Anticipo a un proveedor: cómo registrarlo antes de tener la factura final
Pagas una señal a un proveedor y todavía no tienes su factura: qué hacer con ese pago, cuándo puedes deducir el IVA y cómo cuadrarlo con la factura final.
Necesitas materiales para una obra, reservas fecha para un evento o encargas una importación, y el proveedor te pide una señal antes de mover un dedo. Pagas, y ahí se queda la duda: ¿ese dinero es ya un gasto? ¿Puedes deducirte el IVA aunque todavía no tengas ni el material ni la factura? ¿Qué haces con ese pago mientras esperas la factura definitiva?
La respuesta corta: un anticipo a un proveedor no es un gasto hasta que hay factura. Es dinero adelantado, no todavía un servicio o una mercancía recibida. En esta guía verás qué hacer con ese pago mientras tanto, cuándo entra en juego el IVA y cómo dejarlo todo cuadrado cuando llegue la factura final. Pensada para autónomos y pymes que compran con reserva, señal o pago a cuenta: obra, eventos, importación o cualquier encargo con plazo de entrega largo.
Por qué un anticipo a proveedor no es un gasto (todavía)
Cuando pagas por adelantado, no estás comprando nada en ese instante: estás asegurando que el proveedor te reserve el material, el hueco en su agenda o el pedido en fábrica. El bien o el servicio todavía no se ha entregado, así que no hay nada que anotar como gasto de tu actividad. Lo que tienes es, contablemente, un anticipo a proveedores: un derecho a recibir algo en el futuro, no un coste ya consumido.
Esto importa porque si registras el pago como gasto nada más salir de tu cuenta, adelantas un IVA que quizá todavía no puedes deducir (lo ves en el siguiente apartado) y descuadras tus libros cuando llegue la factura real. Lo correcto es dejarlo aparcado como pago a cuenta hasta que el proveedor te documente qué has pagado.
¿Puedes deducirte el IVA del anticipo? Depende de si tienes factura
Aquí está el matiz que se pasa por alto. El mismo artículo que obliga a facturar los anticipos cuando tú eres quien cobra —lo vimos en la guía de cómo facturar un pago por adelantado— aplica igual cuando es tu proveedor quien recibe el pago de ti: en cuanto cobra, a él le nace la obligación de declarar ese IVA y, para eso, tiene que emitirte una factura por el anticipo.
El problema es que en la práctica muchos proveedores —sobre todo en obra, eventos o pedidos informales— no emiten esa factura de anticipo y esperan a facturar todo junto al final. Y aquí la Agencia Tributaria es clara sobre qué necesitas para deducir: hay que estar en posesión de la factura o del documento justificativo que cumpla los requisitos reglamentarios y esté anotado en tu libro registro de facturas recibidas (AEAT — ¿Qué requisitos debo cumplir para poder deducir el IVA?). Sin factura, no hay deducción posible, por mucho que el dinero ya haya salido de tu cuenta.
En la práctica, dos escenarios:
- El proveedor te factura el anticipo. Genial: tienes tu documento justificativo y puedes deducir el IVA de esa parte en el trimestre en que la recibes, igual que con cualquier otra factura.
- El proveedor no te factura el anticipo (lo habitual con señales informales). No puedes deducir nada todavía. Esperas a la factura final, que debería recoger la operación completa —incluido lo que ya pagaste— y ahí sí ejerces la deducción. El derecho a deducir, en cualquier caso, se puede ejercer dentro de los cuatro años siguientes al devengo de la cuota, así que no hay prisa si la factura final tarda en llegar, mientras no te pases de plazo.
Si el importe es relevante, merece la pena pedir la factura del anticipo aunque el proveedor no la ofrezca de oficio: adelantas la deducción y dejas rastro documental del pago, que te viene bien si la operación se complica o se cancela.
Cómo dejarlo ordenado mientras esperas la factura
- Registra la salida de dinero, pero no como gasto. Guarda el justificante de la transferencia o el pago (fecha, importe, proveedor, concepto) como comprobante del anticipo, no como una factura de gasto.
- Vincúlalo al proveedor y al pedido o presupuesto que dio origen al pago, para poder cuadrarlo cuando llegue la factura final. Cuanto más claro quede a qué operación corresponde, menos trabajo de reconciliación al cierre.
- Si te llega factura del anticipo, regístrala como cualquier gasto con su IVA correspondiente y descuéntala mentalmente (o en tu hoja de seguimiento) del importe total pendiente.
- Cuando llegue la factura final, compruébala contra el total pactado menos lo ya pagado. Si el proveedor no facturó el anticipo por separado, la factura final debe recoger el importe íntegro de la operación: ahí registras el gasto completo y ejerces la deducción del IVA de una sola vez.
Cómo lo acompaña Fube
Fube no decide por ti si un anticipo cuenta como pago a cuenta o si el proveedor debería haberte facturado ya —eso depende del acuerdo con él y de si te documenta el cobro—, pero sí te ayuda a que no se te pierda el hilo:
- La ficha de cada proveedor guarda su NIF, IBAN y datos fiscales, así que cada pago que le hagas queda vinculado a la misma entidad, sea el anticipo o la factura final.
- Cuando por fin tengas la factura —del anticipo o la definitiva—, la registras como gasto desglosando IVA e IRPF si corresponde, y Fube calcula lo que te puedes deducir.
- El pago que sale de tu cuenta antes de tener factura lo ves reflejado en tu tesorería, y con la conciliación bancaria puedes casarlo más tarde con el gasto correspondiente cuando lo registres.
Lo que Fube no hace es inventar una factura que no existe: mientras no tengas el documento del proveedor, el gasto (y su IVA deducible) simplemente no se registra, tal y como exige Hacienda.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pedir factura por cada señal que pago?
No es obligatorio para ti pedirla, pero si el importe es significativo te conviene: sin factura del anticipo no puedes deducir su IVA hasta que llegue la factura final, y si la operación se complica (retraso, cancelación) tener el pago documentado te protege.
¿Y si el proveedor nunca separa el anticipo, factura todo junto al final?
Es lo más habitual con señales pequeñas. En ese caso no pasa nada: simplemente deduces todo el IVA de golpe cuando llega esa factura final, que debe reflejar el importe total de la operación.
¿Qué pasa si el proveedor no cumple y tengo que reclamar el anticipo?
Si el pedido se cancela y el proveedor te devuelve el dinero, no hay IVA que regularizar por tu parte porque nunca dedujiste nada (no tenías factura). Si sí llegaste a tener una factura de anticipo y luego se cancela la operación, el proveedor deberá emitirte una factura rectificativa que anule esa parte.
¿El anticipo cambia el tipo de IVA que se aplica?
No. El tipo de IVA es siempre el de la operación final (21 %, 10 %, 4 %…); el anticipo solo adelanta el momento en que el proveedor lo declara y, si te factura por separado, el momento en que tú lo puedes deducir.
Un anticipo a un proveedor no tiene que ser un lío: mientras no tengas factura, es solo un pago a cuenta que dejas identificado; en cuanto llega el documento —del anticipo o de la operación completa— lo registras como gasto y deduces lo que corresponda. Con el proveedor bien fichado y cada pago vinculado a su pedido, cuadrar la factura final es cuestión de minutos. Si quieres verlo con tus propios proveedores, puedes crear tu cuenta en Fube gratis y llevar tus gastos ordenados desde el primer anticipo que pagues.
