Cómo facturar a un cliente particular (consumidor final): qué cambia

Cómo facturar a un cliente particular (consumidor final)

Facturar a una empresa lo tienes por la mano: le pides el NIF, aplicas tu IVA y, si eres profesional, tu retención de IRPF. Pero llega un cliente particular —una persona que te contrata para su casa, un vecino, alguien que no tiene actividad económica— y aparecen las dudas: ¿le pido el DNI?, ¿le cobro IVA igual?, ¿tengo que hacer factura o vale un ticket?

Esta guía es para autónomos y profesionales que venden o prestan servicios a consumidores finales. Verás qué cambia de verdad al facturar a un particular, cuándo basta con una factura simplificada y por qué el IVA se cobra igual pero la retención de IRPF, normalmente, desaparece.

Facturar a un particular: lo que cambia y lo que no

Un cliente particular es un consumidor final: no deduce el IVA ni descuenta el gasto en una actividad económica. Eso tiene consecuencias prácticas en tu factura.

Lo que NO cambia:

• Sigues teniendo que documentar la venta. Que el cliente sea un particular no te exime de emitir factura o, al menos, una factura simplificada.
• El IVA se cobra igual. Repercutes el tipo que corresponda a tu producto o servicio (21 %, 10 %, 5 % o 4 %) exactamente como harías con una empresa. Que el particular no pueda deducirlo no significa que no lo pagues: el importe final ya lo lleva.

Lo que SÍ cambia:

• Muchas veces basta una factura simplificada (el antiguo "ticket"), sin necesidad de los datos completos del cliente.
• Por lo general, no hay retención de IRPF. La retención la practica quien paga cuando es empresario o profesional obligado a retener; un particular no lo es.

Vamos con cada punto.

Cuándo basta una factura simplificada

La factura simplificada es la versión reducida de la factura, pensada precisamente para ventas al consumidor final. Puedes emitirla, con carácter general, cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido). Existe además un grupo de sectores autorizados —comercio minorista, hostelería, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos, entre otros— donde el límite sube hasta 3.000 € (IVA incluido).

La ventaja es que no necesita los datos identificativos del cliente: le sirve con tu identificación, la fecha, la numeración, la descripción y el desglose del IVA. Por eso encaja tan bien cuando facturas a particulares que no van a deducir nada.

Ahora bien, la simplificada tiene un límite importante: el cliente puede pedirte una factura completa (ordinaria). Si un particular necesita justificar el gasto —por una garantía, una reforma que luego querrá acreditar, un seguro— tiene derecho a solicitarte la factura ordinaria con sus datos completos (nombre y DNI/NIF). En ese caso, deberás emitírsela.

Si quieres ver en detalle qué lleva cada una y cuándo elegir una u otra, lo tienes en factura simplificada frente a ordinaria. Y si te preguntas si un ticket es suficiente, aquí explicamos las diferencias entre ticket y factura.

El IVA se cobra igual (aunque el particular no lo deduzca)

Este es el malentendido más común. Como el particular no se deduce el IVA, hay quien piensa que "no hace falta ponerlo". No es así: el IVA se repercute igual. La diferencia es que, para el particular, ese IVA es un coste más del precio final, no algo que vaya a recuperar.

En la práctica, tu factura a un particular lleva la misma estructura que a una empresa: base imponible + IVA = total. Si tu servicio va al 21 %, un trabajo de 100 € se factura como 100 € + 21 € de IVA = 121 €.

La única salvedad son las actividades exentas (sanidad, educación, alquiler de vivienda…), donde no se repercute IVA por la naturaleza de la operación, no por quién sea el cliente. Eso lo explicamos aparte en factura exenta de IVA. Para repasar qué tipo aplicar en cada caso, tienes la tabla de tipos de IVA en España.

Por qué a un particular no le aplicas retención de IRPF

Si eres profesional (un abogado, un diseñador, un fisioterapeuta), estás acostumbrado a que en tus facturas a empresas aparezca una retención de IRPF (habitualmente el 15 %, o el 7 % los primeros años). Esa retención no la decides tú: la practica el cliente cuando es empresario o profesional obligado a retener e ingresarla luego en Hacienda en su nombre.

Un particular no está obligado a retener. Por eso, cuando facturas a un consumidor final, tu factura no lleva línea de retención: cobras la base más el IVA, sin restar nada de IRPF. Ese rendimiento lo declararás tú por tu cuenta en tus pagos fraccionados y en tu Renta, como el resto de tu actividad.

Lo vemos con detalle, con el juego de quién retiene y cuándo, en la guía de retención de IRPF en facturas.

Ejemplo: la misma factura, a empresa y a particular

Lucas es diseñador y hace un logo por 500 €. Compara las dos facturas:

• A una empresa (cliente profesional): 500 € de base + 105 € de IVA (21 %) − 75 € de retención de IRPF (15 %) = 530 € a cobrar. La empresa ingresará esos 75 € en Hacienda a cuenta del IRPF de Lucas.
• A un particular (consumidor final): 500 € de base + 105 € de IVA (21 %) = 605 € a cobrar. No hay retención: el particular no retiene. Lucas cobra el IVA igual y declarará su rendimiento por su cuenta.

Mismo trabajo, misma base, mismo IVA. Lo que cambia es la retención (solo con clientes obligados a retener) y, si el importe fuese pequeño, la posibilidad de emitir una simplificada.

Cómo facturar a un particular en Fube

En Fube, facturar a un particular es tan directo como facturar a una empresa. Al crear la factura eliges el tipo de documento —factura u factura simplificada— y el panel aplica el IVA que corresponda a cada línea. Si emites una simplificada, no te exige los datos completos del cliente; si el particular después te pide la factura ordinaria, puedes generarla con sus datos identificativos.

Y, tanto si es simplificada como completa, cada factura sale con su numeración correlativa, su QR y su huella Verifactu, y Fube la remite siempre a la AEAT. Facturar a un consumidor final no cambia esas obligaciones de registro y envío: solo cambia el nivel de detalle del documento.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a hacer factura a un cliente particular?

Debes documentar la operación. En muchas ventas a consumidor final basta con una factura simplificada, salvo que el cliente te pida la factura ordinaria completa, en cuyo caso debes emitírsela. Hay operaciones (por su tipo o importe) en las que la factura ordinaria es obligatoria; ante la duda, confírmalo con tu asesoría.

¿Necesito el DNI del cliente particular para facturarle?

Para una factura simplificada, no: basta con tu identificación y el desglose de la operación. Solo necesitarás su nombre y DNI/NIF si emites una factura ordinaria —por ejemplo, porque el particular te la solicita para justificar el gasto—.

¿Le cobro IVA a un particular?

Sí, el mismo que a cualquier cliente. El particular no puede deducirlo, pero el IVA se repercute igual y forma parte del precio final. La excepción son las actividades exentas, donde no se cobra IVA por la naturaleza de la operación.

¿Un particular me retiene IRPF?

No. La retención de IRPF solo la practican los clientes que son empresarios o profesionales obligados a retener. Al facturar a un particular, tu factura no lleva retención: tú declaras ese rendimiento por tu cuenta.

¿Puedo hacer siempre factura simplificada a un particular?

No siempre. La simplificada tiene límites de importe (con carácter general 400 € IVA incluido, y 3.000 € en ciertos sectores autorizados) y, además, el cliente puede exigirte la factura ordinaria completa. Confirma el límite aplicable a tu actividad antes de emitir.

En resumen

Facturar a un cliente particular no es más difícil que facturar a una empresa: solo hay que tener claras tres cosas. Que muchas veces basta una factura simplificada (hasta 400 €, o 3.000 € en sectores autorizados), que el IVA se cobra igual aunque el particular no lo deduzca, y que normalmente no hay retención de IRPF porque un particular no retiene.

Con esas reglas en la cabeza, la factura correcta sale sola. Y si prefieres no pensar en el formato, con Fube eliges factura o simplificada, el IVA se aplica solo y el envío a la AEAT queda resuelto, para que tú te centres en tu cliente. ¿Tu caso tiene matices? Una consulta rápida con tu asesoría te da la tranquilidad que falta.