Verifactu y la anulación de una factura simplificada: qué pasa con la numeración

Verifactu y la anulación de una factura simplificada: qué pasa con la numeración

Emites facturas simplificadas de vez en cuando —una venta puntual, un servicio de poca cuantía, un cliente que no necesita todos sus datos fiscales en el documento— y un día te equivocas: un importe mal puesto, un tipo de IVA que no tocaba, o directamente una factura que no debía existir. El primer instinto es el de siempre: borrarla y listo, como si fuera un documento de un procesador de textos.

Con Verifactu ese instinto no funciona, y conviene saberlo antes de que te encuentres con el problema. Aquí tienes qué pasa realmente cuando anulas una factura simplificada, qué hace el programa por debajo y —la duda que más se repite— si eso te deja un hueco en la numeración de tu serie.

Por qué no puedes simplemente "borrarla"

En Verifactu, cada factura que emites genera un registro de facturación: un apunte estructurado, encadenado y protegido con una huella (hash), que documenta esa emisión. Ese registro, en cuanto se crea, queda cerrado. No se edita ni se elimina, sea la factura simplificada o completa.

Esto es así incluso cuando la factura es un error de principio a fin. Según la sede electrónica de la AEAT, «si las facturas se han emitido, aunque sean erróneas deben mantenerse, con su correspondiente numeración, y sin perjuicio de que se anulen posteriormente». Es decir: la factura mal hecha no desaparece del sistema. Se queda, y encima se añade un segundo registro que la deja sin efecto.

Si quieres entender la mecánica completa de estos registros —qué es el de alta, cómo se encadenan entre sí— lo tienes desarrollado en registros de facturación: alta, anulación y encadenamiento. Aquí nos centramos en el caso concreto de la factura simplificada, que es donde más se comete este tipo de error, precisamente porque suele emitirse rápido y para operaciones menores.

Cómo se anula una factura simplificada en Verifactu

El mecanismo no cambia según el tipo de factura: la normativa de Verifactu se aplica igual a las facturas simplificadas que a las ordinarias, sin un procedimiento distinto para anularlas. Los pasos son estos:

1. El registro de alta original se mantiene, tal cual se generó, con su número y su fecha.
2. Se genera un registro de facturación de anulación, vinculado a ese registro de alta, que lo deja sin efecto.
3. Los dos registros conviven en la cadena, uno detrás de otro, encadenados con su huella como cualquier otro registro.

En Fube, este proceso se gestiona desde la propia aplicación: cuando marcas una factura simplificada como anulada, es la herramienta la que crea y encadena ese registro de anulación, y la que lo envía a la AEAT —porque en Fube el envío a la AEAT es siempre así, en modo Verifactu, sin que tengas que activar nada—. Tú no tienes que construir el registro a mano ni saber qué campos lleva.

¿Y la numeración? Por qué no queda un hueco

Aquí está la duda de fondo, y la respuesta tiene dos partes que conviene separar:

• El número de la factura anulada no se reutiliza. No puedes coger ese mismo número y ponérselo a la factura correcta que emitas después. Cada número se usa una sola vez, esté la factura vigente o anulada.
• Pero tampoco desaparece ni deja un vacío inexplicado. La factura anulada sigue apareciendo en tus listados, con su número, marcada como sin efecto. La siguiente factura que emitas simplemente continúa la serie con el número que le toque. No hay que "saltarse" ningún hueco ni renumerar nada hacia atrás.

Dicho de otro modo: tu serie de facturas simplificadas queda completa y correlativa, no porque el número anulado se rellene con otra factura, sino porque nunca falta: sigue ahí, documentado como lo que fue. Quien audite tu numeración ve la secuencia entera —incluida la factura que anulaste— y entiende exactamente qué pasó con cada número.

Si emites tus simplificadas en una serie propia (algo habitual y permitido, para separarlas de tus facturas ordinarias), esta misma lógica aplica dentro de esa serie: el hueco no existe porque el número anulado sigue contando como parte de la secuencia.

Anulación o rectificativa: no es lo mismo

Antes de anular por sistema conviene confirmar que es lo que toca. La anulación es para la factura que no debía existir —duplicada, un error de bulto, una operación que no llegó a producirse—. Si en cambio la factura es correcta como operación pero tiene un dato mal (el importe, el tipo de IVA, un descuento que faltaba), lo que corresponde es una factura rectificativa, que además tiene su propia clave para las simplificadas.

Esta distinción, con más detalle sobre cuándo usar cada camino, la tienes en rectificativas en Verifactu: cómo se corrige una factura ya enviada a la AEAT. Y si lo que necesitas es repasar qué es exactamente una factura simplificada y sus límites, está en factura simplificada vs ordinaria: diferencias clave.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar directamente una factura simplificada mal hecha?

No. En Verifactu ningún registro de facturación se borra ni se edita, ni siquiera si la factura es errónea de principio a fin. Se anula generando un registro de anulación que se añade a la cadena; el registro original se conserva.

¿El número de la factura anulada se pierde o queda un hueco en la serie?

Ninguna de las dos cosas. El número no se reutiliza en otra factura, pero tampoco desaparece: la factura anulada sigue en tus listados con su numeración intacta, y la siguiente factura continúa la serie con normalidad.

¿Se aplica lo mismo a las facturas ordinarias que a las simplificadas?

Sí. El mecanismo de anulación de Verifactu no distingue entre tipos de factura: el registro de alta se mantiene y el de anulación se encadena a continuación, sea cual sea el tipo de documento.

¿Anular una factura simplificada es lo mismo que hacer una rectificativa?

No. Anulas cuando la factura no debía existir; rectificas cuando la factura es válida pero tiene un dato incorrecto. Son mecanismos distintos y responden a preguntas distintas.

Anular una factura no tiene por qué ser un dolor de cabeza, ni siquiera en Verifactu: solo cambia el gesto, de "borrar" a "dejar constancia". En Fube ese registro de anulación se genera y se envía a la AEAT de forma automática cuando anulas una factura simplificada desde la aplicación, así que tu numeración queda siempre en orden sin que tengas que pensar en huellas ni en cadenas. Si quieres verlo en marcha, puedes empezar a facturar con Fube.