Estado de tu factura en FACe: qué significa cada uno y qué hacer si no avanza
Presentaste tu factura en FACe y lleva días o semanas parada. Te explicamos qué significa cada estado (Registrada, Contabilizada, Pagada, Rechazada, Anulada), cuánto tiempo debería tardar cada paso y qué puedes hacer cuando no avanza.
Estado de tu factura en FACe: qué significa cada uno y qué hacer si no avanza
Presentas tu factura a la Administración a través de FACe, esperas unos días y la vuelves a mirar. Sigue en el mismo estado que cuando la enviaste. Una semana más tarde, igual. Nadie te avisa, nadie te llama, y no sabes si es normal o si algo ha fallado.
Este artículo es para proveedores de la Administración —como Miguel, que factura desde Canarias con IGIC a organismos públicos— que quieren entender qué significa cada estado de FACe, cuánto tiempo debería pasar en cada uno y, sobre todo, qué hacer cuando la factura lleva demasiado tiempo sin moverse.
Si lo que buscas es cómo presentar la factura correctamente desde el principio, lo tienes en la guía sobre cómo enviar tu factura a la Administración sin rechazos. Aquí arrancamos justo donde esa termina: la factura ya está dentro y quieres saber qué está pasando.
Los estados por los que pasa una factura en FACe
Una factura en FACe no salta directamente de "presentada" a "pagada". Recorre una serie de estados que reflejan en qué punto del proceso administrativo se encuentra. Conocerlos te permite distinguir entre una factura que avanza correctamente y una que se ha quedado encallada.
Registrada
La factura ha entrado correctamente en FACe y tiene número de registro. Esto confirma que el sistema la ha recibido sin errores técnicos de formato.
En este punto la factura no ha llegado aún a la unidad administrativa que debe tramitarla: está en cola, esperando ser procesada por la oficina contable del organismo. Es normal pasar unos días en este estado, especialmente en organismos grandes.
Si lleva más de dos o tres semanas aquí sin moverse, puede ser señal de que el organismo no ha acusado recibo o de que hay algún problema con los datos que no ha generado un rechazo formal. Vale la pena contactar con la unidad tramitadora.
Contabilizada
La Administración ha anotado la factura en su registro contable y ha reconocido la obligación de pago. Es una buena señal: la factura ha pasado la validación interna y el organismo ya la tiene incorporada a su sistema.
En este estado el proceso está en manos de la Administración. Lo habitual es esperar a que se emita la orden de pago dentro de los plazos legales.
Pagada
El organismo ha emitido el pago. Es el estado final del recorrido normal. El dinero puede tardar unos días adicionales en llegar a tu cuenta dependiendo del sistema bancario del organismo, pero la factura ya está resuelta desde el punto de vista administrativo.
Rechazada
La factura ha sido devuelta con un motivo escrito. No es un error técnico anónimo: lo decide una persona de la unidad contable o tramitadora. El motivo siempre aparece en el detalle del estado y es tu mejor pista.
Los motivos más frecuentes son códigos DIR3 incorrectos, certificado caducado, formato Facturae inválido o importes que no cuadran. Lo vemos con detalle en el artículo sobre por qué la Administración rechaza tu factura electrónica y cómo solucionarlo.
Anulada
La factura se ha dejado sin efecto. Esto ocurre normalmente porque tú mismo solicitaste anularla y el organismo aceptó la solicitud, por ejemplo al detectar un error después de presentarla.
Una factura anulada no se puede reactivar: si necesitas cobrar por ese trabajo, tendrás que presentar una nueva factura corregida.
¿Cuánto tiempo debería tardar cada paso?
La referencia legal está en la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), que establece el siguiente calendario máximo:
- Desde que presentas la factura, el organismo tiene 30 días para aprobar la conformidad (es decir, para reconocer que el trabajo se ha entregado o prestado correctamente).
- Una vez aprobada la conformidad, tiene otros 30 días para pagar.
- En total, el plazo máximo es de 60 días desde la presentación.
Superado ese plazo, la Administración incurre en mora y debes intereses por demora automáticamente, sin necesidad de reclamarlos por separado. El tipo de interés de demora es el legal comercial fijado semestralmente por el Ministerio de Hacienda.
