Tu cliente paga en la cuenta de otra persona: qué pasa con la factura y cómo evitar el lío

Tu cliente paga en la cuenta de otra persona: qué pasa con la factura y cómo evitar el lío

Estás de viaje, o tu cuenta del negocio está en pleno cambio de banco, y le dices a un cliente: «Ingrésalo en la cuenta de mi pareja, que luego me lo pasa». Funciona, el cliente paga y todos tan contentos. Tres meses después, el cliente recibe un reclamo, tu pareja ya no recuerda de qué era ese ingreso y tú no sabes cómo apuntar el cobro.

No es un delito ni una rareza: es algo que pasa con familiares, socios, gestorías y cuentas compartidas. Pero tiene reglas, y la mayoría de los problemas salen de no dejar nada escrito.

Lo que NO cambia: la factura sigue siendo tuya

Empieza por lo tranquilizador. Quién reciba el dinero no cambia quién emite la factura. La factura sale a tu nombre, con tu NIF y tu domicilio, igual que siempre: el Reglamento de facturación (art. 6) pide el nombre y NIF del obligado a expedirla y del destinatario, y en la lista de datos obligatorios no hay ningún dato de cuenta bancaria. El IBAN es una información de cobro, no un requisito de la factura.

Con el IVA ocurre lo mismo. En una prestación de servicios, el impuesto se devenga cuando se presta o ejecuta la operación (art. 75.Uno.2.º de la Ley del IVA), no cuando el dinero llega a una cuenta u otra. Que el ingreso aparezca en el banco de un tercero no mueve el devengo ni el tipo.

Si estás en el régimen especial del criterio de caja, el cobro sí cuenta para el devengo, y ahí conviene preguntar a tu asesoría cómo se trata un cobro recibido por otra persona antes de cerrar el trimestre.

Lo que SÍ puede cambiar: si tu cliente ha pagado «bien»

Aquí está el riesgo real, y es civil, no fiscal. El Código Civil (BOE-A-1889-4763) dice en su artículo 1162 que el pago debe hacerse a la persona en cuyo favor está constituida la obligación, o a otra autorizada para recibirlo en su nombre.

Traducido: si le pides al cliente que pague a un tercero, conviene que quede constancia de que lo autorizaste. Sin ese rastro, si luego hay una disputa, el cliente puede tener dificultad para demostrar que su deuda quedó saldada.

Hay matices que ayudan en la práctica, pero no te los quedes como plan:

• El artículo 1163 valida el pago hecho a un tercero en cuanto se hubiera convertido en utilidad del acreedor; es decir, si el dinero llegó realmente a ti.
• El artículo 1164 libera al deudor que paga de buena fe a quien está en posesión del crédito.

Son redes de seguridad para cuando algo ya ha salido torcido, no una razón para hacerlo sin papeles. Dependen de las circunstancias y las decide, en su caso, un juez.

El otro riesgo: el dinero está en el patrimonio de otra persona

Mientras el ingreso está en la cuenta de tu pareja, tu socio o tu gestor, ese saldo está a su nombre. Si luego no te lo traspasa, tienes que reclamarlo tú, y esa conversación ya es entre vosotros, no con el cliente. Es más delicado si el tercero tiene sus propias deudas o una cuenta intervenida: no sabes qué puede pasarle a ese saldo mientras tanto.

Y una advertencia aparte: no uses una cuenta ajena para esquivar un embargo sobre tu propia cuenta. Es otra historia, con otras consecuencias, y ahí lo que toca es hablar con un abogado, no con el programa de facturación.

Cómo dejarlo bien, paso a paso

1. Mejor, evitarlo

Lo más limpio es que el cliente pague a la cuenta que figura en tu factura. Si el problema es que cambias de banco, qué hacer cuando el cliente paga a un IBAN antiguo tiene el orden de pasos. Si el problema es que tu cuenta del negocio no está lista, es mejor retrasar la factura unos días que improvisar.

2. Si tiene que ser, déjalo por escrito antes

Un correo o mensaje sirve, con cuatro datos:

• Quién eres tú y qué factura (o facturas) afecta, con su número.
• A qué persona y qué IBAN autorizas a cobrar en tu nombre.
• Que ese pago salda la factura.
• La fecha.

El cliente guarda ese mensaje junto a su justificante de pago. Tú guardas la copia junto a la factura.

3. Pide el concepto con el número de factura

Un ingreso sin concepto en una cuenta que no es tuya es difícil de reconstruir meses después. Pide que el concepto sea el número de factura. Si ya pasó sin concepto, mira cómo identificar quién ha pagado un ingreso sin concepto.

4. Anota el cobro con la fecha real

El cobro cuenta cuando el cliente lo hace, no cuando tu pareja o tu socio te pasa el dinero. Anota la factura como cobrada con la fecha del ingreso del cliente, y deja en las notas quién lo recibió. Si luego el tercero te traspasa el dinero, ese segundo movimiento es una transferencia entre vosotros, no un nuevo cobro: no lo registres dos veces.

5. Confirma el traspaso también por escrito

Cuando el tercero te devuelva el dinero, un mensaje que diga «recibido el traspaso de X € por la factura N.º…» cierra el círculo y evita que alguien reclame dentro de un año.

Y si el cliente ya pagó sin avisarte

Pasa más de lo que parece. Si tu cliente ingresó en una cuenta que no es la tuya sin que lo hayas pedido, no lo trates como un cobro cualquiera:

• Comprueba quién es el titular y que realmente es alguien que va a poder devolverte el dinero.
• Pide al cliente el justificante.
• Escríbele confirmando que das ese pago por bueno (o que no, y explicas qué quieres que haga). Aunque sea posterior, deja clara tu voluntad.

Si hay conflicto de verdad —el tercero se niega a devolver el dinero, el cliente dice que ya pagó y tú no lo has recibido—, es momento de asesoría legal, no de más mensajes.

Cómo ayuda Fube

Fube lleva la parte de las facturas y los cobros: cada factura sale con tus datos y su seguimiento de cobros te deja ver cuáles siguen pendientes. Cuando un pago llega por una vía poco habitual, puedes anotar el cobro con su fecha real y una nota que diga quién lo recibió, de modo que el rastro está en la propia factura. Lo que Fube no hace es ver los movimientos de una cuenta que no has conectado ni importado: ese ingreso en el banco de un tercero tendrás que apuntarlo tú.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que poner en la factura el IBAN del tercero? No es un dato obligatorio de la factura. Si pides pagar en una cuenta distinta, es mejor decirlo por escrito aparte y no hacerlo pasar por «tu» cuenta.

¿Cambia el IVA si me pagan en la cuenta de otra persona? No. El devengo en servicios depende de cuándo se prestan, no de dónde se ingresa el dinero. Si estás en criterio de caja, consúltalo con tu asesoría.

¿Puede mi pareja ser quien cobre mis facturas? Puede recibir un ingreso si tú la autorizas, pero la factura y la actividad siguen siendo tuyas. Evita que sea un hábito: cada ingreso así es un saldo que depende de otra persona.

¿Y si el cliente paga a un tercero que yo no he autorizado? No des por bueno el cobro hasta saber quién es el titular y si va a poder devolverte el dinero. Y si hay discusión, mejor asesoría legal que seguir cruzando mensajes.

¿Qué pasa si el tercero me entrega el dinero en efectivo? Mira antes el límite de pagos en efectivo: una entrega así también tiene reglas y es otra razón para preferir transferencias entre vosotros.

Si quieres que cada factura salga con tus datos y que el estado de cobro esté a la vista, empieza a facturar con Fube: el plan gratuito sirve para empezar.