Nota de cargo (débito): qué es, cuándo se emite y cómo afecta a la factura original
La nota de cargo incrementa el importe de una factura ya emitida. Qué es, cuándo emitirla y cómo hacerlo sin confusión con la rectificativa.
Nota de cargo (débito): qué es, cuándo se emite y cómo afecta a la factura original
Has entregado el trabajo, has emitido la factura y ambas partes han firmado. Pero luego aparece un coste adicional que no estaba previsto: el transporte subió, hubo horas extra de consultoría o el proveedor te cargó una partida que tienes que repercutir. ¿Qué haces ahora? Anular la factura original y rehacer todo sería un lío, y además no siempre es la solución correcta. Para eso existe la nota de cargo.
Este artículo explica qué es, en qué se diferencia de la factura rectificativa y cómo emitirla sin cometer errores formales.
¿Qué es una nota de cargo?
La nota de cargo —también llamada nota de débito— es una factura ordinaria adicional que incrementa el importe de una operación ya facturada. Se emite cuando, después de haber enviado la factura original, surge un concepto nuevo o una diferencia al alza que el cliente debe abonar.
A efectos fiscales y legales en España, la nota de cargo es simplemente una factura nueva y ordinaria: lleva su propio número de la serie habitual, incluye IVA al tipo correspondiente y cumple los mismos requisitos formales que cualquier otra factura. No existe en la normativa española (RD 1619/2012) un tipo de documento con ese nombre específico; la denominación "nota de cargo" o "nota de débito" es de uso comercial y contable, no fiscal.
Lo que la distingue de una factura cualquiera es su contenido: en el concepto se identifica claramente la factura anterior a la que complementa, para que el cliente entienda por qué recibe un cargo adicional y el registro contable quede limpio.
Nota de cargo vs. factura rectificativa: la diferencia clave
Aquí es donde la confusión es más frecuente:
| Factura rectificativa | Nota de cargo | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Corregir errores o reducir el importe | Incrementar el importe de una operación |
| Dirección del ajuste | A la baja (o sustitución) | Al alza |
| Marco legal | Art. 13 RD 1619/2012 (numeración propia, mención expresa de rectificativa) | Factura ordinaria (Art. 6 RD 1619/2012) |
| Numeración | Serie especial (p. ej., R-2026-001) | Serie ordinaria normal |
| Cómo se identifica | Debe indicar expresamente "Factura Rectificativa" | No hay mención obligatoria; el concepto describe el cargo |
En resumen: si el importe baja (error, devolución, descuento olvidado), emites una rectificativa. Si el importe sube (más trabajo, más materiales, gastos no previstos), emites una nota de cargo como factura ordinaria.
¿Cuándo se emite una nota de cargo?
Las situaciones más habituales en las que procede emitir una nota de cargo son:
- Gastos adicionales no presupuestados: transporte, gestiones, materiales de última hora que no se incluyeron en el presupuesto original.
- Ajuste de precio por horas extra: en proyectos de consultoría o servicios profesionales donde el alcance se amplió durante la ejecución.
- Repercusión de costes de terceros: tasas, permisos, subcontratistas, suplidos que deben facturarse por separado.
- Diferencia de precio acordada a posteriori: revisión de precios pactada en contrato (cláusula de actualización de tarifas, variación de índices).
- Penalizaciones o intereses de demora pactados contractualmente que aún no estaban facturados.
Lo que tienen en común: la operación principal ya estaba cerrada y facturada, y aparece un concepto nuevo y adicional que incrementa lo que el cliente debe pagar.
Cómo se emite correctamente una nota de cargo
Al ser una factura ordinaria, debe cumplir los requisitos del Art. 6 del RD 1619/2012. Estos son los pasos:
1. Crea una nueva factura ordinaria
La nota de cargo no tiene formato especial. Es una factura nueva con su número correlativo dentro de tu serie habitual (o en una serie auxiliar que uses para este tipo de documentos, si lo prefieres).
2. Describe el concepto con precisión
Indica claramente que se trata de un cargo adicional y referencia la factura original:
"Gastos adicionales de transporte correspondientes a la factura nº 2026-0045, de fecha 15/06/2026."
Esta mención no es un requisito legal, pero es imprescindible para que el cliente entienda el cargo y para que la contabilidad de ambas partes quede bien cuadrada.
