlo lleva diez minutos, y saber la cifra en diciembre es la diferencia entre que enero sea un trámite o una sorpresa. Si quieres tener a mano facturas, cobros pendientes y vencimientos sin hojas de cálculo, puedes probar Fube.