Comida o cena de Navidad con la plantilla: cuándo es gasto deducible y qué pasa con el IVA

Tienes dos o tres empleados, llega diciembre y quieres reunir al equipo en un restaurante para cerrar el año. La duda aparece cuando llega la factura: ¿es un gasto de la empresa o es como pagarte una cena con tu propio dinero? Y, además, ¿qué pasa con el IVA?

La respuesta corta es que puede ser deducible, pero no porque sea Navidad: lo es si encaja en lo que la ley llama "usos y costumbres" respecto al personal. Aquí tienes cómo se comprueba, dónde se complica el IVA y cómo dejarlo justificado sin esfuerzo.

La regla: no es una liberalidad si es un uso y costumbre con el personal

El punto de partida es la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Su artículo 15.e) dice que no son deducibles "los donativos y liberalidades", pero añade que no se entienden comprendidos en esa letra "los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa".

Esa frase es la que sostiene la cena de Navidad. Y no solo para sociedades: según el artículo 28.1 de la Ley del IRPF, el rendimiento neto de las actividades económicas "se determinará según las normas del Impuesto sobre Sociedades". Si eres autónomo con empleados, aplicas la misma lógica.

Fíjate en qué dice y qué no dice:

• Dice que un gasto con el personal conforme a los usos y costumbres no se trata como regalo sin más.
• No dice cuánto puede costar por persona, ni cuántas comidas al año valen, ni qué restaurante. No hay un importe máximo en la ley, así que cualquier cifra que circule como "tope oficial" no sale de este artículo.

Por eso el criterio práctico es de sentido común: que sea algo habitual en tu sector y en tu empresa, que sea razonable respecto a tu tamaño y facturación, y que esté claro que es un acto de la empresa con su equipo.

Qué conviene que se cumpla para que no sea discutible

Sin ser un listado cerrado, estas cuatro cosas te dejan en buena posición si alguien pregunta:

1. Es para toda la plantilla, o para un grupo definido por criterio objetivo (un departamento, una oficina), no para quien tú elijas.
2. Es un acto del negocio: una comida o cena conjunta, no una suma de regalos personales ni el cumpleaños de un familiar.
3. Importe razonable para el tamaño del negocio. Una cena de 40 € por cabeza en una microempresa se explica sola; una de 400 € por cabeza, no.
4. Hay factura a nombre de la empresa o del autónomo (con NIF y datos completos), no un ticket suelto.

Si en cambio el gasto se parece más a una retribución que a un acto colectivo —por ejemplo, regalar a un empleado concreto una cena o un viaje para él—, entra en otro terreno. La Ley del IRPF define las rentas en especie como "la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado" (art. 42.1). Cuando algo se parece a eso, la conversación pasa por nómina y retenciones, y ahí conviene consultarlo con tu asesoría laboral antes de pagarlo.

Y si invitas también a clientes o proveedores

Aquí cambia la regla. Las atenciones a clientes o proveedores sí tienen límite: el mismo artículo 15.e) las hace deducibles "con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo". Si la cena es mixta (equipo y algún cliente), lo prudente es separar cuánto corresponde a cada grupo, porque solo la parte de clientes cuenta contra ese 1 %. Todo sobre ese límite lo tienes en regalos y atenciones a clientes.

El IVA: otra pregunta con otra respuesta

Que el gasto sea deducible en IRPF o Sociedades no resuelve el IVA. Son dos cuestiones separadas, y la segunda es más delicada.

El artículo 96.Uno de la Ley del IVA enumera bienes y servicios cuyas cuotas no se pueden deducir en ninguna proporción. Dos apartados te afectan:

• El 5.º incluye "los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas".
• El 6.º incluye "los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades".

Leídos juntos, el 6.º abre la puerta a deducir el IVA de restauración cuando el gasto es deducible en el impuesto sobre la renta, y el 5.º cierra la de las atenciones a asalariados. Cómo se concilian en una cena de empresa con la plantilla es una cuestión que merece una consulta concreta a tu asesoría, porque depende de cómo se califique el gasto. Hasta que la tengas, no cuentes con deducirte el IVA de esa factura en tu 303 y anótalo como un posible importe a revisar, en lugar de dar por hecho que sí.

Cómo dejarlo registrado

Más allá de la teoría, lo que de verdad te salva dentro de dos años es poder explicarlo en un minuto:

• Guarda la factura completa (no el ticket simple) a nombre del negocio.
• Anota en el propio gasto quién asistió y por qué: "Cena de Navidad del equipo, 5 personas, diciembre".
• Si la pagas con tarjeta o transferencia de la empresa, mejor que en efectivo: deja rastro y evita problemas con el límite de pagos en efectivo.
• Separa en una línea aparte lo que sea de clientes, si lo hubo.

En Fube puedes subir la foto de la factura al registro de gastos y dejar esa nota en el mismo apunte, de modo que cuando llegue el cierre del trimestre no tengas que recordar de qué era aquel restaurante.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacerlo si solo tengo un empleado? La ley no pide un mínimo de personas. Lo que importa es que sea razonable y habitual en tu negocio. Con un solo empleado, una comida es perfectamente defendible; lo que se vigila es el exceso.

¿Y si soy autónomo sin empleados y ceno con mi pareja o con un amigo? No es una atención al personal, porque no hay personal. Sería una comida particular, salvo que sea una comida de trabajo con un cliente concreto, que seguiría la regla del 1 %.

¿Cuenta como regalo de empresa la cesta de Navidad que doy a mis empleados? Es otra figura distinta de la cena colectiva y puede tener su propio tratamiento como retribución en especie. Si quieres darla, consúltalo antes con tu asesoría laboral.

¿Dónde se anota? Como cualquier otro gasto de tu actividad, en la fecha de la factura, con su justificante. Lo importante no es la casilla, sino que el justificante exista y diga lo que es.

Si buscas ordenar el resto de gastos del año antes de que cierre el ejercicio, empieza por la lista de gastos deducibles de un autónomo y por contratar empleados siendo autónomo.