Un cliente ha pagado dos veces la misma factura: qué hacer con el ingreso duplicado
Un cliente ingresa el importe de una factura dos veces —por transferencia y luego también por Bizum, o por un duplicado del banco—. Qué hacer con ese dinero, qué pasa con el IVA y por qué no se toca la factura original.
Revisas el banco y algo no cuadra: el importe de una factura aparece dos veces en el extracto. El cliente hizo la transferencia y, unos días después, también pagó por Bizum "por si acaso no había llegado". O duplicó la orden SEPA sin darse cuenta. El resultado es el mismo: en tu cuenta hay más dinero del que esa factura documenta, y no sabes muy bien qué hacer con él.
La buena noticia es que es más sencillo de lo que parece. Ese segundo ingreso no es una venta nueva, así que no lleva IVA ni entra en tu facturación. Aquí ves qué hacer paso a paso, tanto si vas a devolverlo como si el cliente prefiere dejarlo a cuenta de la próxima factura.
Lo primero: la factura original no se toca
El primer impulso puede ser "arreglar" la factura para que refleje el lío del doble pago. No hace falta, y además es un error: la factura documenta una venta —lo que entregaste o el servicio que prestaste, por el importe pactado— y esa operación no cambia porque el cliente haya pagado de más por error suyo. Una factura rectificativa existe para corregir la base imponible de la operación (un error en el precio, una devolución de mercancía, un descuento posterior), no para reflejar un fallo en el pago. Si tocas la factura original, acabas con un documento que no coincide con lo que ya declaraste a Hacienda por esa venta.
Lo que hay que gestionar no es la factura: es el ingreso de más que ha entrado en tu cuenta.
¿El duplicado lleva IVA o IRPF? No
Aquí se disipa la duda que más preocupa. El segundo ingreso no corresponde a ninguna entrega de bienes ni prestación de servicios adicional: es, sencillamente, dinero de tu cliente que no te corresponde quedarte. No genera un nuevo devengo de IVA, no es un ingreso a efectos de IRPF y no tiene que aparecer en tu próxima declaración como si fuera facturación. Fiscalmente, es como si ese dinero no hubiera llegado a formar parte de tu actividad: hay que devolverlo (o aplicarlo a una operación real futura, como se ve más abajo), no declararlo.
Eso sí: mientras el dinero esté en tu cuenta sin resolver, no es tuyo. No lo cuentes como caja disponible del negocio ni lo mezcles con lo que sí has facturado, para no liar la conciliación del mes.
Qué hacer, paso a paso
- Confirma el duplicado antes de mover nada. Revisa que las dos entradas corresponden de verdad a la misma factura (mismo importe, mismo cliente, fechas cercanas) y no a dos facturas distintas que casualmente coinciden en cifra. Un vistazo a la conciliación bancaria te lo aclara rápido: si conectas el banco o importas el extracto, ves las dos transacciones junto a la factura que ya está marcada como cobrada, y detectas el sobrante sin tener que rastrear el movimiento a mano.
- Avisa al cliente. Antes de devolver nada, confírmale que has detectado el doble pago; a veces la segunda orden se puede anular en origen (sobre todo si es del mismo día) sin que llegue a completarse.
- Devuelve el importe por el mismo medio, si es posible: una transferencia de vuelta si pagó por transferencia, o el equivalente si fue por Bizum. Guarda el justificante de la devolución —lo necesitarás si alguna vez hay que explicar ese movimiento en el extracto.
- Documenta el motivo del movimiento en tu propio registro (una nota junto al apunte basta) para que, meses después, tú o tu asesoría entendáis por qué entró y salió ese dinero sin corresponder a ninguna venta.
La alternativa: dejarlo a cuenta de una factura futura
Si el cliente prefiere no que le devuelvas el dinero y que se lo "guardes" para la próxima factura, es una opción razonable —pero cambia el tratamiento. En cuanto ese dinero queda atado a una operación futura concreta (aunque sea informalmente pactada), deja de ser un simple error de pago y pasa a ser un cobro anticipado: y un anticipo sí lleva IVA en el momento en que lo recibes, no cuando factures el trabajo. Conviene dejarlo claro con el cliente y, si el importe lo justifica, emitir una factura de anticipo por ese importe para no encontrarte después con un ingreso sin papel que lo respalde. Si el importe es pequeño y la siguiente factura es inminente, en la práctica también puedes simplemente esperar a esa factura y descontar el anticipo ahí, siempre que quede anotado qué cobro corresponde a qué.
Lo que no conviene es dejarlo "flotando" en la cuenta sin decidir nada: ni se ha devuelto ni se ha facturado, y es precisamente ese limbo el que complica la conciliación del trimestre.
Ejemplo práctico
Lucas es diseñador gráfico y factura a un cliente 600 € por un proyecto, IVA incluido. El cliente hace la transferencia el día 3, pero como no ve el cargo salir de su cuenta inmediatamente, vuelve a pagar por Bizum el día 5 "por si se había perdido". Lucas revisa el banco a final de semana y ve las dos entradas de 600 € junto a la misma factura, ya marcada como cobrada tras el primer ingreso.
Avisa al cliente, que confirma el error y prefiere que se lo devuelva. Lucas hace una transferencia de 600 € de vuelta y anota el motivo en el apunte. La factura sigue intacta, por los 600 € originales; el segundo movimiento no entra en ningún modelo de IVA ni de IRPF, porque nunca fue una venta.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que hacer una factura rectificativa por el pago duplicado?
No. La rectificativa corrige el importe de una venta que estaba mal facturada; aquí la venta y su importe siempre fueron correctos. El problema está solo en el pago, no en la factura.
¿Y si no localizo al cliente para devolvérselo?
Guarda el importe identificado y documentado hasta poder contactarle: sigue siendo dinero suyo, no un ingreso tuyo, aunque tarde en resolverse.
¿Declaro el ingreso duplicado en el modelo 303 o en el IRPF?
No. Al no corresponder a ninguna entrega de bienes ni prestación de servicios, no forma parte de tu base imponible ni de tus ingresos de la actividad.
¿Qué pasa si el duplicado es de una cantidad distinta a la factura (paga de más, no el doble)?
El razonamiento es el mismo: la diferencia por encima del importe facturado no corresponde a la venta y se devuelve (o se pacta como anticipo de otra factura) igual que un duplicado completo.
Un pago duplicado no es un problema de facturación, sino de tesorería: la factura queda como estaba y lo único que hay que resolver es ese ingreso de más. La conciliación bancaria de Fube te muestra cada movimiento junto a la factura que le corresponde, así que un duplicado se detecta en cuanto entra, en vez de descubrirlo semanas después revisando el extracto a mano.
