Pedido, albarán y factura de proveedor: cómo cuadrarlos antes de pagar

Pedido, albarán y factura de proveedor: cómo cuadrarlos antes de pagar

Pediste 100 unidades. Llegaron 90 y el albarán lo firmó alguien del almacén sin contarlas. Ahora el proveedor te manda la factura de las 100, a un precio que no es exactamente el del presupuesto. ¿La pagas, la discutes, la pagas a medias?

Casi siempre se paga o se discute sin haber puesto los tres papeles uno al lado del otro. Ese gesto tiene nombre en administración —el cuadre de tres vías— y es la forma más barata de ahorrarse discusiones, abonos y, en las pymes con más volumen, dinero perdido sin que nadie se entere.

Los tres documentos y qué prueba cada uno

La idea es simple: la factura debería ser el pedido, menos lo que no llegó, a los precios pactados. Si no lo es, hay una diferencia, y esa diferencia tiene una causa. Antes de actuar hay que saber cuál.

Si dudas de en qué se distingue cada papel de entrega, tienes el albarán explicado con calma.

El cuadre, paso a paso

Para cada línea de la factura, tres preguntas, siempre en este orden:

1. Cantidad. ¿Coincide lo facturado con lo que figura en el albarán firmado? (No con el pedido: con lo que de verdad se entregó.)
2. Precio. ¿Coincide el precio unitario con el del pedido o el presupuesto, descuentos incluidos?
3. Conceptos. ¿Hay líneas que no pediste: portes, embalaje, un recargo por urgencia, un artículo sustituido por otro?

Si las tres cuadran, la factura es buena y solo queda pagarla en su vencimiento. Si alguna no cuadra, la diferencia cae en uno de estos cuatro casos.

Los cuatro casos más habituales

1. Te facturan más cantidad de la que llegó

Es el caso del ejemplo inicial. El albarán dice 90 y la factura dice 100.

• Qué hacer: pide por escrito que se corrija, citando el albarán y su fecha. El proveedor tiene dos salidas: demostrar que sí entregó las 100 o corregir la factura.
• Qué pagar mientras tanto: lo que no se discute. Muchas pymes pagan las 90 unidades y dejan las 10 en suspenso, con la explicación por escrito. Es una decisión comercial tuya, no una obligación; si el contrato o las condiciones del proveedor dicen otra cosa, mandan.
• Si el albarán no está contado: esta es la razón por la que conviene contar antes de firmar. Un albarán firmado «sin revisar» es una prueba contra ti.

2. El precio no es el pactado

Aquí la prueba es el pedido, no el albarán. Un presupuesto aceptado por correo vale, y conviene conservarlo bien. Si el precio de la factura es mayor, no hace falta pelea: basta con enseñar el documento que aceptó el proveedor y pedir que la factura se emita con ese precio.

Si lo que ha pasado es que el presupuesto era de hace meses, la conversación es otra: qué pasa con un presupuesto aceptado con precios desactualizados.

3. Hay líneas que nunca acordaste

Portes, un «suplemento por combustible», embalajes. A veces son legítimos y estaban en las condiciones generales que no leíste; a veces no. Pregunta de dónde sale cada línea y pide que se identifique el pacto. Si no existe, se descarta.

4. Llegó algo distinto de lo que pediste

El albarán refleja un artículo sustituto, o llegó dañado. Aquí la factura puede ser correcta respecto al albarán y aun así no ser lo que querías. La decisión es comercial: aceptas el artículo, lo devuelves o pides un abono. Lo importante es dejarlo escrito antes de pagar, no después.

Cómo se corrige de forma documental

Cuando el proveedor da la razón, la factura equivocada no se «arregla con un correo»: se corrige con un documento. Normalmente será una factura rectificativa (o un abono, según cómo lo llame cada empresa, aunque no son exactamente lo mismo).

El artículo 15 del Reglamento de facturación prevé la rectificativa cuando la factura original no cumple los requisitos de los artículos 6 o 7, o cuando las cuotas repercutidas se hubieran determinado incorrectamente. Cuál de esos supuestos encaja en tu caso concreto —y qué efecto tiene en el IVA que ya deduciste— es algo que conviene confirmar con tu asesoría. Lo que sí puedes hacer tú es recibirla bien: qué hacer cuando te llega una rectificativa de un proveedor.

Mientras no llegue el documento corregido, no ajustes por tu cuenta el importe en tu registro como si ya existiera: apunta la diferencia como pendiente y avisa a quien lleva tu contabilidad.

Cuándo no merece la pena cuadrar a mano

El cuadre completo tiene sentido cuando hay entregas físicas, líneas múltiples o importes que duelen. Para una suscripción de 12 € al mes, o un servicio de importe fijo, basta la primera revisión de qué mirar antes de pagar una factura recibida.

Una regla práctica: cuadra siempre que el importe acumulado de un proveedor en el mes sea lo bastante grande como para que un 5 % de error te importe. Lo que vale la pena se decide por el negocio, no por una cifra legal.

Cómo dejar el rastro para el próximo mes

La discusión de hoy se repite si nadie recuerda cómo acabó. Tres hábitos que lo evitan:

• Guarda el albarán firmado junto a la factura. Un PDF suelto en el correo no sirve de nada cuando el proveedor insiste.
• Anota la diferencia y cómo se resolvió en la propia ficha del proveedor: «entregas parciales frecuentes», «portes no pactados».
• Pide al proveedor que adjunte el número de pedido en cada factura. Es la clave de todo el cuadre y casi nadie la pide.

Cómo ayuda Fube

En el apartado de gastos de Fube registras la factura del proveedor con su documento, de forma que lo que te cobran, el justificante y la conversación sobre la diferencia quedan en un solo sitio y no repartidos entre el correo y una carpeta. Y si tú también emites albaranes a tus clientes, los pedidos y albaranes se facturan sin rehacer nada: el pedido en el acto y los albaranes de un cliente agrupados en una sola factura. El cuadre sigue siendo tuyo; Fube evita buscar los papeles.

Si quieres probarlo con tus propias facturas, puedes ver los planes o crear tu cuenta.