Facturar a un cliente extranjero que vive en España: NIE, pasaporte y qué datos poner

Facturar a un cliente extranjero que vive en España: NIE, pasaporte y qué datos poner

Una clienta alemana que se ha mudado a Valencia te encarga un trabajo. Cuando le pides los datos para la factura te contesta: «yo no tengo NIF, soy extranjera». Y tú dudas: ¿le pides el pasaporte?, ¿sirve el número del pasaporte?, ¿puedes emitir la factura sin nada? Este post resuelve esa duda para quien factura en España a una persona o a un negocio de fuera que reside aquí.

Primero, ¿necesita factura completa?

No todo el mundo que compra necesita una factura con todos sus datos. El reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite cumplir la obligación con una factura simplificada cuando el importe no pasa de 400 € con IVA incluido (art. 4), o hasta 3.000 € en las ventas y servicios de un listado concreto: venta al por menor, servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas, hostelería, peluquería y similares, entre otros.

La simplificada no lleva ningún dato del cliente: ni nombre, ni NIF, ni domicilio (art. 7). Si tu cliente extranjero es un particular que paga una compra pequeña, puede que no haga falta nada más.

Pero hay dos casos en los que la simplificada ya no vale si el cliente lo pide:

• Si es empresario o profesional y la exige, hay que añadir su NIF y su domicilio, además de la cuota de IVA por separado (art. 7.2).
• Si no es empresario pero la necesita para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, ocurre lo mismo (art. 7.3).

Y cuando el destinatario es un empresario que actúa como tal, la factura es obligatoria en todo caso (art. 2.2.a). Para ese cliente, la pregunta del NIF ya no se puede esquivar. Si quieres repasar la diferencia entre las dos, la tienes en factura simplificada frente a ordinaria; y si el problema es más general, en qué hacer cuando un cliente no te da su NIF.

Qué datos lleva la factura completa

El artículo 6 del reglamento pide, del destinatario:

• Nombre y apellidos, o razón social completa.
• Domicilio.
• NIF, que no es obligatorio en todas las facturas pero sí en tres casos. El que nos importa aquí: cuando la operación se entiende realizada en España y quien factura está establecido en España. Es decir, la situación normal de un autónomo español que factura a un cliente de aquí, sea de donde sea ese cliente.

Dicho de otra forma: si tu cliente reside en España y quiere una factura completa, necesitas su número de identificación fiscal. Que sea extranjero no te exime. Para el resto de menciones de la factura, tienes la lista completa en menciones obligatorias de una factura.

El NIE es el NIF de un extranjero

La buena noticia es que el problema tiene nombre y es sencillo. El Reglamento General de gestión e inspección tributaria (Real Decreto 1065/2007, art. 20) dice que, para las personas físicas sin nacionalidad española, el número de identificación fiscal es el número de identidad de extranjero, el NIE.

Así que si tu clienta alemana vive en España con documentación en regla, tiene un NIE, y ese NIE es lo que va en la casilla del NIF. Suele empezar por X, Y o Z, seguido de siete cifras y una letra de control. Se lo puedes pedir con tranquilidad: no es un dato raro, es el equivalente a tu DNI.

Un detalle práctico: si el cliente es un negocio extranjero que opera aquí (un autónomo de otro país, por ejemplo), se identifica igual, con su NIE o con el número fiscal que corresponda. Si el negocio está establecido fuera de España y no tiene presencia aquí, estás en otra situación, con otras reglas de IVA y de retención, y la explicamos en facturar a un cliente fuera de España y en facturar en inglés a un cliente extranjero.

¿Y si no tiene NIE, solo pasaporte?

Aquí hay que ir despacio, porque es donde se improvisa más.

El mismo artículo 20 prevé que un extranjero sin NIE, cuando vaya a hacer operaciones con trascendencia tributaria, debe solicitar a la Administración tributaria que le asigne un NIF. Ese número tiene nueve caracteres y empieza por la letra M. Es la vía que contempla la norma.

Lo que el reglamento de facturación no dice es que el número de un pasaporte pueda ocupar el lugar del NIF en una factura completa. No lo prohíbe expresamente, pero tampoco lo reconoce, y por eso no conviene presentarlo como una solución garantizada.

Qué hacer en la práctica, en este orden:

1. Si el importe permite una simplificada y el cliente no la exige para un derecho tributario, emite la simplificada. Sin datos del cliente no hay discusión posible.
2. Si necesita factura completa, pídele su NIE o, si no lo tiene, que tramite el NIF que le corresponde. Es su gestión, no la tuya.
3. Si aun así quieres anotar el pasaporte como referencia del cliente, hazlo, pero deja claro en tus registros qué tipo de identificación es. Y ante la duda con un caso concreto, consúltalo con tu asesoría antes de emitir.

No inventes un NIF ni pongas ceros o guiones para «salir del paso»: una factura con un identificador falso es peor que una simplificada bien emitida.

La nacionalidad no cambia el IVA

Un error habitual es pensar que, por ser extranjero, al cliente se le factura sin IVA. No funciona así. El IVA depende de dónde se entiende prestado el servicio o entregado el bien y de si el cliente es empresario o particular, no de qué pasaporte lleve. Un cliente de otro país que vive y compra en España recibe una factura con el IVA que corresponda a la operación, igual que cualquier vecino.

Las excepciones existen (clientes establecidos fuera, entregas a otros países de la UE, exportaciones), pero son otro supuesto y no se activan por una nacionalidad.

Cómo dejarlo anotado en Fube

En la ficha de cliente de Fube hay un campo de tipo de identificación, y no se limita al NIF: puedes elegir NIF-IVA, pasaporte, documento oficial del país de residencia, certificado de residencia, otro o «no censado». Cuando eliges NIF-IVA, Fube comprueba el formato, y en el caso de un NIE, también la letra de control, para que un error de tecleo no se te cuele en la factura.

Así, al crear una factura, el cliente ya lleva su identificación bien guardada, y no tienes que preguntarla cada vez. Ten presente que el tipo que elijas solo registra cómo se identifica: no sustituye a lo que exige el reglamento para una factura completa.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir una factura a un extranjero sin ningún número?

Sí, si encaja como factura simplificada: hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en los sectores que lista el reglamento, siempre que el cliente no la exija como empresario o para un derecho tributario. Una factura completa a un cliente de España requiere su NIF.

¿El NIE es lo mismo que el NIF?

Para una persona física extranjera, sí a efectos de facturación: su NIF es su número de identidad de extranjero. Un NIE empieza por X, Y o Z; el NIF que la Administración asigna a quien no tiene NIE empieza por M.

¿Vale el número de pasaporte en lugar del NIF?

El reglamento de facturación no lo reconoce como sustituto del NIF. Lo seguro es pedir el NIE o, si no lo tiene, que solicite su NIF. Si el caso es dudoso, confírmalo con tu asesoría.

Mi cliente extranjero es una empresa de fuera de España, ¿es igual?

No. Si el cliente está establecido fuera, cambian las reglas de localización del IVA y, en su caso, de retenciones. Es un supuesto distinto del de un residente en España.

Sin dudas antes de emitir

Preguntar el NIE al principio te ahorra una rectificativa después. Con Fube guardas la identificación del cliente una sola vez y cada factura sale con los datos que toca. Crea tu cuenta gratis y prueba con tu próximo cliente de fuera.