Cobras con un enlace de pago antes de facturar: cuándo emitir la factura y qué pasa con el IVA

Cobras con un enlace de pago antes de facturar: cuándo emitir la factura y qué pasa con el IVA

Le mandas a un cliente un enlace de pago por correo o por mensaje. Paga esa misma tarde, te llega el aviso del cobro y... la factura todavía no existe. El trabajo está a medias, o aún no has empezado, o simplemente se te ha pasado. Es una situación muy común en autónomos que cobran por adelantado servicios, reservas o sesiones, y la duda es siempre la misma: ¿puedo esperar a facturar?

La respuesta corta es que el cobro no es lo mismo que la factura, pero ya ha puesto en marcha varias cosas. Veamos cuáles.

El cobro adelantado ya cuenta, aunque no hayas hecho el trabajo

Con carácter general, el IVA de un servicio se devenga cuando se presta. Pero cuando cobras antes, la norma del IVA adelanta el devengo: en los pagos anticipados, el impuesto se devenga en el momento del cobro y por el importe cobrado (artículo 75.Dos de la Ley 37/1992).

Dicho en llano: si el cliente te paga 300 € hoy por un trabajo que harás en enero, esos 300 € ya llevan IVA devengado en el trimestre en el que los cobras, aunque no hayas entregado nada. No hace falta que el cobro llegue por un banco clásico: un enlace de pago, una pasarela o una transferencia cuentan igual, porque lo que importa es que el dinero lo has recibido.

Esto tiene una consecuencia práctica que se olvida con frecuencia: el IVA de ese cobro entra en tu liquidación trimestral aunque la factura la emitas más tarde, así que conviene no dejarla para «cuando termine».

Cuándo hay que emitir la factura

La obligación de expedir factura nace cuando se realiza la operación. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 11) lo concreta así:

• Si el cliente es empresario o profesional y actúa como tal, la factura se expide, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto.
• En el resto de casos (por ejemplo, un cliente particular), la factura se expide en el momento de realizarse la operación.

Como el cobro anticipado es el que marca el devengo, esos plazos se miden desde el cobro, no desde el día en que termines el trabajo. Un enlace pagado el 28 de octubre a un cliente autónomo significa factura antes del 16 de noviembre, no «cuando entregue».

Si el cliente ha pagado el total por adelantado, la forma más limpia de cerrarlo es emitir la factura por ese importe. Si ha pagado una señal o una parte, tienes dos caminos: una factura por el importe cobrado o una factura de anticipo, que luego se descuenta de la factura final. Cuál conviene depende de cuánto vaya a tardar el resto; lo importante es que lo cobrado no se quede sin documento.

Tres formas de ordenar el cobro y la factura

No hay una única forma correcta, pero sí tres patrones que funcionan, de más a menos cómodo:

1. Factura primero, enlace después. Emites la factura y el enlace de pago acompaña al envío. El cliente paga contra un documento que ya existe, y la conciliación posterior es trivial: un cobro, una factura. Es lo mejor cuando el servicio ya está prestado.
2. Enlace por una cantidad cerrada y factura el mismo día del cobro. Es el patrón de reservas y sesiones sueltas: en cuanto llega el aviso del cobro, emites la factura por ese importe. Así no acumulas cobros sin documento.
3. Enlace como señal y factura final con el descuento. El cobro inicial genera una factura de anticipo y la final recoge el total restando lo ya facturado. Requiere más orden, pero es el patrón adecuado en trabajos largos.

Lo que conviene evitar es el cuarto, que es el que se da cuando nadie decide nada: cobrar con enlaces sueltos durante semanas y facturar todo junto a final de mes o de trimestre. Con clientes particulares incumple el momento de expedición, y con empresas suma varios cobros que se te pasan del plazo de la factura.

Cuánto te llega no es cuánto facturas

Cuando el enlace pasa por una pasarela, el importe que recibes en el banco suele ser menor que el que pagó el cliente, porque se descuenta una comisión. La factura va por lo que paga el cliente, no por lo que te llega. La comisión se registra aparte, como un gasto tuyo, y se explica con detalle en qué hacer con la comisión de Stripe o PayPal.

Dos hábitos ayudan a que luego todo cuadre:

• Escribe el número de factura, o el concepto, en la descripción del enlace cuando la herramienta lo permita. Es lo que te permitirá identificar el cobro entre decenas de movimientos.
• Guarda el justificante del cobro que emite la pasarela junto a la factura. Es el documento que une el ingreso del banco con la operación.

Lo que pasa si el cliente pide la devolución

Un cobro anticipado puede acabar devuelto: el cliente cancela, no se presta el servicio o hay un error. Si ya habías emitido factura, la devolución se documenta con una factura rectificativa y el IVA se regulariza; si todavía no la habías emitido, no hay nada que rectificar, pero tampoco conviene dejar el cobro y el reembolso sin rastro. En ambos casos, anota el motivo y la fecha.

Cómo ayuda Fube

Fube no es una pasarela de cobro ni genera enlaces de pago: eso lo haces con la herramienta que ya uses. Donde sí ayuda es en lo que viene después. Desde facturación emites la factura con su QR y su huella Verifactu, y en la gestión de cobros puedes ver qué facturas siguen pendientes y marcar las que ya has cobrado. Si importas el extracto o conectas el banco, la conciliación propone qué factura corresponde a cada ingreso, con más acierto cuando el concepto del cobro lleva el número de factura.

Preguntas frecuentes

¿Puedo esperar a terminar el trabajo para facturar un cobro que ya he recibido? El IVA ya se ha devengado con el cobro, así que lo prudente es facturar dentro del plazo que corresponde a ese cobro. Esperar al final solo es razonable si el trabajo termina dentro de ese mismo plazo.

¿Hace falta una factura aparte por cada enlace de pago? No necesariamente. Puedes emitir una factura por cada cobro o agrupar varios del mismo cliente, siempre que lo hagas dentro del plazo y que el importe y los conceptos queden claros.

¿Qué factura emito si el cliente ha pagado de más por error? Factura solo lo que corresponde a la operación y devuelve la diferencia con el mismo medio de pago, dejando constancia por escrito.

¿Y si el cliente es particular y no me pide factura? Si la operación lleva IVA, la factura se emite igualmente cuando se realiza la operación, salvo los casos en los que la normativa permita otra documentación. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesoría.