Cliente que no quiere darte su NIF para la factura: qué puedes hacer

Ya has hecho el trabajo, el cliente paga y, a la hora de la factura, dice que prefiere no dar sus datos, que "no hace falta" o que se lo mandará otro día. Antes de insistir o de ceder, conviene saber algo: no todas las facturas necesitan el NIF del cliente, y la respuesta depende de quién es y de cuánto paga.

Primero: ¿quién es tu cliente y cuánto es?

Todo se decide con dos preguntas, y las dos tienen respuesta en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Si el cliente es un particular y el importe cabe en una factura simplificada, el problema desaparece: este tipo de factura no pide los datos del destinatario salvo que él los reclame. Con carácter general el límite son 400 euros, IVA incluido, y llega a 3.000 euros en las operaciones que enumera el propio reglamento, como la venta al por menor o la hostelería. Tienes el detalle en la guía sobre el límite de 400 euros.

Cuando el cliente es empresario o profesional

Aquí cambia la historia. La factura es obligatoria cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal (artículo 2.2.a del reglamento), y si él la exige, la simplificada debe incluir además su NIF, su domicilio y la cuota de IVA repercutida por separado (artículo 7.2). Si el importe supera los límites, la factura completa lleva el nombre o denominación y el domicilio del destinatario.

En la práctica, un cliente empresa que se niega a facilitar sus datos te deja sin lo necesario para emitir una factura correcta. Lo que no conviene es rellenarla con un NIF inventado, con el tuyo o con "pendiente": una factura con datos falsos acaba siendo un problema mayor que el de la conversación incómoda, y corregirla después exige una rectificación.

Cómo plantearlo sin discutir

La mayoría de las resistencias no son mala fe, sino desconocimiento o prisa. Algunas fórmulas que suelen funcionar:

• Explica para qué sirve. Sin el NIF no puedes emitir la factura completa que él necesitará si quiere justificar el gasto en su actividad.
• Pídelo antes, no después. Los datos del cliente se recogen al aceptar el presupuesto o al dar de alta el trabajo, no cuando ya toca cobrar.
• Ofrece la alternativa cuando existe. Si es un particular y el importe lo permite, la simplificada sin sus datos es perfectamente válida.
• Deja constancia por escrito. Un correo o un mensaje en el que pides los datos y la fecha en que lo hiciste protege tu versión si más adelante hay discusión.

El plazo corre aunque no tengas los datos

Las facturas se expiden en el momento de realizarse la operación y, cuando el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo (artículo 11.1). Esperar indefinidamente a que el cliente conteste no detiene ese reloj, así que conviene pedir los datos cuanto antes y no dejarlo para el final del mes.

Qué puede hacer Fube por ti

Fube guarda cada cliente con sus datos fiscales, de modo que se piden una sola vez y luego se reutilizan en cada factura. Y si el cobro es de un particular, emite la factura simplificada sin pedirle más de lo que el reglamento exige. Cada factura sale con su código QR y su huella, y Fube la envía a la AEAT conforme a Verifactu.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir la factura sin el NIF si el cliente es un particular? Sí, siempre que sea una factura simplificada (hasta 400 euros con carácter general) y el cliente no la exija con sus datos.

¿Y si el cliente es una empresa y no me da el NIF? No puedes completar una factura correcta sin sus datos. Pídelos por escrito, conserva la petición y no los sustituyas por otros.

¿Puedo cobrar sin emitir factura mientras tanto? La obligación de facturar existe igualmente. Si hay dudas concretas sobre tu caso, consúltalo con tu asesoría.

Para poner orden en los datos de tus clientes desde el primer día, mira cómo facturar a un cliente particular y evita volver a perseguir un NIF.