VERI*FACTU o no VERI*FACTU: las dos modalidades del reglamento y qué exige cada una

VERIFACTU o no VERIFACTU: las dos modalidades del reglamento y qué exige cada una

Has oído que tu software de facturación tiene que ser «Verifactu» y, de repente, aparece otro nombre: no VERI*FACTU. ¿Son dos obligaciones distintas? ¿Tienes que elegir tú? ¿Cambia algo en lo que ve tu cliente? Es una de las dudas que más confunden, y la respuesta es más sencilla de lo que parece: son dos formas de cumplir con el mismo reglamento, y la diferencia está en una sola decisión, la de enviar o no los registros a la AEAT.

Lo que no cambia: el software tiene que cumplir sí o sí

Antes de las diferencias, lo común. El Real Decreto 1007/2023 obliga a que el sistema informático con el que facturas cumpla unos requisitos de integridad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros, y a que el fabricante emita una declaración responsable del producto (art. 13). Eso vale para las dos modalidades. No existe una vía «sin requisitos».

Los plazos que recoge hoy el texto consolidado del reglamento son dos, y conviene decirlos siempre juntos: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales. Hacienda ha anunciado además una previsión de aplazamiento todavía pendiente de modificación normativa; lo explicamos en Verifactu se aplaza a octubre de 2028: lo que dice (y lo que no dice) la nota de Hacienda.

La diferencia en una frase

• Sistema VERI*FACTU: el programa remite a la AEAT todos los registros de facturación, de forma continuada, segura, automática e instantánea (art. 16.1).
• Sistema no VERI*FACTU: el programa cumple los mismos requisitos técnicos, pero conserva los registros sin enviarlos a la AEAT. La remisión es voluntaria (art. 15), y quien no la hace entra en esta segunda modalidad.

No se «activa» una u otra con un interruptor legal. El reglamento entiende que has optado por VERI*FACTU cuando empiezas a enviar sistemáticamente los registros, y esa opción se mantiene, como mínimo, hasta el final del año natural en que se hizo el primer envío (art. 16.5).

Qué exige cada modalidad

Dos cosas de la tabla merecen una lectura despacio:

1. Enviar a la AEAT no es hacer más trabajo, es repartirlo distinto. En la modalidad con remisión el sistema se libra de la firma electrónica de cada registro y se presume que cumple los requisitos de conservación. En la modalidad sin remisión, el software tiene que hacerlo todo por su cuenta y tú tienes que poder entregar los registros si la Administración los pide.
2. La huella existe en las dos. Cada registro queda encadenado con el anterior, así que una factura no se puede «borrar» o alterar sin dejar rastro, envíes o no.

Qué ve tu cliente en la factura

Aquí es donde se nota en la práctica. Una factura emitida desde un sistema VERI*FACTU lleva el código QR y la leyenda de verificabilidad; quien la recibe puede escanearla y comprobar en la sede de la AEAT que el registro existe (art. 17 recoge además que el receptor puede remitir voluntariamente esos datos).

En una factura de un sistema sin remisión la leyenda no aparece, y si alguien escanea el QR la respuesta no confirma nada: la AEAT no tiene ese registro porque no se ha enviado. Es el caso de la famosa respuesta «Factura no verificable», que no significa que la factura esté mal. Lo explicamos en Cómo leer una factura Verifactu: QR, huella y la leyenda VERI*FACTU.

¿Cuál te conviene?

La pregunta correcta no es «cuál es más cómoda», sino «qué te pide hacer cada una a ti»:

• Con remisión, el trabajo de cumplimiento lo hace el software en el momento de emitir cada factura, y tu cliente puede verificarla. Para quien emite pocas facturas y no quiere estar pendiente de nada, es la modalidad que menos obliga a vigilar.
• Sin remisión, el software tiene que ofrecer firma, huella y registro de eventos completos, y la responsabilidad de poder acreditar la conservación y la integridad queda más del lado de quien factura.

Y una precisión que evita malentendidos: elegir un programa «no VERI*FACTU» no quita la obligación de usar uno conforme. Lo único que cambia es si los registros viajan a la AEAT mientras facturas.

Cómo lo resuelve Fube

En Fube el envío a la AEAT es siempre: cada factura que emites genera su registro con huella, se remite a la AEAT y sale con su código QR. No hay un modo «sin envío» que tengas que decidir ni vigilar. Para ti, el resultado práctico es el de la columna de la derecha de la tabla: el sistema hace el trabajo al emitir cada factura y tu cliente puede comprobarla.

Si hoy usas otro programa, la manera más rápida de saber en qué modalidad estás es pedir la declaración responsable del fabricante y leerla: debe indicar con claridad si el sistema remite los registros a la AEAT. Qué debe contener y cómo comprobarla lo tienes en Declaración responsable del software de facturación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de modalidad más adelante?

El reglamento dice que la opción por VERI*FACTU se mantiene, como mínimo, hasta el final del año natural en que se envió por primera vez. El detalle de cómo gestionar un cambio depende de cómo lo haya implementado tu software, así que conviene consultarlo con el fabricante o con tu asesoría.

¿Una factura de un sistema no VERI*FACTU es menos válida?

No. Lo que cambia es que la AEAT no recibe el registro en el momento y que el receptor no puede verificarlo en su sede. La factura sigue siendo una factura.

¿Quién tiene que cumplir esto?

Los obligados que enumera el art. 3 del reglamento: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del IRPF con actividades económicas, del Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, tu asesoría puede confirmarlo.

En resumen

Son dos formas de cumplir el mismo reglamento: una envía los registros a la AEAT y se presume conforme; la otra los conserva sin enviar y tiene que acreditar por sí misma firma, huella y registro de eventos. La obligación de usar un software conforme, la huella y la declaración responsable son idénticas. Con Fube no tienes que decidir nada, porque el envío es siempre; descubre cómo funciona Verifactu en Fube o empieza gratis.