Lo vemos con más detalle, incluyendo cómo reclamar paso a paso, en el artículo sobre cuánto tarda la Administración en pagarte y cómo reclamar si se retrasa.
Qué hacer cuando la factura lleva demasiado tiempo sin avanzar
El silencio no significa que todo va bien. Si ves que la factura lleva más tiempo del razonable en un estado intermedio, estos son los pasos más útiles:
1. Consulta el estado actual en el portal de FACe
El portal para proveedores está en proveedores.face.gob.es. Desde ahí puedes consultar el estado actualizado de tus facturas y ver si hay algún comentario o motivo de parada que no hayas visto.
El portal antiguo (face.gob.es) solo permite consultar facturas presentadas hasta el 27 de febrero de 2026. Para facturas más recientes, accede directamente al nuevo portal de proveedores.
2. Comprueba si hay un rechazo pendiente de ver
A veces una factura aparece en estado Rechazada y el aviso no llega con claridad. Si ves ese estado, lee el motivo antes de hacer nada más: casi siempre apunta directamente a la causa.
3. Contacta con la unidad tramitadora del organismo
Si la factura lleva tiempo en Registrada o Contabilizada sin avanzar, lo más directo es ponerte en contacto con la unidad administrativa del organismo que gestionó el contrato o pedido. No la oficina contable: la unidad tramitadora, que es la que tiene el expediente.
El teléfono o correo de contacto suele estar en el contrato o en el pliego de condiciones. Si no lo tienes, puedes pedirlo al propio organismo o buscarlo en el directorio DIR3.
4. Si han pasado más de 60 días, tienes derecho a reclamar
Superado el plazo legal de 60 días, puedes reclamar formalmente los intereses de demora y exigir el pago. El procedimiento empieza con una reclamación por escrito ante el propio organismo; si no hay respuesta en un mes, el camino es el recurso contencioso-administrativo. Lo explicamos paso a paso en el artículo sobre plazos de pago de la Administración y cómo reclamar.
Cómo lo simplifica Fube
Fube genera la factura electrónica en formato Facturae como XML firmado listo para presentar en FACe, e incluye los tres campos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) asociados a cada cliente público. Que el fichero salga completo y bien formado desde el principio es la forma más directa de evitar que la factura se quede atascada en los primeros estados por un error técnico.
Además, Fube funciona igual con IVA en la península que con IGIC en Canarias, por lo que un proveedor como Miguel puede preparar su Facturae para organismos públicos canarios con la misma facilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo es normal estar en estado "Registrada"?
Unos pocos días laborables. Si supera las dos semanas sin pasar a Contabilizada, merece la pena consultar en el portal o contactar con el organismo.
¿Qué diferencia hay entre Contabilizada y Pagada?
Contabilizada significa que la Administración ha reconocido la deuda y la ha incorporado a su sistema contable; Pagada significa que ya ha emitido la orden de pago. Entre uno y otro puede pasar tiempo mientras el organismo gestiona la tesorería, siempre dentro de los 60 días legales.
Me aparece como Rechazada, ¿qué hago?
Lee el motivo del rechazo, corrige el dato concreto en tu programa de facturación (no en el XML), genera una nueva factura y vuelve a presentarla. No reutilices el número de la factura rechazada a la ligera. Lo detalla el artículo sobre motivos de rechazo y cómo corregirlos.
¿Tiene esto que ver con Verifactu?
Son cosas distintas pero compatibles. Facturae es el formato con el que presentas la factura a la Administración; Verifactu regula cómo funciona internamente tu software de facturación. La obligación de usar un software conforme a Verifactu llega el 1 de enero de 2027 para sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos. En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía siempre a la AEAT.
En resumen
Los estados de FACe no son una caja negra: reflejan en qué punto del proceso administrativo está tu factura. Registrada y Contabilizada son pasos normales; el problema llega cuando una factura se queda más tiempo del razonable en alguno de ellos sin avanzar. Si eso pasa, consulta el portal, mira si hay un rechazo pendiente y, si no, contacta con la unidad tramitadora del organismo. Si llevan más de 60 días desde la presentación, tienes base legal para reclamar.
Si quieres preparar tus Facturae con los datos correctos desde el principio y evitar que una factura se quede encallada por errores técnicos, descubre cómo Fube genera tu factura electrónica a la Administración.
Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional.
