Tu proveedor te envía una factura rectificativa: qué debe llevar y qué hacer con ella

Abres el correo de un proveedor y, en lugar de una factura nueva, hay una rectificativa. El importe parece distinto, el número no te suena y no tienes claro si la factura anterior sigue valiendo, si hay que devolver algo o si basta con guardar el PDF y seguir.

Conviene tratarla como lo que es: un documento que corrige otro que ya tienes registrado. Lo importante es identificar a cuál corrige, comprobar que cuadra y dejar el gasto reflejado una sola vez, con el importe correcto.

Qué es y por qué te la mandan

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula en su artículo 15 la factura rectificativa. Según el artículo 15.1, debe expedirse cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos que exige el reglamento, y según el 15.2, también cuando las cuotas repercutidas se determinaron de forma incorrecta o se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible.

Dicho de forma práctica, tu proveedor te la envía porque:

• La factura original tenía un dato mal (el importe, el tipo de IVA, tus datos de facturación, la descripción).
• Después de facturar cambió el precio de la operación: un descuento, una devolución o una cancelación.

No la decides tú: la emite quien expidió la original. Si eres tú quien detecta un error en una factura recibida, lo que corresponde es pedir la corrección al proveedor, que será quien la emita.

Qué debe constar en ella

El artículo 15.4 es la pieza que más te sirve al revisarla: la rectificación se hace mediante una nueva factura en la que consten los datos identificativos de la factura rectificada. Es decir, tiene que decir a cuál se refiere, normalmente con su número y su fecha.

Hay dos detalles más:

• Pueden rectificarse varias facturas en un mismo documento, siempre que todas queden identificadas.
• En ciertos casos, como los descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, el reglamento permite no identificar cada factura y basta con indicar el período al que se refiere.

Una rectificativa que no dice qué factura corrige, y que tampoco encaja en esos casos de descuento por período, es una rectificativa a la que le falta algo. Pídele al proveedor que la complete antes de registrarla.

Cómo leer los importes

El artículo 15.5 admite dos formas de expresar la rectificación:

1. Solo la corrección: los importes reflejan lo que cambia, con su signo. Si la factura original era de 1.000 € y el proveedor te rebaja 100 €, verás 100 € en negativo.
2. Los importes resultantes: la factura muestra cómo queda la operación tras la corrección y señala la diferencia con la original.

Antes de registrarla, haz una cuenta sencilla: importe de la factura original, más o menos la corrección, igual al importe final que esperas haber pagado. Si no sale, no la registres todavía; pregunta.

Un ejemplo neutro: encargaste material por 800 € más IVA y la factura original llegó con una cantidad de más. El proveedor emite una rectificativa que identifica la original y corrige la línea. Tras ella, el gasto real es el de la operación corregida, no la suma de las dos facturas.

Cuándo puede llegarte

El artículo 15.3 establece que se expide en cuanto el obligado tenga constancia de los hechos que la motivan, siempre que no hayan pasado cuatro años desde que se devengó el impuesto o desde que se produjeron las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA.

Eso significa que puede llegarte meses después de la factura original. Por eso conviene tener a mano el registro de lo que ya contabilizaste, para localizar con rapidez la factura a la que se refiere.

Cómo registrarla sin duplicar el gasto

1. Localiza la factura original en tu registro de gastos con el número y la fecha que cita la rectificativa.
2. Compara datos: proveedor, NIF, concepto e importes. Si algo no coincide con lo que recibiste, es el momento de preguntar.
3. Anota la rectificativa vinculada a la original, no como un gasto independiente. Guardar las dos por separado como si fueran dos compras es el error más habitual.
4. Conserva los dos documentos juntos: la original y la rectificativa forman un único expediente.
5. Revisa el pago: si ya pagaste el importe original, comprueba si queda un importe pendiente de devolución o un saldo a tu favor en la próxima compra.

En Fube, el registro de gastos permite guardar el proveedor, el importe y la fecha, y adjuntar el PDF del documento, de modo que la factura original y su corrección queden en el mismo sitio. Fube no decide por ti cómo afecta la corrección a tus declaraciones.

Y el IVA que ya habías anotado

Aquí conviene ser prudente. Si en su día contabilizaste el IVA soportado de la factura original, la corrección puede afectar a cómo lo reflejas en el periodo correspondiente. Cómo y cuándo hacerlo depende de la naturaleza de la rectificación, de tu régimen y de si ya presentaste la declaración. Este artículo no entra en ese detalle: consúltalo con tu asesoría antes de tocar nada.

Lo que sí puedes hacer tú es llevarle ordenado el expediente: original, rectificativa, fechas y justificante del pago.

Preguntas frecuentes

¿La factura original sigue valiendo?

La rectificativa se emite para corregirla, así que lo que cuenta es la operación tal y como queda tras la corrección. Por eso hay que registrarlas vinculadas y no como dos gastos distintos.

¿Puedo ignorar una rectificativa si la diferencia es pequeña?

No conviene. Tu registro debe reflejar la operación real y, si no anotas la corrección, seguirás con un importe que ya no es el de la operación. Si la diferencia es pequeña, el trabajo también lo es.

¿Y si me llega una rectificativa de una factura que no recuerdo?

Compara el número y la fecha citados con tu registro. Si no reconoces la operación, contesta al proveedor y pídele copia de la original antes de aceptar nada. Si la factura original tampoco te suena, tienes más pasos en qué hacer con una factura recibida que no has contratado.

¿En qué se diferencia de una nota de abono?

En la práctica comparten propósito, pero no son siempre lo mismo. Lo explica el post sobre nota de abono y factura rectificativa.