Factura a la Administración con anticipo de subvención: cómo reflejarlo sin que FACe la rechace

Factura a la Administración con anticipo de subvención: cómo reflejarlo sin que FACe la rechace

Tu cliente público —un ayuntamiento, una entidad local, un consorcio— te ha adjudicado un contrato, y en algún momento del proceso te enteras de que ese contrato se paga con fondos de una subvención que el propio organismo ha recibido, y de la que ya ha cobrado un anticipo. La pregunta que surge enseguida es lógica: ¿tengo que reflejar algo distinto en mi factura? ¿Descuento ese anticipo? ¿Va a rechazarla FACe si no cuadra con no sé qué partida?

Vamos a lo concreto, porque la respuesta tranquiliza más de lo que parece: como proveedor, casi nada cambia en lo que tú facturas. Lo que sí conviene entender es de dónde viene la fricción real, para que tu factura no se quede parada.

El anticipo lo cobra el organismo, no tú

Lo primero es aclarar quién recibe qué. Cuando una Administración es beneficiaria de una subvención —de una comunidad autónoma, de fondos europeos, de una convocatoria estatal—, la normativa que regula esa subvención puede prever pagos anticipados: entregas de fondos que el organismo cobra antes de justificar el gasto, como financiación para poder arrancar el proyecto. Esa posibilidad, y las garantías que exige, tienen que estar previstas expresamente en las bases reguladoras de la propia subvención (artículo 34 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones).

Ese anticipo es tesorería del organismo. No es un adelanto que te llegue a ti, ni un importe que tengas que descontar de tu factura: tú facturas el 100 % de lo que has entregado o ejecutado, exactamente igual que si el contrato se pagara con presupuesto ordinario. Que el dinero con el que te van a pagar ya esté en la cuenta del organismo —gracias al anticipo— en vez de tener que esperar a que llegue con la justificación, es un asunto de tesorería interna que no debería alterar en nada el importe ni la estructura de tu Facturae.

Dónde está entonces la fricción real

Si nada cambia en el importe, ¿por qué existe la duda de que la factura se "quede parada"? Por dos motivos, ninguno de los cuales es un rechazo automático de FACe:

1. Tu factura hace de justificante de esa subvención. El organismo tiene que acreditar ante quien le concedió la ayuda que se ha gastado en lo que tocaba. Tu factura —correcta, con el detalle del servicio o suministro prestado— es la prueba documental de ese gasto. El Reglamento de la Ley General de Subvenciones (Real Decreto 887/2006, artículo 73) prevé que, si las bases reguladoras de esa subvención lo exigen, el organismo estampille los justificantes originales indicando a qué subvención corresponden y si el importe se imputa total o parcialmente a ella. Ese estampillado lo hace el organismo sobre tu factura ya emitida, no es algo que tengas que preparar tú.

2. Tu factura tiene que enlazar con el expediente correcto. Si el contrato está financiado con una partida presupuestaria concreta —la que corresponde al proyecto subvencionado, distinta de la partida ordinaria del organismo—, el dato que de verdad importa de tu lado es el código de expediente que declaras en tu Facturae, no ningún dato sobre el anticipo o la subvención en sí. Como ya explicamos en aplicación presupuestaria en la factura a la Administración, un descuadre entre la partida que esperabas y la que el organismo tiene comprometida no es un motivo de rechazo técnico automático: el Registro Contable de Facturas rechaza por datos incorrectos o incompletos, no por esto. Lo que ocurre si no cuadra es que alguien en el organismo tiene que revisarlo a mano antes de dar su conformidad, y eso se traduce en retraso, no en un estado "Rechazada".

Qué hacer para que no se demore

• Confirma el código de expediente antes de facturar, y no des por hecho que es el mismo de otros contratos con el mismo organismo: si el proyecto está subvencionado, suele tener su propio expediente y su propia partida.
• Si te piden mencionar el proyecto o la actividad subvencionada en el concepto de la factura —algo habitual cuando las bases reguladoras lo exigen para facilitar la justificación—, hazlo con una línea clara en la descripción: no hay campo específico para ello en el formato Facturae, igual que ocurre con la aplicación presupuestaria.
• No descuentes ni menciones el anticipo en tu factura. No es un dato tuyo: es tesorería del organismo frente a quien le concedió la subvención, y no forma parte de la relación comercial entre vosotros.
• Si la factura tarda en pasar del estado "Registrada", antes de alarmarte revisa si el expediente y la partida son correctos: es la causa más habitual de demora en contratos financiados con fondos subvencionados, y se resuelve confirmando esos datos con la unidad gestora.

Cómo lo preparas en Fube

Al generar el XML Facturae de tu factura, Fube te permite rellenar el código del expediente de contratación y la referencia de pedido, además de los tres códigos DIR3 del organismo. Mantener ese expediente correcto —confirmado con la unidad gestora si el contrato está financiado con una subvención— es lo que evita que la conformidad interna se demore. La presentación en FACe o en el portal del organismo la haces tú; Fube genera y firma el XML.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que descontar el anticipo de subvención de mi factura?

No. El anticipo lo cobra el organismo que es beneficiario de la subvención, no tú. Facturas el importe íntegro de lo que has suministrado o ejecutado, igual que en cualquier otro contrato público.

¿Mi factura puede quedar "estampillada" por el organismo?

Sí, si las bases reguladoras de la subvención lo exigen: el organismo marca el original con una estampilla indicando a qué subvención corresponde y qué parte del importe se imputa a ella. Es un trámite interno del organismo sobre tu factura ya emitida; no tienes que hacer nada especial de tu lado más allá de entregar el original si te lo piden.

¿FACe puede rechazar mi factura por esto?

No como rechazo técnico automático. Lo que puede ocurrir es que la conformidad interna del organismo se demore si el código de expediente o la partida presupuestaria del proyecto subvencionado no están bien referenciados, tal y como pasa con cualquier otro descuadre de aplicación presupuestaria.

¿Necesito saber si mi cliente ha cobrado ya el anticipo?

No para facturar correctamente. Es información interna de la relación entre el organismo y quien le concede la subvención. Lo único que te afecta a ti es que el expediente y, si te lo piden, la mención al proyecto, estén bien reflejados.

Facturar a un cliente público cuyo contrato está financiado con una subvención no cambia lo que factura un proveedor: sigue siendo el importe íntegro del servicio o suministro, con el expediente correcto. Lo que cambia es lo que hace el organismo con esa factura una vez la recibe —convertirla en justificante de su propia subvención—, y eso no depende de ti más que en cuidar el dato que ya controlas: el código de expediente.

Si todavía preparas tus facturas a mano o con una herramienta que no genera Facturae, puedes empezar gratis en Fube: el plan gratuito es permanente, sin tarjeta, y te deja probar el expediente y los DIR3 con tus propios datos antes de dar el salto completo.