Un cliente fallece y deja una factura sin cobrar: qué hacer y a quién reclamarla

Te enteras por casualidad, o porque alguien de la familia te escribe: el cliente que te debía una factura ha fallecido. Aparte de la pena, aparece una duda incómoda —¿se pierde ese dinero? ¿a quién se lo pides, y cuándo, sin parecer insensible?—. Este artículo es para el autónomo o la pyme que tiene a un cliente particular en esa situación, con un trabajo ya hecho y un cobro sin cerrar.

La respuesta corta es tranquilizadora: la deuda no desaparece con la persona, pero reclamarla bien exige un orden y un poco de tacto.

La deuda pasa a los herederos

El Código Civil lo dice sin rodeos. La herencia comprende «todos los bienes, derechos y obligaciones de una persona que no se extingan por su muerte» (art. 659) y los herederos «suceden al difunto por el hecho solo de su muerte en todos sus derechos y obligaciones» (art. 661). Pagar el precio de un servicio ya prestado o de una mercancía ya entregada no es una obligación personalísima: sigue viva.

Tu crédito, por tanto, forma parte de lo que se hereda como deuda. Lo que cambia es contra quién lo ejercitas y cuándo.

Hasta dónde responde el heredero

Aquí hay una diferencia que conviene conocer antes de pedir nada:

• Aceptación pura y simple: el heredero responde de las cargas de la herencia «no sólo con los bienes de ésta, sino también con los suyos propios» (art. 1003).
• Aceptación a beneficio de inventario: el heredero «no queda obligado a pagar las deudas y demás cargas de la herencia sino hasta donde alcancen los bienes de la misma» (art. 1023).

En la práctica: si la familia acepta a beneficio de inventario y la herencia es corta, es posible que no se cubra todo. Si no hay herencia que cobrar, no hay mucho más que hacer. Pero eso no lo decides tú ni conviene dar por hecho: lo habitual es que una deuda pequeña se pague cuando se le explica con claridad y respeto a quien ha heredado.

Qué hacer, paso a paso

1. Para los avisos automáticos. Si tienes recordatorios de cobro programados, desactívalos en esa factura hoy mismo. Un «su factura está vencida» llegando a casa de una familia en duelo hace daño y no cobra nada. En Fube puedes dejar la factura sin recordatorios y retomarla cuando toque.
2. Deja pasar unas semanas antes del primer contacto de cobro. Un mensaje de condolencias es suficiente al principio. Reclamar en la primera semana no te adelanta el cobro: lo estropea.
3. Averigua con quién hablar. Pregunta con naturalidad a la persona que te escribió o al familiar de contacto quién se ocupa de los asuntos de la herencia. No hace falta que muestres un papel: basta con saber a quién enviar la factura y en qué dirección. Si hay gestoría o notaría de por medio, lo normal es que ellos te digan cómo presentar la deuda.
4. Envía la factura y un resumen claro. Una copia de la factura, qué trabajo se hizo, cuándo y cuánto queda por pagar. Si la familia no la tiene, reenviarla es lo más sencillo del mundo; tienes más ideas en cuando un cliente perdió la factura.
5. Ofrece facilidades. Un plazo de pago o un fraccionamiento razonable cierra más facturas que un burofax. Si no hay prisa por tu parte, dilo.
6. Guarda todo por escrito. Las fechas de tus mensajes y las respuestas son tu prueba si la cosa se alarga.

Qué no conviene hacer

• No modifiques ni anules la factura solo porque el cliente ha fallecido. Una factura emitida correctamente por un trabajo real sigue siendo válida; el fallecimiento no es una razón para rectificarla. Si te surge la duda sobre a nombre de quién debe emitirse una factura que aún no habías emitido, consúltalo con tu asesoría.
• No presiones a quien no es heredero. Antes de reclamar a nadie conviene saber si ha aceptado la herencia; si tienes dudas sobre quién debe pagar, consúltalo con un abogado o tu asesoría.
• No reclames con tono de moroso. La persona no «ha dejado de pagar»: ha fallecido. El tono cuenta tanto como el contenido.

¿Y si la familia no responde?

Pasadas unas semanas razonables, puedes seguir la vía habitual de cualquier impago, dirigida a quien corresponda como heredero: recordatorio amable, reclamación por escrito y, si hace falta, la vía judicial. Tienes el recorrido completo en cómo reclamar un impagado paso a paso y, para cuando se llegue al juzgado, en el procedimiento monitorio.

Eso sí, no esperes indefinidamente: las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación (art. 1964.2). Apunta la fecha de vencimiento de la factura y no dejes que el tiempo corra sin haber dejado constancia escrita de tu reclamación.

Si el cobro se acaba perdiendo, hay un tratamiento específico del IVA de las facturas impagadas, con condiciones estrictas, que explicamos en recuperar el IVA de una factura impagada. No lo des por supuesto: pide confirmación a tu asesoría antes de tocar nada.

Preguntas frecuentes

¿Y si el cliente era una empresa y el fallecido era el administrador? Es otro caso: la empresa sigue siendo tu deudora y su deuda no cambia por el fallecimiento de quien la administraba. Reclámale a la sociedad como siempre.

¿Hay que hacer algo con Verifactu o con el IVA al saber del fallecimiento? No por el fallecimiento en sí. Tu factura ya emitida sigue como estaba; solo se actúa sobre ella si finalmente no se cobra y se dan las condiciones para modificar la base imponible.

Cobrar con orden, también en los casos difíciles

Un cliente que fallece es de las situaciones en las que más se agradece tener las facturas, los vencimientos y los avisos bajo control: saber en un vistazo qué está pendiente, pausar un recordatorio a tiempo y tener la factura original a mano para reenviarla. Con Fube ves el estado de cada cobro y decides tú cuándo se envía cada aviso.

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