El cliente cancela y te quedas con el anticipo: ¿lleva IVA y qué haces con la factura?

Un cliente te pagó una señal para reservarte unas fechas, un encargo o un evento. Meses después cancela. Tu contrato decía que la señal no se devolvía, así que te quedas con el dinero. Y ahí aparece la duda que nadie te cuenta al redactar la cláusula: esa cantidad que te quedas, ¿lleva IVA? ¿Y qué haces con la factura de anticipo que ya emitiste?

La respuesta no es «sí» ni «no» por defecto. Depende de qué es esa cantidad: una indemnización por el perjuicio de la cancelación o el precio de algo que sí le has dado al cliente. Aquí tienes cómo distinguirlo y qué documento emitir en cada caso.

Tres cosas distintas que se llaman «señal»

En el día a día todo se llama «señal» o «anticipo», pero a efectos de IVA hay tres situaciones que se tratan de forma diferente:

Por qué el anticipo ya llevaba IVA

Cuando cobras por adelantado una operación sujeta a IVA, el impuesto se devenga en el momento del cobro, por el importe efectivamente percibido (art. 75.Dos de la Ley del IVA). Por eso la factura de anticipo lleva IVA aunque el trabajo no haya empezado, y ese IVA entró en tu modelo 303 del trimestre en que cobraste.

Si la operación se cancela, ese IVA puede haberse repercutido por algo que ya no va a ocurrir. De ahí la pregunta.

El criterio de la ley: naturaleza y función

El artículo 78.Tres.1.º de la Ley del IVA dice que no forman parte de la base imponible las cantidades percibidas por razón de indemnizaciones que, por su naturaleza y función, no constituyan contraprestación o compensación de entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas al impuesto.

Fíjate en que la ley no mira cómo lo llamas tú, sino para qué sirve el dinero. Eso se traduce en preguntas muy concretas:

• ¿Compensa un perjuicio real? Reservaste fechas que ya no puedes vender, compraste material o rechazaste otros encargos. Eso apunta a indemnización.
• ¿O es el precio de algo que el cliente sí recibe? Si hay un servicio que se considera prestado aunque no lo use, o una reserva que el cliente ha disfrutado como tal, apunta a contraprestación.
• ¿Qué dice el contrato o las condiciones? Una cláusula que habla de «penalización por cancelación» o «indemnización por daños» deja constancia de la función que le dieron las dos partes. Una que habla del «precio de la reserva» apunta al otro lado.

Llamarlo «indemnización» en un correo no la convierte en tal si en realidad es el precio. Y al revés. Calificar un caso concreto es una decisión con consecuencias fiscales, así que si no lo tienes claro, consúltalo con tu asesoría antes de emitir nada.

Qué hacer con la factura, paso a paso

1. Reúne lo que pactasteis: el contrato, el presupuesto aceptado o las condiciones de cancelación, y la factura de anticipo ya emitida.
2. Decide qué es la cantidad que retienes: devolución, indemnización o precio (con tu asesoría si hay duda).
3. Si el dinero es una indemnización o lo devuelves, la operación gravada queda sin efecto y la base imponible se modifica en la cuantía correspondiente (art. 80.Dos de la Ley del IVA). Se hace con una factura rectificativa que referencia la factura de anticipo y expresa el motivo.
4. Si es precio de un servicio ya prestado, la factura de anticipo se queda como está y solo la sustituyes o completas con la factura final, como en cualquier operación normal.
5. Reflejarlo en el 303: la rectificativa se declara en el trimestre en que se emite y reduce el IVA repercutido de ese periodo.

Un ejemplo

Una fotógrafa cobra 605 € de señal por reservar una fecha de boda (500 € de base más 105 € de IVA al 21 %) y emite su factura de anticipo. La pareja cancela y, según el contrato, la señal no se reembolsa porque la fecha ya no se puede vender a otra pareja.

Si su asesoría concluye que esos 605 € compensan el perjuicio y no son el precio de un servicio prestado, se trata de una indemnización: emite una rectificativa por diferencias de –500 € de base y –105 € de IVA, y queda sin IVA repercutido. Los 605 € siguen en su cuenta, pero ya no como venta con IVA. Si, en cambio, el contrato dijera que la señal es el precio de una reserva ya disfrutada, la factura se mantendría tal cual.

Los importes son un ejemplo para ver la mecánica, no una recomendación de cómo calificar tu caso.

Con Verifactu, la rectificativa también cuenta

Una rectificativa es una factura más: tiene su serie, su número y su registro de facturación encadenado, y se envía a la AEAT como cualquier otro. La factura de anticipo original no se borra ni se modifica; queda en el historial y la rectificativa la corrige a continuación. Si quieres ver el mecanismo en detalle, está en factura rectificativa parcial: cómo corregir solo una parte.

Errores frecuentes

• Quedarte con el dinero y dejar la factura de anticipo como está, sin haber decidido qué es esa cantidad. Si era una indemnización, has declarado IVA por algo que no lo lleva.
• Quitar el IVA por tu cuenta, sin rectificativa: la factura original sigue ahí, con IVA, y no cuadra con lo que declaras.
• Dar por hecho que toda señal retenida es una indemnización. Es el error contrario, y la ley pide mirar la función, no el nombre.
• No dejar escrito en el contrato qué pasa si el cliente cancela. Es lo primero que se mira después.

Preguntas frecuentes

Si el cliente cancela, ¿tengo que devolver la señal?

Depende de lo que hayáis pactado en el contrato. Lo que explica este artículo es el tratamiento del IVA y de la factura una vez decidido si te la quedas o la devuelves; si dudas de tus derechos como proveedor, plantéalo a un abogado o a tu asesoría.

¿La rectificativa sirve aunque el cliente ya haya pagado?

Sí. La rectificativa corrige el documento fiscal, con independencia de que el dinero ya esté cobrado. Lo que no cambia es lo que haya pasado con el pago: devolución o retención.

¿Y si cancelo yo y devuelvo el anticipo?

Es el primer caso de la tabla: la operación queda sin efecto y rectificas la factura de anticipo. Ya lo tienes explicado en anticipos de clientes en tesorería.

¿Cómo tributa la indemnización en el IRPF o en Sociedades?

El IVA es solo una parte de la película. Cómo se integra esa cantidad en tu renta o en tu impuesto sobre sociedades es una cuestión aparte, y lo mejor es resolverla con tu asesoría.

En Fube, la factura rectificativa se emite desde la propia factura de anticipo: eliges el motivo, queda vinculada al documento original y, como todo en Fube, se registra con su huella encadenada y se envía a la AEAT sin que tengas que hacer nada más.