FACe con varios usuarios: cómo dar acceso a tu equipo sin compartir tu contraseña

FACe con varios usuarios: cómo dar acceso a tu equipo sin compartir tu contraseña

Si facturas a la Administración —como Miguel, que presenta Facturae con IGIC a organismos públicos de Canarias— es habitual que no seas tú solo quien toca esas facturas. Alguien de administración prepara los datos, otra persona revisa antes de presentar en FACe, y todos necesitan entrar a Fube. La solución rápida —compartir tu usuario y contraseña— trae más problemas de los que resuelve: nadie sabe quién tocó qué, y si esa persona deja el puesto, tienes que cambiar la contraseña y avisar a todo el mundo.

Por qué compartir la contraseña no es la solución

Cuando varias personas entran con la misma cuenta:

• No hay forma de saber quién generó, modificó o presentó cada factura.
• Todo el mundo tiene el mismo nivel de acceso, aunque solo necesite ver o tocar una parte.
• Revocar el acceso a una sola persona significa cambiar la contraseña para todos.

La alternativa es que cada persona entre con su propio usuario, y que ese usuario tenga solo el rol que necesita.

Cómo se hace en Fube

En Configuración > Seguridad > Miembros puedes invitar a cada persona de tu equipo con su propio acceso: por email (recibe un enlace de invitación) o creando la cuenta directamente si quieres darle acceso inmediato. La contraseña nunca viaja por el correo de bienvenida, así que evitas justo lo que querías evitar al no compartir la tuya.

Al invitar, eliges qué rol le corresponde. Para quien toca facturación, los más habituales son:

• Facturador — crea y edita facturas, presupuestos, gastos y clientes, sin acceso a operaciones fiscales avanzadas. El rol para quien prepara las facturas del día a día.
• Manager de Facturación — control completo del módulo de facturación, incluida su configuración. Para quien además de facturar decide cómo se configura ese área.
• Auditor de Facturación — solo lectura de facturas y datos de Verifactu. Útil si quien revisa antes de presentar en FACe no necesita (o no debe) modificar nada.

Un miembro puede tener varios roles a la vez, y puedes cambiarlos o desactivar el acceso de alguien en cualquier momento desde la misma pantalla, sin tocar tu propia contraseña. El detalle completo del alta, la edición y los estados de invitación está en cómo dar acceso a tu asesoría o equipo sin compartir tu contraseña.

Lo que no puedes limitar: acceso por expediente o por cliente

Aquí conviene ser claro para no llevarte una sorpresa: los roles de Fube funcionan por módulo, no por cliente ni por expediente. Quien tiene el rol Facturador ve y gestiona las facturas de toda la empresa, no solo las de un organismo o un expediente concreto. Si tu equipo reparte el trabajo por expediente (una persona lleva los contratos de un ayuntamiento, otra los de una consejería), esa separación la organizáis vosotros por fuera de Fube — el control de acceso de la plataforma no distingue entre expedientes.

Lo que sí controla el rol es qué puede hacer cada persona con esas facturas: crear y presentar (Facturador), decidir la configuración (Manager) o solo consultar (Auditor). Para la mayoría de equipos que facturan a la Administración, repartir por rol —no por expediente— ya cubre el problema real: que no todo el mundo tenga permiso para presentar o modificar lo que no le corresponde.

Qué necesita quien presenta el Facturae en FACe

Generar y firmar el XML de Facturae requiere el módulo de exportación Facturae (incluido en los planes Pro, Business y Elite) y el rol de Facturador o Manager de Facturación. Fube genera y firma el fichero, pero la presentación en el portal de FACe la hace la persona, subiendo el XML manualmente; conviene que quien tenga esa tarea asignada sea quien tiene el rol adecuado para generarlo, y no alguien que solo necesitaba consultar el estado de una factura ya presentada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dar acceso a un empleado solo a las facturas de un expediente o cliente concreto?

No. Los roles de Fube se aplican al módulo completo de facturación, no a un cliente o expediente en particular. Quien tenga rol de Facturador ve todas las facturas de la empresa.

¿Qué rol necesita quien solo debe consultar el estado de las facturas en FACe?

El de Auditor de Facturación: acceso de lectura a facturas y datos de Verifactu, sin poder crear ni modificar nada.

¿Puedo quitarle el acceso a alguien sin cambiar mi contraseña?

Sí. Desactiva o elimina su acceso de miembro desde Configuración > Seguridad > Miembros; tu contraseña y el resto del equipo no se ven afectados.

¿Esto tiene algo que ver con Verifactu?

Son cosas distintas. Verifactu regula el funcionamiento interno de tu software de facturación y es obligatorio a partir del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos. En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía siempre a la AEAT, con independencia de quién la haya generado dentro de tu equipo.

En resumen

Si en tu empresa varias personas tocan las facturas que presentas en FACe, la solución no es compartir tu contraseña: es dar a cada una su propio acceso con el rol que le corresponde (Facturador, Manager de Facturación o Auditor). Lo que Fube no permite es limitar ese acceso a un cliente o expediente concreto — el control es por rol, no por expediente —, así que organiza el reparto de expedientes por fuera y deja que el rol se encargue de qué puede hacer cada persona.

Si quieres preparar tu Facturae con los datos correctos y dar acceso a tu equipo desde el primer día, descubre cómo Fube genera tu factura electrónica a la Administración.

Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional.