Facturar a una empresa pública o sociedad mercantil estatal: ¿aplica FACe igual que a un ayuntamiento?

Facturar a una empresa pública o sociedad mercantil estatal: ¿aplica FACe igual que a un ayuntamiento?

Acabas de cerrar un contrato con Renfe, con Correos o con la empresa municipal de aguas de tu ciudad. Son capital público, así que das por hecho que facturas igual que a un ayuntamiento: Facturae firmado, a través de FACe. Y entonces alguien del propio organismo te dice que subas la factura a "su portal de proveedores", no a FACe. ¿Te has equivocado tú o te lo han explicado mal?

Ni una cosa ni la otra. Si eres Miguel, proveedor habitual del sector público, esta es una de esas zonas donde la lógica ("es público, luego es Administración") no coincide con lo que dice la ley. Vale la pena entender el porqué antes de que se te bloquee un cobro por presentar la factura en el sitio equivocado.

Por qué "capital público" no es lo mismo que "Administración Pública"

La obligación de facturar electrónicamente al sector público la fija la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica. Su artículo 2.2 no define ella misma quién está obligado: remite al artículo 3.2 de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), que reserva la etiqueta "Administración Pública" a un grupo concreto de entidades del sector público, no a todas.

Ahí está la clave. La LCSP distingue capas:

• El artículo 3.1 define el "sector público" en sentido amplio, e incluye en su letra h) a las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación pública, directa o indirecta, sea superior al 50%. Renfe, Correos o una empresa municipal de transporte o aguas encajan aquí.
• Pero el artículo 3.2, que es al que remite la Ley 25/2013 para la factura electrónica, es más estrecho: exige que la entidad no se financie mayoritariamente con ingresos de mercado. Una sociedad mercantil que factura a sus clientes y se sostiene con esos ingresos, no con transferencias presupuestarias, normalmente no entra en ese artículo 3.2.
• El artículo 3.3 define además la figura del "poder adjudicador que no es Administración Pública": una sociedad puede tener esta consideración a otros efectos (por ejemplo, cómo licita sus contratos) sin ser Administración Pública a efectos de facturación electrónica.

El resultado práctico: una sociedad mercantil pública que opera en régimen de mercado (vende billetes, presta un servicio y cobra por él) suele quedar fuera del perímetro estricto del artículo 3.2, y por tanto fuera de la obligación legal de disponer de un Punto general de entrada de facturas electrónicas — eso es justo lo que fija el artículo 6.1 de la Ley 25/2013 para el Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales, sin mencionar a estas sociedades.

Entonces, ¿por dónde le facturo?

Que la ley de factura electrónica no obligue a estas sociedades a tener un punto de entrada tipo FACe no significa que puedas facturar como a cualquier cliente privado sin mirar nada. En la práctica te vas a encontrar uno de estos dos escenarios:

• Portal de proveedores propio. Muchas de estas sociedades (Renfe y Correos son los ejemplos más conocidos) gestionan la relación con proveedores a través de su propia plataforma, al margen de FACe. El pliego o el contrato te lo indicará, y suele seguir pidiendo factura en formato Facturae aunque la vía de entrada sea distinta.
• Adhesión voluntaria a FACe. Nada impide que una sociedad mercantil pública decida adherirse a FACe de forma voluntaria para simplificar la gestión con sus proveedores. Si es tu caso, factura exactamente igual que a un ayuntamiento.

La única forma fiable de saberlo es no dar por supuesto ni lo uno ni lo otro:

1. Revisa el contrato o el pliego

Casi siempre indica el canal: un portal de proveedores con nombre propio, una referencia a FACe o instrucciones específicas de facturación.

2. Comprueba si la entidad aparece en el directorio de FACe

Si está adherida, verás su nombre y sus códigos. Si no aparece, es una señal más de que factura por su propio canal.

3. Pregunta al departamento de compras o proveedores

Te confirmará el portal exacto y, si lo necesitas, los identificadores del contrato que debe llevar el Facturae.

Lo que no cambia

Aunque el canal de entrada varíe, el formato que te van a pedir casi siempre es el mismo: Facturae, el estándar XML de factura electrónica española, firmado con certificado digital. Que la vía sea un portal propio en vez de FACe no suele eximirte de generarlo con ese formato ni de incluir los identificadores del contrato que la sociedad te indique.

Fube genera el archivo Facturae firmado con independencia de si luego lo subes a FACe o al portal de proveedores de la sociedad: creas la factura con los datos fiscales correctos (incluido el IGIC si facturas desde Canarias), generas el XML y aplicas tu firma digital. La subida al portal correspondiente la haces tú, porque el proceso de identificación de proveedor cambia de una plataforma a otra.

Preguntas frecuentes

¿Renfe o Correos son Administración Pública a efectos de facturación? No en el sentido estricto del artículo 3.2 de la LCSP, que es al que remite la ley de factura electrónica: son sociedades mercantiles con capital público mayoritario que se financian con ingresos de mercado. Por eso gestionan la facturación a través de un portal de proveedores propio en vez de FACe.

¿Puedo facturar en PDF a una sociedad mercantil pública si no está obligada a usar FACe? Depende de lo que diga el contrato o el portal de proveedores de esa sociedad, no de una obligación legal genérica de factura electrónica al sector público como la que sí tienen el Estado, las comunidades autónomas o los ayuntamientos. Muchas de estas sociedades siguen exigiendo Facturae por contrato aunque no las obligue la Ley 25/2013.

¿Cómo distingo una sociedad mercantil pública de un consorcio o una mancomunidad? Un consorcio o una mancomunidad son Administración Pública a todos los efectos y facturan siempre por Facturae y FACe (o el punto de entrada que corresponda). Una sociedad mercantil pública que se financia con ingresos de mercado, no. La diferencia está en cómo se financia la entidad, no en si tiene capital público.

¿Y si la sociedad mercantil pública sí está adherida a FACe? Entonces facturas exactamente igual que a un ayuntamiento: Facturae firmado a través de FACe, con los códigos del órgano gestor y la unidad tramitadora que te facilite la entidad.

Capital público no equivale a Administración Pública, y esa distinción legal es la que decide si tu factura entra por FACe o por un portal de proveedores propio. Confirma el canal en el contrato o preguntando directamente, y prepara el Facturae sea cual sea la vía: es el formato que casi siempre te van a pedir de todos modos.

Si quieres generarlo desde Fube, regístrate gratis y ten tu próxima factura al sector público lista para el canal que corresponda.