Cuánto cuesta realmente cambiar de gestoría a software de facturación: el cálculo que nadie hace

Cuánto cuesta realmente cambiar de gestoría a software de facturación

Cada mes ves el mismo cargo en tu cuenta: el de tu gestoría, por llevarte las facturas. Sabes que un software de facturación cuesta menos. Lo que no sabes —porque nadie se para a calcularlo— es cuánto menos, de verdad, una vez restas lo que ese cambio te va a costar a ti en tiempo. Esta guía hace la cuenta completa, no solo la mitad fácil.

Primero, aclara qué le pagas hoy a tu gestoría

No todas las gestorías cobran por lo mismo, y aquí está el matiz que cambia toda la cuenta: ¿tu gestoría solo presenta tus impuestos, o además te emite las facturas?

• Si tú ya facturas con tu propio programa y tu gestoría solo revisa y presenta modelos, este cambio no va contigo: no hay nada que migrar en tu facturación.
• Si es tu gestoría quien emite tus facturas con su propio programa —muy habitual entre autónomos que empezaron delegándolo todo—, ahí es donde de verdad se juega el ahorro de este cálculo.

Como orientación de mercado, llevar la facturación de un autónomo con actividad sencilla suele ir dentro de un paquete de entre 40 y 120 € al mes, y algo más si el volumen de facturas es alto o hay varias líneas de negocio. Cada gestoría fija su propio precio, así que trata esta cifra como punto de partida para preguntar la tuya, no como una tarifa fija.

Lo fácil de calcular: el precio del software

Esta parte tiene un número exacto, porque lo publica Fube en su página de precios. El plan Starter es gratis para siempre —sin tarjeta, con 30 facturas al año y un usuario—, y a partir de ahí:

Los planes de pago incluyen 14 días de prueba gratuita, sin compromiso. Frente a los 40-120 €/mes de un paquete de facturación con gestoría, la diferencia mensual salta a la vista. Pero fijarse solo en esta tabla es precisamente el cálculo a medias que da título a este artículo.

El coste que no aparece en ninguna factura: tu tiempo

Cuando dejas de mandarle tus datos a la gestoría y pasas a facturar tú, ganas el ahorro de la cuota, pero asumes dos tareas nuevas:

1. La migración inicial: traer tu histórico de clientes, productos y facturas al nuevo programa, y dejar tu numeración configurada para que continúe sin huecos. Es un trabajo de horas, no de semanas, si lo haces con calma y fuera de fechas de presentación de impuestos —lo explicamos paso a paso en cómo cambiar de programa de facturación sin perder tu numeración, y la importación de datos la hace la propia herramienta desde importación y migración.
2. El día a día: emitir tú cada factura en vez de mandarle los datos a alguien. Con una herramienta pensada para esto son minutos, pero son minutos que antes no contaban como "tu tiempo".

Ninguna de las dos partidas tiene un precio único: depende de cuántas facturas emites al mes y de cuánto vale tu hora. Ahí es donde entra el cálculo real.

El cálculo completo, con un ejemplo

Imagina un caso habitual: Laura tiene una tienda pequeña y paga 120 €/mes a su gestoría, específicamente por la parte de facturación (la declaración de impuestos la sigue llevando su gestor aparte). Se plantea pasar a facturar ella misma con el plan Business de Fube, a 19,95 €/mes.

• Ahorro directo: 120 − 19,95 = 100,05 €/mes, unos 1.200 €/año.
• Coste de la migración: calcula unas 3-4 horas la primera semana para traer clientes, productos y el histórico, y dejar la numeración lista.
• Coste recurrente: unos 20-30 minutos más al mes que antes no dedicaba a esto, porque era la gestoría quien lo hacía.

Si esas horas mensuales valen, para Laura, bastante menos que el ahorro de 100 €, el cambio compensa con claridad. Si su hora facturable vale mucho y esos minutos le quitan tiempo a trabajo que sí cobra, quizá le compense menos el salto completo —o una fórmula intermedia: seguir con Fube para el día a día y mantener el gestor solo para lo puntual, como ya vimos en cuándo de verdad necesitas un gestor.

Preguntas frecuentes

¿El cambio pone en riesgo mi registro de Verifactu?

No, si eres tú quien pasa a emitir las facturas desde tu propia cuenta: la cadena de registros de Verifactu va ligada a tu NIF, no al programa de tu gestoría. Lo que sí cambia es el software que genera esos registros a partir de ese momento. Lo explicamos con detalle en cambiar de gestoría con Verifactu activo.

¿Pierdo mi numeración de facturas al hacer el cambio?

No tiene por qué: puedes continuar tu serie exactamente donde la dejaste o abrir una nueva, y las dos opciones son válidas. Fube conserva tu histórico anterior como facturas externas, sin reenviarlo a la AEAT.

¿Puedo quedarme solo con la parte que de verdad necesito de mi gestoría?

Sí. Es habitual pasar a facturar con tu propio software y mantener al gestor únicamente para la declaración anual (Renta o Impuesto de Sociedades) o para consultas puntuales, en vez de pagarle también por el día a día de la facturación.

¿Cuánto tarda realmente la migración de datos?

Para un negocio con un catálogo de clientes y productos moderado, suele resolverse en unas pocas horas repartidas en la primera semana. Cuanto más ordenado tengas hoy tu histórico, menos tiempo lleva traerlo.

El precio del software es la parte fácil de la cuenta; el tiempo que te cuesta a ti asumir la facturación es la que suele faltar. Haz las dos sumas antes de decidir: con Fube puedes empezar gratis con el plan Starter y comprobar en tu propio día a día cuál de los dos números pesa más.

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