Cómo facturar como desarrollador o programador freelance: clientes en España, en la UE y fuera de la UE

Cómo facturar como desarrollador o programador freelance: clientes en España, en la UE y fuera de la UE

Llevas un proyecto de desarrollo para una empresa en Madrid, mantienes una integración para un cliente en Países Bajos y acabas de cerrar tu primer contrato con una startup en Estados Unidos. Tres facturas, tres clientes, y cada una parece llevar un IVA distinto. ¿Cuál es la regla? ¿Y qué pasa con la retención de IRPF que sí aplicas a tus clientes españoles?

La buena noticia es que la lógica es siempre la misma —qué es el cliente y dónde está— y una vez la tienes clara, cada factura se resuelve casi sola.

Clientes en España: la factura "normal"

Si tu cliente es una empresa o un profesional establecido en España, facturas como siempre: con el IVA que corresponda a tu actividad (el tipo general del 21% en la inmensa mayoría de servicios de desarrollo) y, si es un cliente empresa o profesional, con la retención de IRPF —15% con carácter general, 7% si estás en tus dos primeros años de alta y cumples los requisitos—. Nada distinto de cualquier otro autónomo profesional.

Si tu cliente español es un particular (por ejemplo, le desarrollas una web a alguien para uso personal, no para su negocio), la factura lleva el mismo IVA pero sin retención de IRPF: la retención solo la practican empresas y profesionales, nunca un particular.

Clientes empresa en la Unión Europea: sin IVA, con trámites previos

Cuando facturas un desarrollo, una integración o un mantenimiento a una empresa de otro país de la UE, aplica la regla general de localización de servicios del artículo 69.Uno.1º de la Ley del IVA: el servicio se entiende prestado donde está el destinatario, no donde estás tú. En la práctica:

• La factura se emite sin IVA, con la mención "Operación no sujeta al Impuesto por aplicación del artículo 69.Uno.1º de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido".
• Tu cliente se autorepercute el IVA de su propio país (inversión del sujeto pasivo).
• No aplicas retención de IRPF: la retención solo la practican pagadores establecidos en España; una empresa extranjera sin establecimiento permanente aquí no está entre los obligados a retener, según recoge la propia Agencia Tributaria.

Pero antes de emitir esa primera factura sin IVA necesitas dos trámites previos: darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios, con el modelo 036) para obtener tu NIF-IVA, y comprobar en el VIES que el NIF-IVA de tu cliente es válido. Sin eso, tendrías que facturar con IVA español como si fuera un cliente nacional. Una vez estás dado de alta, tienes además la obligación trimestral (o mensual, según volumen) de declarar esas operaciones en el Modelo 349 — es solo informativo, no se paga nada con él, pero es obligatorio.

Clientes empresa fuera de la UE: mismo "sin IVA", sin el 349

Si el cliente empresa está fuera de la Unión Europea —Reino Unido, Estados Unidos, Suiza—, se aplica el mismo artículo 69.Uno.1º LIVA y el resultado es el mismo: factura sin IVA, con idéntica mención de no sujeción. La diferencia práctica frente al caso anterior:

• No necesitas darte de alta en el ROI ni comprobar el VIES —eso es exclusivo de operaciones dentro de la UE—.
• No declaras esa factura en el Modelo 349, que es solo para operaciones intracomunitarias.
• Tampoco aplicas retención de IRPF, por el mismo motivo que con un cliente de la UE: el pagador no está establecido en España.

Puedes ver el detalle de esta regla, incluida la casuística de clientes particulares fuera de la UE, en la guía de facturación a clientes fuera de la Unión Europea.

¿Y si en vez de horas de desarrollo vendes una licencia de tu propio software?

Aquí aparece un matiz que no es evidente. Si facturas horas o un proyecto de desarrollo a medida, sigues las reglas anteriores según el tipo y la ubicación del cliente. Pero si lo que vendes es el acceso a un software propio (una licencia, una suscripción SaaS) a un particular de la UE, esa venta puede entrar en la categoría de "servicio prestado por vía electrónica" y quedar sujeta al régimen OSS, con un umbral conjunto de 10.000 €/año para toda la UE a partir del cual el IVA se paga en el país del cliente en vez de en España. Este supuesto solo afecta a ventas a particulares —si el que compra la licencia es una empresa, sigue la regla general de los apartados anteriores—. Tienes el detalle completo, con el umbral y el Modelo 369, en la guía de IVA OSS para servicios digitales.

Cómo organizarlo en la práctica

Con clientes de distinto tipo conviviendo en tu facturación, ayuda mantener el criterio claro desde el primer momento:

• Antes de la primera factura a una empresa de la UE, resuelve el alta en el ROI: puede tardar varias semanas.
• Verifica el NIF-IVA de cada cliente europeo en el VIES y guarda el justificante de la consulta.
• Si tu volumen internacional crece, separar estas operaciones en una serie de facturación propia hace mucho más rápido localizarlas a la hora de rellenar el Modelo 349 o revisar el año con tu asesoría.

Cómo lo gestiona Fube

Fube te permite emitir facturas sin IVA con la mención de no sujeción correspondiente, con o sin retención de IRPF según el tipo de cliente, y organizarlas en series distintas por país o proyecto. Como en cualquier factura emitida en Fube, cada una sale con el QR y la huella encadenada de Verifactu y se envía siempre a la AEAT —las sociedades tienen de plazo hasta el 1 de enero de 2027 y el resto de autónomos y profesionales hasta el 1 de julio de 2027—, con independencia de dónde esté tu cliente. Lo que Fube no hace por ti es comprobar el VIES, gestionar el alta en el ROI ni presentar el Modelo 349 o el 369: esos trámites siguen siendo tuyos o de tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Necesito el NIF-IVA para facturar a un cliente de Estados Unidos? No. El ROI, el NIF-IVA y el VIES son trámites exclusivos de operaciones dentro de la Unión Europea. Para clientes fuera de la UE, facturas sin IVA directamente, con la mención del artículo 69.Uno.1º LIVA.

¿Aplico retención de IRPF a un cliente extranjero que es autónomo, como yo? No, si no está establecido en España. La obligación de retener recae en quien paga, y un profesional o empresa sin establecimiento permanente en territorio español no está entre los obligados a retener.

¿Qué pasa si mi cliente de la UE no tiene NIF-IVA válido en el VIES? Entonces no puedes aplicar la exención: facturas con IVA español, igual que a un cliente nacional, hasta que el NIF-IVA quede validado.

Facturo tanto desarrollo a medida como el acceso a mi propia herramienta SaaS: ¿llevan el mismo tratamiento? No necesariamente. El desarrollo a medida sigue siempre la regla general de los apartados anteriores. El acceso a un SaaS vendido a un particular de la UE puede caer en el régimen OSS si tu volumen conjunto supera el umbral; vendido a una empresa, sigue la regla general. Conviene confirmar con tu asesoría cómo encaja tu caso concreto.

Con clientes en España, en la UE y fuera de ella, cada factura de un programador freelance tiene su propia regla, pero todas parten de la misma pregunta: quién es tu cliente y dónde está. Resuelta esa pregunta, el IVA y el IRPF se aplican casi solos. Con Fube emites cada tipo de factura con la mención correcta y Verifactu resuelto desde el primer clic, y con el plan gratuito para siempre puedes crear tu cuenta antes de tu próximo cliente internacional.