Envases retornables en la factura: cobrarlos, IVA y qué hacer cuando te los devuelven

Envases retornables en la factura: cobrarlos, IVA y qué hacer cuando te los devuelven

Sirves bebida a un bar, producto a granel en cajas, material en palés o botellas con casco. Al cliente le cobras unos euros por cada envase, con la promesa de que se los devuelves cuando te los traiga de vuelta. Y en cuanto lo anotas aparecen las dudas de siempre: ¿ese importe va en la factura? ¿Lleva IVA, o es como una fianza y no lo lleva? Y cuando el cliente devuelve las cajas, ¿qué documento haces?

La respuesta corta es que un envase que cobras en la factura no se trata como una fianza, y que la devolución se refleja como una reducción de la base imponible. Veamos los dos pasos con los artículos delante.

El importe de los envases forma parte de la base imponible

Lo normal es pensar: «es dinero que voy a devolver, así que no es mío, así que no lleva IVA». Es el razonamiento de una fianza, y para los envases la Ley del IVA lo corta de forma expresa. El artículo 78.Dos.6º incluye en la contraprestación, y por tanto en la base imponible:

«El importe de los envases y embalajes, incluso los susceptibles de devolución, cargado a los destinatarios de la operación, cualquiera que sea el concepto por el que dicho importe se perciba.»

Lo que importa es la última parte: «cualquiera que sea el concepto». Si en el albarán o en el contrato pone «depósito», «fianza» o «casco», da igual: mientras se cargue al destinatario como parte de la operación, entra en la base y lleva IVA. Por eso conviene separar bien dos casos que se parecen y no son lo mismo:

Si lo que tienes es lo segundo, lo tienes explicado en fianzas y depósitos de garantía de clientes. Si tu cliente te paga el envase como parte de lo que le entregas, estás en la primera columna, aunque el cartel diga «fianza».

Cómo se ve en la factura

La forma limpia es una línea propia para los envases, con su importe, para que el cliente vea de un vistazo qué es producto y qué es envase retornable. Un ejemplo inventado, suponiendo que todo tributa al 21 %:

Dos cosas que ayudan más adelante: pon cuántos envases son (así sabrás cuánto devolver) y no los mezcles con el precio de la mercancía. Si algún día el cliente devuelve parte, tendrás el dato exacto sin tener que reconstruirlo.

El tipo de IVA de la línea de envases es una decisión que conviene confirmar con tu asesoría si mezclas productos con tipos distintos: el ejemplo de arriba supone un único tipo, que es el caso sencillo.

Cuando el cliente devuelve los envases

Aquí actúa el artículo 80.Uno.1º de la Ley del IVA: la base imponible se reduce en

«El importe de los envases y embalajes susceptibles de reutilización que hayan sido objeto de devolución.»

Fíjate en el matiz: solo cuentan los envases susceptibles de reutilización y que hayan sido devueltos de verdad. Un envase que el cliente se queda no reduce nada, y uno que vuelve inservible o roto es una conversación entre vosotros, no una reducción automática.

Esa reducción tiene su documento. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 15.2) obliga a emitir una factura rectificativa cuando se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley. Siguiendo el ejemplo, si el cliente devuelve las 20 cajas:

Lo que queda de la operación es 500 € de base, 105 € de IVA y 605 € en total. Y como ese IVA ya lo habías repercutido y declarado, la rectificativa lo corrige; cómo se regulariza en tu declaración y cómo se le devuelve el dinero al cliente está explicado paso a paso en un cliente te devuelve parte del pedido.

Para emitirla desde la factura original, sin teclear nada dos veces, hay un resumen de cómo hacerla en factura rectificativa parcial, y Fube la deja vinculada a la factura de origen.

El atajo para clientes que te compran cada semana

Hacer una rectificativa por cada devolución de cajas sería un trabajo enorme con un cliente habitual. El propio artículo 15.2 del Reglamento prevé una salida: cuando la modificación de la base imponible es consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realiza con ocasión de un posterior suministro al mismo destinatario, y por la operación original ya se expidió factura, no hace falta una rectificativa. Puedes restar el importe de lo devuelto en la factura del nuevo suministro.

Las condiciones son literales y no se negocian:

• La devolución es de mercancías o envases, y llega con ocasión de un posterior suministro.
• Ese suministro es para el mismo destinatario.
• El tipo impositivo aplicable a todas las operaciones es el mismo. El Reglamento añade que la rectificación se puede hacer así «con independencia de que su resultado sea positivo o negativo».

Un ejemplo: el cliente te compra de nuevo 600 € de base y te devuelve las 20 cajas de la entrega anterior. La nueva factura lleva la mercancía (600 €) y una línea de −40 € por los envases devueltos de la factura anterior, citando cuál era. Si en esa nueva factura mezclas tipos distintos, el atajo no vale y vuelves a la rectificativa.

El plazo, para que no se te pase

La rectificativa debe emitirse «tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia» de las circunstancias que la exigen, y siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeron esas circunstancias (art. 15.3 del Reglamento). En envases lo que suele fallar no es el plazo sino la constancia: si no apuntas cuándo vuelve cada caja, dentro de seis meses nadie sabe cuánto hay que devolver.

Un registro sencillo basta: por cliente, envases entregados, envases devueltos y fecha. Con eso, la rectificativa o la línea negativa de la factura siguiente salen sin discusión.

Errores habituales

• Tratar los envases como una fianza y no facturarlos. Si se cargan al cliente como parte de la operación, entran en la base imponible; no facturarlos deja IVA sin repercutir.
• Devolver el dinero en efectivo sin documento. La devolución modifica la base imponible y pide su rectificativa (o la línea negativa del atajo).
• Aplicar el atajo con tipos distintos. Una devolución de un producto al 10 % restada en una factura al 21 % no cumple la condición del mismo tipo.
• No apuntar los envases. Sin el recuento, la reducción de base es imposible de justificar.

Preguntas frecuentes

¿Los envases retornables llevan IVA?

Si se cargan al destinatario como parte de la operación, sí: el artículo 78.Dos.6º los incluye en la base imponible «incluso los susceptibles de devolución». Cuando se devuelven, la base se reduce.

¿Puedo llamarlo «fianza» para no ponerle IVA?

El nombre no cambia el tratamiento. El artículo habla de «cualquiera que sea el concepto por el que dicho importe se perciba». Una fianza de verdad, que garantiza daños y no paga una entrega, es otra cosa.

¿Y si el cliente no devuelve los envases?

No hay devolución, así que la base no se reduce y la factura queda como estaba. Qué pactáis para los envases que no vuelven es un acuerdo comercial: si hay discrepancia sobre qué entra en la operación, confírmalo con tu asesoría.

¿Necesito una rectificativa por cada devolución?

Por regla general, sí. La excepción es el atajo del artículo 15.2: la devolución con ocasión de un posterior suministro al mismo cliente y al mismo tipo de IVA se resta en la factura de ese suministro.

Los envases retornables no son un problema fiscal: son un problema de recuento. Una línea propia en la factura, un registro de lo que entra y sale y un documento para cada devolución —rectificativa o línea negativa— dejan el IVA cuadrado sin pelearte con cada caja.

¿Quieres que la devolución nazca vinculada a la factura original y el cobro quede localizable? Prueba Fube gratis y emite la rectificativa desde la propia factura.