Prórroga o modificado de un contrato con la Administración: ¿cambia el código de expediente?

Prórroga o modificado de un contrato con la Administración: ¿cambia el código de expediente?

Llevas dos años facturando a la misma consejería con el mismo contrato de servicios. Ahora te avisan de que el contrato se prorroga un año más, o de que se amplía el alcance y sube el importe mensual. Antes de emitir la siguiente factura te asalta la duda: ¿tienes que pedir un código de expediente nuevo? ¿Tu serie de facturas también tiene que cambiar? Si eres Miguel, proveedor habitual del sector público, esta pregunta se repite cada vez que un contrato plurianual entra en su segunda o tercera vida.

La respuesta corta, y la que probablemente esperabas: en la inmensa mayoría de los casos, no cambia nada de eso por defecto. Pero conviene entender por qué, para no quedarte con la duda cada vez que llegue una prórroga.

Por qué la prórroga no abre un expediente nuevo

La Ley de Contratos del Sector Público (LCSP, Ley 9/2017) regula la prórroga en su artículo 29. Y lo dice de forma clara: el contrato puede prever una o varias prórrogas siempre que sus características permanezcan inalterables durante ese periodo. Es decir, la prórroga no es un contrato distinto: es una extensión en el tiempo del mismo contrato que ya tenías, dentro del límite máximo de duración que fijara el pliego (los famosos "cuatro años más las prórrogas", por ejemplo).

Si la prórroga es una extensión del mismo contrato, y el código de expediente identifica precisamente ese contrato o procedimiento de contratación —como explicamos en qué es el código de expediente en la factura electrónica—, lo lógico es que el código no cambie: sigues facturando bajo el mismo expediente que llevas usando desde el primer día del contrato.

Y el modificado, ¿es distinto?

La modificación de un contrato (lo que en el día a día se llama "el modificado") está regulada en los artículos 203 a 207 de la LCSP. Aquí el matiz es distinto al de la prórroga: no se trata de alargar el plazo, sino de alterar el objeto, el alcance o el importe del contrato dentro de unos límites legales (por ejemplo, cuando la modificación estaba prevista en el pliego, con un tope habitual del 20% del precio inicial).

Pero, igual que la prórroga, el modificado se tramita sobre el contrato ya existente, no como un contrato nuevo: el organismo aprueba una resolución o un decreto de modificación que se incorpora al expediente de contratación original. No es una licitación distinta ni un expediente que nace de cero.

En la práctica, esto significa que el código de expediente que usas en tu Facturae, salvo que el organismo te indique expresamente lo contrario, sigue siendo el mismo tanto si tu contrato se prorroga como si se modifica en importe o en alcance.

La excepción: cuando el organismo sí abre algo nuevo

Aquí conviene ser prudente, porque no todos los organismos gestionan sus expedientes internos de la misma forma. Hay situaciones en las que sí puede aparecer una referencia distinta:

• Si el modificado es tan sustancial que, en la práctica, el organismo lo tramita como un expediente derivado con su propia numeración interna (algo que varía de un ayuntamiento a otro y no está uniformado por ley).
• Si la prórroga o el modificado implican un cambio en la unidad tramitadora o en el órgano gestor, lo que sí puede traer consigo códigos DIR3 distintos, aunque el expediente de fondo sea el mismo.
• Si, simplemente, la persona de contacto en el organismo te pide un código distinto porque así lo gestionan ellos.

Por eso la recomendación práctica es sencilla: antes de facturar la primera factura tras la prórroga o el modificado, confirma con la unidad gestora si el código de expediente sigue siendo el mismo. Es la misma cautela que conviene tener con cualquier dato de Facturae: el organismo es quien lo asigna, no tú.

¿Y la serie de numeración de tus facturas?

Esta es la otra duda habitual, y aquí la respuesta es más tajante: la serie de numeración de tus facturas no depende del contrato ni de si este se prorroga o se modifica. La correlatividad de tu numeración es una obligación tuya como emisor, no una consecuencia del expediente al que factures. Puedes organizar tus series por año natural, por tipo de cliente o mantener una única serie para todo tu negocio, pero nada obliga a abrir una serie distinta porque un contrato cambie de alcance o se alargue un año más.

Dicho de otra forma: la prórroga y el modificado son cosas que le pasan al contrato; la serie de facturación es cosa tuya, y sigue su propio hilo con independencia de lo que ocurra con ese contrato en concreto. Puedes revisar cómo organizar tus series y numeración de facturas si tienes varios contratos activos con distintos organismos y quieres mantener el orden.

Qué hace Fube en este proceso

Al generar el archivo Facturae firmado para tus facturas a la Administración, Fube guarda el código de expediente y los códigos DIR3 del organismo asociados a cada cliente, así que no tienes que volver a teclearlos en cada factura salvo que cambien de verdad. Si una prórroga o un modificado te confirman que el expediente sigue siendo el mismo, simplemente sigues facturando igual que hasta ahora; si el organismo te da un código nuevo, lo actualizas una sola vez en la ficha del cliente y el resto de facturas de ese contrato lo arrastran automáticamente.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pedir un código de expediente nuevo cada vez que se prorroga mi contrato?

No, como norma general. La prórroga es una extensión del mismo contrato (art. 29 LCSP), así que el código de expediente suele mantenerse. Confírmalo con la unidad gestora si tienes dudas, porque la gestión interna varía de un organismo a otro.

Si el modificado sube el importe del contrato, ¿tengo que facturar con una serie distinta?

No. La serie de numeración de tus facturas es una decisión tuya como emisor y no depende del importe ni del alcance del contrato al que factures.

¿Qué pasa si el organismo sí me pide un expediente distinto tras el modificado?

Puede ocurrir, sobre todo si el modificado se tramita como expediente derivado o si cambia la unidad tramitadora. En ese caso, usa el código que te indique el organismo para las facturas siguientes; el anterior sigue siendo válido para las facturas ya emitidas bajo el contrato original.

¿Esto afecta a Verifactu?

No directamente. El código de expediente y la serie de facturación son datos de la operación y del formato Facturae; Verifactu regula el funcionamiento interno de tu software de facturación —el QR y la huella encadenada de cada factura— y es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos. En Fube, cada factura sale ya con su QR y su huella y se envía siempre a la AEAT, independientemente del expediente o la serie que uses para facturar a la Administración.

En resumen

Una prórroga o un modificado son, por definición legal, cambios sobre el contrato que ya tenías, no un contrato nuevo: por eso el código de expediente de tu Facturae suele mantenerse igual, y la serie de tus facturas —que es cosa tuya, no del contrato— no tiene por qué tocarse en absoluto. La única cautela real es confirmar con el organismo si, en su gestión interna, el modificado se ha tramitado con un código distinto antes de emitir la siguiente factura.

Si facturas de forma recurrente a la Administración y quieres tener el expediente y los códigos DIR3 de cada cliente siempre a mano, descubre cómo Fube genera tu Facturae firmada y lista para presentar.

Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional o directamente con la unidad gestora del expediente.