Suministro con entregas parciales a la Administración: cuándo facturar cada entrega

Suministro con entregas parciales a la Administración: cuándo facturar cada entrega

Tienes un contrato de suministro con un organismo público y la mercancía no se entrega de una vez: un lote en octubre, otro en diciembre, el resto cuando el centro lo pida. Llega la primera entrega y aparece la duda de siempre. ¿Facturas ya, esperas a haberlo entregado todo, o esperas a que alguien del organismo firme que lo recibido está bien? Y si facturas pronto, ¿en qué se diferencia cada Facturae de la anterior para que no parezcan duplicadas?

Es una duda frecuente en quien, como Miguel, abastece a varios centros de una administración y no quiere cobrar con meses de retraso por no haber sabido cuándo emitir.

Lo primero que manda: el contrato y su pliego

No hay una norma que diga «factura cada entrega» o «factura al final». Lo que decide es cómo está definido el precio y la forma de pago en el pliego y en el contrato: pago por entrega, pago por bloques, o pago único al terminar. Por eso el primer paso, antes de tocar el programa de facturación, es leer en el contrato (o preguntar a la unidad gestora) tres cosas:

• Si el pago es por entrega o único. Si el pliego prevé abonos parciales, cada entrega se factura por su importe. Si prevé un solo pago al final, adelantar facturas parciales sin que el contrato lo recoja es pedir que las rechacen.
• Quién da la conformidad y cómo. Normalmente una persona del organismo firma el albarán o el acta de recepción de cada entrega.
• Qué documento hay que adjuntar con cada factura.

Si el pliego dice una cosa y esta guía otra, manda el pliego.

La conformidad es el reloj que importa

En los contratos públicos el plazo para cobrar no empieza al emitir la factura, sino que se apoya en la conformidad del organismo con lo entregado. Como idea general, la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP, Ley 9/2017) pide a la Administración que apruebe la conformidad en un plazo de 30 días desde la entrega, y que pague en los 30 días siguientes a esa aprobación. Lo que te interesa de esto es el orden: entrega, conformidad, pago. La factura es el documento que hace posible el pago, pero sin conformidad el organismo no suele tramitarla.

Eso explica por qué en un suministro por entregas el gesto que más cobro acelera no es facturar rápido: es conseguir cada conformidad firmada el mismo día de cada entrega. Con el albarán sellado en la mano, la factura de esa entrega puede salir con todo lo que el organismo necesita para tramitarla.

Para los plazos y qué hacer si se retrasan, ya lo contamos en cuánto tarda la Administración en pagarte y cómo reclamar.

Una factura por entrega: cómo distinguir una de otra

Si el contrato prevé pago por entrega, lo habitual es una Facturae por entrega. Para que cada una se entienda sola y nadie la confunda con la anterior:

• Importe solo de lo entregado, no del contrato completo. Si la entrega de diciembre son 120 unidades, la factura lleva 120 unidades, no el total adjudicado.
• Referencia de la operación o del pedido distinta en cada factura, si el organismo la usa para identificar cada entrega.
• Mismo código de expediente en todas, porque el contrato es uno. Qué es y dónde va lo explicamos en código de expediente en la factura electrónica.
• Los mismos códigos DIR3 si todas las entregas van a la misma unidad. Si cada centro receptor tiene su unidad tramitadora, cada factura lleva la del centro al que se entregó.
• Fecha de la factura posterior a la entrega que justifica, y concepto que diga a qué entrega corresponde («Entrega 2 de 3, albarán n.º …»).

Esa última línea parece un detalle y es lo que evita que un tramitador pregunte «¿esta es la misma que la del mes pasado?».

El albarán conformado, adjunto a su factura

El justificante de cada entrega es el albarán firmado o el acta de recepción. Si el organismo lo exige, se adjunta a la factura de esa entrega y no a otra. Cómo subirlo y qué formatos acepta está en anexos en FACe: cómo adjuntar el albarán o el justificante. Una norma práctica: un albarán, una factura, con el número del albarán escrito en el concepto para que el rastro sea obvio.

Qué hacer si el organismo quiere una sola factura al final

A veces el organismo prefiere recibir todo junto, o el pliego prevé un único pago. Entonces tienes dos caminos, y los dos son legítimos si el contrato lo permite:

• Una factura final con una línea por entrega (cada una con su fecha y la referencia del albarán). Es cómoda para el organismo y retrasa tu cobro hasta el final.
• Facturas por tramos pactadas con la unidad gestora, si el contrato admite abonos parciales aunque el pliego fuera escueto.

Si dudas, la respuesta no está en la ley sino en la unidad gestora del contrato. Pregúntale por escrito y guarda la respuesta junto al expediente.

Cómo lo pone fácil Fube

Al emitir una factura electrónica en formato Facturae, Fube permite rellenar el código de expediente, la referencia de contrato y la referencia de operación o pedido tanto en la factura como en cada línea. Así puedes distinguir cada entrega con su propia referencia manteniendo el mismo expediente. Lo que Fube no decide por ti es si el contrato admite pago por entrega o único: eso lo fija el pliego y lo confirma el organismo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar una entrega antes de que el organismo firme la conformidad?

Puedes emitir la factura, pero lo habitual es que el organismo no la tramite hasta tener la conformidad. Conviene gestionar las dos a la vez: firma en el albarán el día de la entrega.

¿Cada entrega lleva un código de expediente distinto?

No: el expediente es el del contrato y se repite en todas las facturas. Lo que cambia entre entregas es la referencia de la operación o del pedido, el importe y el concepto.

¿Puedo facturar el contrato entero en la primera entrega?

Solo si el pliego prevé un pago único anticipado, algo poco habitual. Facturar por encima de lo entregado sin que el contrato lo recoja suele acabar en rechazo o en una rectificación.

¿Qué pasa si me equivoco con el importe de una entrega?

Se corrige con una factura rectificativa, no borrando ni reescribiendo la anterior. Lo explicamos en rectificar una factura FACe con importe erróneo.

En resumen

En un suministro por entregas parciales manda el pliego: si prevé pago por entrega, una Facturae por entrega con el importe de lo entregado, el mismo expediente, una referencia de operación propia y el albarán conformado como justificante. El tiempo de cobro se apoya en la conformidad, así que consíguela el día de cada entrega. Si el organismo prefiere una sola factura, acuérdalo por escrito con la unidad gestora.

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