Facturas de prueba en Verifactu: por qué no se borran ni se reutiliza su número

Facturas de prueba en Verifactu: por qué no se borran ni se reutiliza su número

Instalas un programa de facturación nuevo, emites una factura de 1 euro «a ver si funciona», la borras y sigues. Hasta hace poco era un gesto inocente. Con un sistema que cumple Verifactu, esa factura de prueba ya existe para la AEAT, y el número que gastó no vuelve a quedar libre. Este post explica qué dice la propia Agencia, de dónde sale el error de «registro duplicado» y cómo probar sin dejar rastro en tu numeración.

Lo que antes se hacía y ya no cabe

Era una práctica muy extendida: crear una factura, borrarla, y dar su número a la siguiente para que la serie quedara correlativa y sin huecos. Valía para las pruebas del primer día y también para el «me he equivocado, la borro y la rehago».

Un programa conforme genera, junto a cada factura expedida, un registro de facturación con su huella encadenada. Ese registro se identifica por el emisor, la serie y número de la factura y la fecha de expedición. Si intentas dar de alta otra factura con el mismo identificador, la AEAT contesta con un error: «Registro de facturación duplicado». Ya hay un registro con ese identificador y no admite otro.

La AEAT lo explica de forma expresa en su documento de aclaraciones a los desarrolladores (versión 1.3, de 4 de diciembre de 2025): reutilizar la numeración de una factura expedida «de prueba» ya no es posible, porque lo que persigue el reglamento es que todo lo que pasa en la facturación quede registrado y sea inalterable. Puedes leerlo en el documento de aclaraciones de la sede de la AEAT, apartado «Prohibición de numeración duplicada de un registro».

Cuándo existe de verdad una factura

La buena noticia es que preparar no es lo mismo que emitir. Según la AEAT, elaborar prefacturas o borradores es una operación ordinaria de cualquier negocio, y mientras no se valide la factura no hay registro de facturación: hasta ese momento, cambiar o descartar lo que tenías preparado es perfectamente lícito.

El punto de corte es el momento de emitir. Antes, todo es margen; después, todo queda escrito.

La factura «de prueba» es una factura real

Aquí está el matiz que conviene interiorizar. Si emites una factura de prueba en tu programa de verdad, la AEAT la trata como lo que es técnicamente: una factura expedida por un sistema en producción. No hay un modo «de mentira» dentro del programa real.

Qué hacer entonces con ella:

1. Anúlala. Es la vía prevista para dejar constancia de que no responde a una venta ni a un servicio reales. La anulación genera su propio registro, encadenado con el resto.
2. Deja claro en el concepto que era una prueba, si quieres que cualquiera que revise tus libros lo entienda a la primera. La AEAT admite que en conceptos o descripciones se indique que es de prueba.
3. No reutilices su número. La siguiente factura real continúa la serie. El número de la anulada queda ocupado, y no es un hueco sospechoso: la factura anulada sigue ahí, a la vista, con su anulación.

Si lo que quieres es rehacer una factura que emitiste con un error, aplica el mismo principio: no se borra y se repite con el mismo número. Según el caso se corrige con una factura rectificativa o se anula y se emite una nueva con el siguiente número. En cómo se encadenan las altas y las anulaciones tienes el detalle del mecanismo, y en qué pasa con la numeración al anular, qué ocurre con el número.

Probar el programa sin gastar numeración

No hace falta emitir para comprobar que un programa funciona. Unas pautas sencillas:

• Prueba hasta el borrador. Rellena clientes, líneas, impuestos y retenciones, y revisa el resultado en pantalla. Mientras sea un borrador, no hay registro.
• Si tienes que emitir una de prueba, que sea una sola y con un importe y un cliente reconocibles como tales. Después, anúlala.
• Haz la prueba al principio de una serie nueva, no en medio de la numeración del año, para que la anulada no se mezcle con facturas reales.
• Cuenta con que quedará constancia. Ni se oculta ni se borra: es un dato más de tu historial de facturación.

Y recuerda un detalle que la AEAT menciona aparte: los registros preparatorios que no acaban convirtiéndose en factura también se conservan. Por ejemplo, las facturas proforma que hayas emitido son documentos que conviene guardar, no tirar.

Qué tiene que ver con las fechas de Verifactu

Verifactu todavía no es obligatorio para nadie: las fechas límite son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Pero la pregunta de las pruebas llega antes: cuando eliges programa y lo estrenas, y si ese programa ya cumple, desde la primera factura emitida se aplican estas reglas. Por eso conviene tenerlo claro durante la fase de elección y no el día en que ya facturas a clientes.

Cómo lo resuelve Fube

En Fube una factura en borrador es solo eso: mientras no se emite no hay QR, porque todavía no hay registro. Al emitir, Fube genera el registro de facturación con su huella y lo envía a la AEAT, y la numeración continúa de forma correlativa. Si la factura no debía haberse emitido, se anula desde el menú de acciones de la propia factura y la anulación llega también a la AEAT. Si algo sale rechazado, la guía qué hacer cuando la AEAT rechaza o marca una factura explica cada estado paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar una factura de prueba que acabo de emitir?

No: una vez emitida existe su registro de facturación y no se borra. Lo que se hace es anularla, de modo que conste que no era una operación real, y la numeración sigue con el número siguiente.

¿Por qué me sale «registro de facturación duplicado»?

Porque la AEAT ya tiene un registro con el mismo emisor, serie y número, y fecha de expedición. Suele pasar al intentar reutilizar el número de una factura que se emitió antes, aunque fuera de prueba y aunque después la hayas «borrado» de tu pantalla.

¿Los borradores cuentan como facturas?

No. Mientras no emitas la factura no hay registro de facturación, y puedes cambiar o descartar el borrador libremente.

¿Una factura anulada deja un hueco en la numeración?

No es un hueco: la factura anulada sigue constando con su número y con su anulación. Lo que no se puede hacer es dar ese número a otra factura.

¿Tengo que conservar las proformas?

La AEAT indica que los registros preparatorios que no llegan a validarse como factura, como las proformas emitidas, se conservan. Si usas proformas, guárdalas con el resto de tu documentación.

Probar sin miedo

El gesto de «emito una y la borro» desaparece, pero lo que lo sustituye es sencillo: preparar en borrador, emitir solo lo real y anular lo que no lo fuera. Si estás valorando programa, mira cómo Fube cumple con Verifactu y empieza a probarlo por el borrador: puedes crear tu cuenta gratis y revisar los planes cuando quieras.