IBAN equivocado en una factura que ya enviaste: ¿hay que rectificarla?

IBAN equivocado en una factura que ya enviaste: ¿hay que rectificarla?

Has mandado la factura, el cliente ya la tiene, y al repasar tu banco ves que el IBAN que pusiste tiene un dígito de más, o es el de una cuenta que no querías usar. Lo primero que se te pasa por la cabeza es «tendré que hacer una rectificativa». Casi nunca es así, y la prisa por hacerla puede complicarte más de lo que arregla.

Esta guía es para autónomos y pymes que emiten facturas con los datos de cobro incluidos y quieren saber qué corregir, a quién avisar y en qué orden.

Lo primero: el IBAN no es un dato obligatorio de la factura

El Reglamento de facturación enumera en su artículo 6 lo que tiene que llevar una factura: número y serie, fecha de expedición, datos y NIF de emisor y destinatario, descripción de la operación, tipo de IVA, cuota repercutida, y las menciones especiales cuando proceden. La cuenta bancaria no está en esa lista.

Y el artículo 15 dice que hay que expedir una factura rectificativa cuando la original no cumple alguno de los requisitos o cuando las cuotas repercutidas se determinaron mal. Un IBAN erróneo no es ninguna de las dos cosas: el IVA está bien, los datos fiscales están bien y la factura sigue siendo válida.

Dicho de otro modo: el IBAN es información para cobrar, no para tributar. Lo que cambia es que el cliente podría pagar a una cuenta equivocada, y ése es el riesgo real que hay que atajar.

El orden que conviene seguir

1. Mira si el cliente ya ha pagado

Es la pregunta que decide todo lo demás.

• Todavía no ha pagado: estás a tiempo de evitar el problema. Pasa al paso 2.
• Ya ha pagado a ese IBAN: no es un problema de factura, sino de transferencia. Sigue lo que explicamos en qué hacer cuando un cliente paga a un IBAN antiguo: localizar el dinero, hablar con el banco y anotar el cobro cuando llegue.

2. Avisa al cliente antes de que pague, por un canal fiable

Escríbele cuanto antes con un mensaje corto y claro:

• que la factura número X lleva un IBAN erróneo,
• cuál es el IBAN correcto, y
• que adjuntas la factura con la cuenta corregida.

Conviene que el aviso no parezca un fraude. Un correo con «cambia la cuenta» sin más contexto es exactamente lo que usan los estafadores, y un cliente prudente desconfiará; lo cual es una buena señal, no un problema. Facilítale también que pueda confirmarlo por teléfono o con quien suele tratar. Si quieres entender por qué esa cautela es sana, lo contamos en cómo detectar el fraude del cambio de IBAN.

3. Reenvía la factura con el IBAN correcto

Como la factura es la misma operación, con el mismo número y la misma fecha, lo habitual es reenviarla con los datos de cobro corregidos y dejar claro en el correo que sustituye a la anterior y que no es una factura nueva. Así el cliente no la contabiliza dos veces.

Si tu sistema de facturación registra cada factura emitida y no te permite modificarla una vez enviada, consulta cómo gestiona estos cambios antes de improvisar, y ante la duda pregúntale a tu asesoría. Lo que no debes hacer es emitir una segunda factura con otro número por el mismo servicio: eso sí duplicaría tus ingresos.

4. Deja constancia

Guarda el correo del aviso y la factura corregida junto a la original. Si dentro de unos meses hay una duda sobre qué cuenta correspondía, tendrás la secuencia completa en un minuto.

Cuándo sí harías una rectificativa

El IBAN solo no la pide. Pero si, mirando la factura, te das cuenta de que además hay un error en algo que sí es obligatorio (el NIF del cliente, el tipo de IVA, el importe), entonces la historia cambia, y esos errores se corrigen con su propio procedimiento. En ese caso te ayudará cómo corregir un NIF o nombre incorrecto paso a paso.

Aprovecha para corregir todo en una sola rectificativa y no una por cada error.

Cómo evitar que se repita

El error casi siempre viene de teclear el IBAN a mano cada vez. Tres hábitos lo cortan de raíz:

• No escribas el IBAN en cada factura: define una vez la cuenta de cobro y deja que salga sola.
• Comprueba los dos últimos dígitos de control cuando cambies de banco, y revisa la primera factura que salga con la cuenta nueva.
• Haz una prueba de céntimo con un cliente nuevo y de importe grande: una transferencia pequeña confirma que la cuenta existe y es tuya antes de que entre el importe real.

Cómo ayuda Fube

En Fube puedes dar de alta tus cuentas bancarias y asignar a cada factura, o a cada serie de facturación, la cuenta en la que quieres cobrar, de modo que su IBAN salga en el documento sin teclearlo. Eso elimina la causa más frecuente del error. Todo ello forma parte de la facturación de Fube.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que avisar a Hacienda de que el IBAN estaba mal?

No. La cuenta de cobro no forma parte de los datos fiscales de la factura, así que no hay nada que comunicar por ese motivo.

¿Cuenta como factura nueva si la reenvío corregida?

No, si mantiene el mismo número y fecha y lo explicas en el correo. Es la misma operación con los datos de pago corregidos. Si tu programa solo permite reemitir con otro número, pregunta antes a tu asesoría cómo reflejarlo para no duplicar ingresos.

¿Y si el cliente ya pagó y el dinero no aparece?

Pide a tu banco y al del cliente que sigan la transferencia, y no emitas nada nuevo hasta saber dónde está el dinero. Hasta que se aclare, el cobro sigue pendiente.

¿Un IBAN equivocado me puede acarrear sanción?

El IBAN no es un requisito obligatorio de la factura, así que su error no es un incumplimiento de facturación. El riesgo es solo de cobro.

Un error pequeño que se arregla con un mensaje

Un IBAN mal puesto parece grave porque el dinero está en juego, pero se resuelve con un aviso a tiempo y la factura reenviada. Lo importante es detectarlo antes de que el cliente transfiera, y por eso conviene revisar cada factura nueva con la cuenta de cobro a la vista.