3. Aplica el IVA correcto
La nota de cargo tributa por IVA al mismo tipo que el servicio o bien al que se refiere, tal como lo harías en cualquier otra factura. Si el servicio original llevaba 21 % de IVA, el cargo adicional también lo lleva.
Si trabajas en Canarias con IGIC, el principio es el mismo: aplica el tipo IGIC correspondiente al concepto adicional.
4. Incluye el IRPF si procede
Si eres profesional autónomo y la factura original llevaba retención de IRPF, la nota de cargo también la llevará (salvo pacto en contrario o supuesto de exención).
5. Envía la nota de cargo al cliente
Como cualquier factura, el cliente recibirá la nota de cargo y la registrará en su contabilidad como una nueva factura de proveedor. A su vez, podrá deducir el IVA soportado de la misma manera que lo haría con la factura original.
¿Qué pasa con Verifactu?
Si tu software de facturación envía facturas a la AEAT a través de Verifactu, la nota de cargo —al ser una factura ordinaria— se registra y envía exactamente igual que cualquier otra factura: con su huella encadenada y su código QR. No hay ningún tratamiento especial.
Recuerda que los plazos de implantación de Verifactu son: 1 de enero de 2027 para sociedades (Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales.
Ejemplo práctico
Marta tiene una SL de diseño gráfico. En junio facturó a un cliente un proyecto de identidad corporativa por 3.000 € + IVA (factura nº 2026-0045). En julio descubre que los servicios de impresión de las pruebas de color —que corrió por su cuenta— ascendieron a 280 €, un coste que el cliente había acordado asumir pero que no se incluyó en el presupuesto original.
Marta emite una nueva factura ordinaria:
- Número: 2026-0061 (la siguiente de su serie)
- Concepto: "Gastos de impresión de pruebas de color correspondientes al proyecto de identidad corporativa — factura nº 2026-0045"
- Base imponible: 280 €
- IVA (21 %): 58,80 €
- Total: 338,80 €
Nada de series especiales, nada de menciones a "rectificativa". Solo una factura limpia que el cliente entiende de inmediato.
Cómo gestionar notas de cargo en Fube
En Fube no existe un tipo de documento específico llamado "nota de cargo", porque legalmente no es necesario: es simplemente una factura ordinaria. Para emitir una, crea una nueva factura desde el panel de facturas, añade el concepto con la referencia a la factura original y aplica el tipo impositivo correspondiente.
Si prefieres mantener estas facturas diferenciadas visualmente en tu listado, puedes crear una serie de numeración auxiliar (por ejemplo, "NC-2026") para agruparlas sin mezclarlas con la facturación principal. La serie no tiene ningún efecto fiscal especial; es solo una herramienta organizativa.
Preguntas frecuentes
¿Una nota de cargo anula la factura original?
No. La factura original sigue siendo válida e inalterada. La nota de cargo es un documento adicional e independiente que complementa la operación. Ambas facturas coexisten y deben conservarse.
¿Puede una nota de cargo ser negativa?
Si el ajuste es a la baja, no se emite una nota de cargo: se emite una factura rectificativa. La nota de cargo es siempre por un importe positivo (cargo adicional al cliente).
¿Qué pasa si emito la nota de cargo en un trimestre distinto al de la factura original?
La nota de cargo se devenga en el momento en que se realiza la operación adicional o cuando se emite el documento, igual que cualquier otra factura. Esto puede implicar que tribute en un trimestre diferente al de la factura original, lo cual es perfectamente normal y legal.
¿Necesito que el cliente me acepte la nota de cargo?
No es un requisito legal, pero en muchos casos es buena práctica comunicarla previamente, sobre todo si el importe es relevante o el cargo puede generar controversia. El contrato o el presupuesto original son el respaldo del cargo.
¿Puedo emitir varias notas de cargo sobre la misma factura?
Sí. Si surgen varios conceptos adicionales en momentos distintos, puedes emitir una nota de cargo por cada uno, siempre que cada una referencie la factura original en su concepto.
Si todavía no tienes claro qué documento necesitas en tu caso, plantéaselo a tu asesoría antes de emitir nada: un pequeño error formal en una factura puede complicar la deducción del IVA o generar discrepancias en una inspección. Con la documentación bien ordenada, Fube te ayuda a tener siempre el historial de facturas claro y accesible.
