Facturas a la Administración por menos de 5.000 €: ¿cuándo no hace falta FACe?

Facturas a la Administración por menos de 5.000 €: ¿cuándo no hace falta FACe?

Le has hecho un trabajo puntual a un ayuntamiento o a una consejería, el importe es pequeño y te preguntas si de verdad merece la pena montar toda la maquinaria de FACe —certificado digital, Facturae, código DIR3— para una factura de 300 €. La respuesta corta es: depende de si ese organismo en concreto lo permite. Y eso es justo lo que casi nunca se explica.

Qué dice la ley: el artículo 4 de la Ley 25/2013

La Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica, es la que obliga a facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas. Pero su artículo 4 deja una puerta abierta: cada Administración puede excluir reglamentariamente de esa obligación las facturas de hasta 5.000 €, además de las emitidas por proveedores de servicios en el exterior.

Dos matices importantes:

• El límite lo pone la ley (5.000 €), pero activarlo es voluntario para cada Administración. Ninguna norma general te libra de FACe por debajo de esa cifra; hace falta que el organismo concreto haya decidido acogerse a la excepción.
• Si el organismo no ha adoptado la exclusión, la regla por defecto es la contraria: factura electrónica para cualquier importe, incluidos los pequeños.

Por qué esto no es automático

En la práctica, cada Administración —un ayuntamiento, una diputación, una consejería autonómica— aprueba su propia decisión sobre si aplica o no el límite de 5.000 €, normalmente mediante un decreto o una resolución interna. Un ejemplo real: el Ayuntamiento de Zaragoza aprobó en enero de 2015 un decreto que excluye expresamente de FACe las facturas de hasta 5.000 €, acogiéndose a la opción del artículo 4. Otros organismos, en cambio, nunca han adoptado esa excepción y exigen factura electrónica desde el primer euro.

No hay un listado único donde consultar esto. Lo más fiable es:

• Revisar la normativa o el perfil del contratante del organismo en su sede electrónica (búscalo como "exclusión facturación electrónica" o "artículo 4 Ley 25/2013").
• Preguntar directamente a la unidad tramitadora o al órgano gestor cuando te den de alta como proveedor.
• Si el organismo no dice nada al respecto, asume que no aplica la excepción: es la opción más segura.

Qué pasa si das por hecho que no hace falta FACe

Si asumes que tu factura queda exenta y el organismo no ha adoptado esa excepción, lo habitual es que la rechacen o que se quede parada hasta que la reenvíes en formato correcto —con el retraso de pago que eso implica—. Conviene comprobarlo antes de facturar, no después de que te la devuelvan.

Esto no tiene nada que ver con Verifactu: son obligaciones distintas, una regula cómo facturas a las Administraciones (Facturae/FACe) y la otra cómo registras y remites tus facturas a la AEAT. Si te cuesta situarlas, lo explicamos en Verifactu vs Facturae: en qué se diferencian y cuándo usas cada uno.

Si al final te toca Facturae, que no sea una fricción

En cuanto un organismo exige factura electrónica —ya sea desde el primer euro o solo a partir de cierto importe—, Fube genera la factura en formato Facturae y la deja lista para enviar a FACe, sin tener que manejar un programa aparte solo para eso. Si además facturas habitualmente a la Administración, conviene tener a mano el número de expediente y los códigos DIR3 del organismo antes de emitir, como explicamos en el código de expediente en la factura electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Esto cambia si facturo con IGIC desde Canarias? No. La obligación de facturar electrónicamente a la Administración depende de la Ley 25/2013, no del impuesto indirecto aplicable. Un proveedor canario con IGIC está sujeto a las mismas reglas de FACe que uno peninsular con IVA.

¿Tiene algo que ver con la futura factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley Crea y Crece)? No. Esa ley regula la facturación electrónica entre empresas privadas (B2B) y todavía no tiene reglamento de desarrollo. El límite de 5.000 € del artículo 4 de la Ley 25/2013 es exclusivo de las facturas dirigidas a Administraciones Públicas.

¿Puedo facturar en PDF si mi organismo sí aplica la excepción? Si el organismo ha adoptado formalmente la exclusión para ese importe, sí. Aun así, muchos proveedores optan por facturar siempre en el mismo formato para no llevar dos flujos distintos según el importe.

Ante la duda, la opción más simple suele ser preguntarlo una vez al organismo y anotar la respuesta para el resto de facturas que le emitas.