Facturar a una diputación provincial: FACe, registro contable y plazos de pago

Facturar a una diputación provincial: FACe, registro contable y plazos de pago

Te han adjudicado un contrato con la diputación provincial de tu zona y, antes de emitir la primera factura, te surge la duda de siempre: ¿esto es como facturar a un ayuntamiento, con Facturae y factura electrónica de por medio? ¿O una diputación tiene un circuito distinto, con sus propias reglas?

La respuesta corta: una diputación provincial es Administración Pública, sin ningún matiz que comprobar caso por caso, y de hecho es una de las entidades locales más directas de identificar. Lo particular de una diputación no está en si le facturas electrónicamente —eso es igual que con cualquier organismo público—, sino en un papel específico que cumple para los municipios pequeños de su provincia, y que puede afectar a por dónde entra tu factura.

Por qué una diputación provincial es Administración Pública sin ningún matiz

La obligación de facturar electrónicamente al sector público la fija la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica, que remite al ámbito subjetivo del artículo 3 de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP) para decidir quién cuenta como Administración Pública.

Con un consorcio, una mancomunidad o una empresa pública, esa comprobación exige leer letra por letra: el artículo 3.2.b) de la LCSP condiciona a los consorcios a que sean poder adjudicador y no se financien mayoritariamente con ingresos de mercado. Con una diputación provincial no hace falta nada de eso:

• El artículo 3.1.b) de la Ley 7/1985, reguladora de las Bases del Régimen Local (LBRL), incluye «la Provincia» como entidad local territorial, con el mismo rango que el municipio.
• El artículo 31 de la misma ley dice que la Provincia es «una Entidad local determinada por la agrupación de Municipios, con personalidad jurídica propia», y que su gobierno y administración autónoma «corresponden a la Diputación u otras Corporaciones de carácter representativo».
• El artículo 3.2.a) de la LCSP remite directamente a «las Entidades que integran la Administración Local» para definir qué es Administración Pública. Una diputación entra ahí sin ningún filtro adicional, porque es el órgano de gobierno de una Entidad Local territorial por definición legal.

Dicho de otro modo: mientras que un consorcio o una empresa pública pueden no ser Administración Pública según cómo se financien, una diputación provincial lo es siempre, por la misma vía directa que un ayuntamiento.

Lo que es igual que facturar a un ayuntamiento

Con la naturaleza jurídica resuelta, el circuito práctico es el mismo que ya conoces si has facturado antes a cualquier organismo público:

• El formato exigido es Facturae, el XML de factura electrónica española, firmado con certificado digital reconocido.
• Necesitas los tres códigos DIR3 de la diputación —oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora— para que la factura no se rechace al tramitarla.
• Si eres autónomo (persona física) y el importe de la factura es igual o inferior a 5.000 €, la ley permite que la Administración te excluya de la obligación de facturar electrónicamente y aceptes en PDF. Si eres sociedad, la factura electrónica es obligatoria sin excepción de importe.

Nada de esto cambia por tratarse de una diputación en vez de un ayuntamiento: es el mismo Facturae, la misma firma y los mismos DIR3.

El papel propio de la diputación: FACe para los municipios pequeños

Aquí está el matiz que sí distingue a una diputación provincial, y que viene del artículo 6.8 de la Ley 25/2013: «las diputaciones provinciales, cabildos y consejos insulares ofrecerán a los municipios con población inferior a 20.000 habitantes la colaboración y los medios técnicos necesarios» para que también puedan operar con factura electrónica.

En la práctica, esto tiene una consecuencia útil para ti como proveedor: si facturas a un ayuntamiento pequeño de la provincia, es posible que el punto de entrada que te indiquen no sea del propio municipio, sino el que le presta la diputación. Y si facturas directamente a la diputación, tiene su propio Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas o puede estar adherida a FACe. Ninguna de las dos situaciones es "la normal", así que conviene comprobarlo en cada caso:

1. Revisa el contrato o el pliego: suele indicar el canal de facturación.
2. Búscalo en el directorio de FACe: si el organismo está adherido, ahí aparecen sus códigos DIR3.
3. Si no aparece, pregunta a la oficina de intervención o contabilidad, que está obligada a facilitarte el punto de entrada correcto.

Qué pasa con tu factura una vez presentada

En cuanto se presenta, la diputación anota tu factura en su Registro Contable de Facturas (RCF), el mismo sistema que usa cualquier Administración para no perder el rastro de lo que debe. No tienes que darte de alta ni acceder a él, pero saber cómo funciona ayuda a entender qué protección legal existe si una factura se queda parada: lo explicamos con detalle en la guía sobre el Registro Contable de Facturas.

Y en cuanto a cobrar, el plazo no depende del criterio de la diputación: lo fija la LCSP con un doble tope de 30 días para aprobar la conformidad más 30 días para pagar. Si se pasa de plazo, tienes derecho a intereses de demora. Lo desarrollamos entero, con cómo reclamar paso a paso, en cuánto tarda la Administración en pagarte y cómo reclamar.

Cómo lo hace Fube

Fube genera el archivo Facturae firmado que exige cualquier Administración Pública, sea un ayuntamiento, una diputación provincial o una comunidad autónoma. Desde Fube puedes:

• Crear la factura con los datos fiscales correctos.
• Generar el XML en formato Facturae y firmarlo digitalmente con tu certificado.
• Informar los tres códigos DIR3 de la diputación (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) para que el Facturae quede completo.

El archivo lo descargas y lo subes tú al punto de entrada que corresponda —FACe o el portal propio de la diputación—, ya que la identificación de proveedor varía según la plataforma. Si es tu primera factura al sector público, la guía cómo hacer facturas Facturae de forma fácil te acompaña paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Una diputación provincial es Administración Pública a efectos de factura electrónica? Sí, sin matices: es el órgano de gobierno de la Provincia, entidad local territorial por el artículo 3.1.b) de la LBRL, y eso la mete de lleno en el artículo 3.2.a) de la LCSP, la definición de Administración Pública que usa la Ley 25/2013.

¿Facturo a la diputación por FACe o por su propio portal? Depende de la diputación: algunas tienen su propio Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas y otras están adheridas a FACe. Compruébalo en el directorio de FACe o pregunta a la oficina de intervención.

Facturo a un ayuntamiento pequeño de la provincia, ¿qué punto de entrada uso? Puede que no sea el del propio ayuntamiento: la ley obliga a las diputaciones a ofrecer sus medios técnicos a los municipios de menos de 20.000 habitantes, así que el punto de entrada real puede ser el de la diputación. Confírmalo con el ayuntamiento antes de presentar.

¿Puedo facturar en PDF a una diputación si el importe es pequeño? Solo si eres autónomo (persona física) y la factura es igual o inferior a 5.000 €. Si eres sociedad, la factura electrónica es obligatoria sin excepción de importe.

¿Cuánto tarda una diputación en pagarme? El mismo tope que cualquier Administración: 30 días para aprobar la conformidad más 30 días para pagar, con intereses de demora si se retrasa. El detalle completo, en la guía de plazos de pago de la Administración.

Una diputación provincial no es una figura administrativa aparte: es Administración Pública con la misma obligación de factura electrónica que un ayuntamiento, y además presta su infraestructura de facturación a los municipios pequeños de su provincia. Resuelto el punto de entrada, el resto es un Facturae bien formado y firmado.

Si quieres prepararlo desde Fube, regístrate gratis y genera tu Facturae para la próxima factura a la diputación.