Facturar un contrato con lotes a la Administración: cómo desglosar cada lote en la Facturae

Facturar un contrato con lotes a la Administración: cómo desglosar cada lote en la Facturae

Habéis licitado a un contrato público dividido en varios lotes y os han adjudicado uno, dos, o los tres. Llega el momento de emitir la primera factura y aparece la duda: ¿saco una Facturae por cada lote, o puedo meterlos todos en la misma factura y desglosarlos ahí dentro? Y si es lo segundo, ¿dónde va el código de expediente de cada lote, si el formulario de tu programa de facturación solo parece tener un hueco para uno?

Esta es la pregunta que se repite en cada licitación por lotes, y afecta especialmente a quien —como Miguel, proveedor habitual de administraciones en Canarias— gana varios lotes de un mismo concurso y no quiere multiplicar sin necesidad el número de facturas que gestiona cada mes.

Por qué un contrato sale dividido en lotes

Dividir el objeto de un contrato en lotes es, desde la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (LCSP), la regla general y no la excepción: su artículo 99.3 obliga al órgano de contratación a prever la realización independiente de cada parte del contrato mediante lotes siempre que la naturaleza del objeto lo permita, precisamente para facilitar el acceso de pymes y autónomos a contratos que, enteros, quedarían fuera de su alcance. Por eso es habitual encontrar licitaciones de suministro, obra o servicios troceadas en dos, cinco o más lotes a los que cada empresa puede presentarse por separado.

Cada lote es, a efectos prácticos, un contrato aparte

Aquí está el dato que explica todo lo que viene después. El artículo 99.7 de la misma ley es explícito: "en los contratos adjudicados por lotes, y salvo que se establezca otra previsión en el pliego que rija el contrato, cada lote constituirá un contrato". Es decir, aunque los lotes salgan de la misma licitación, del mismo expediente de contratación inicial y del mismo pliego, cada uno se adjudica y se ejecuta —salvo que el pliego diga otra cosa— como si fuera un contrato independiente.

La única excepción relevante es la oferta integradora: si el pliego permitía presentarse así y tu empresa ganó varios lotes con una oferta conjunta, esos lotes constituyen un único contrato, no varios. Si es tu caso, la duda de "cómo desglosar" no se plantea siquiera: facturas ese contrato como cualquier otro, con un solo expediente.

Fuera de ese supuesto, la consecuencia práctica de que cada lote sea "su propio contrato" es que suele traer también su propio código de expediente, asignado en la resolución de adjudicación de ese lote en concreto —aunque el organismo, el pliego original y hasta los códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora) sean exactamente los mismos para todos los lotes del contrato—. Ya lo explicamos para el caso de varios contratos con el mismo cliente en qué es el código de expediente en la factura electrónica: si facturas varios expedientes al mismo organismo, cada uno lleva el código que le corresponde, y un lote adjudicado por separado no es distinto en esto a un contrato distinto.

Dónde se refleja el expediente en Facturae: a nivel de factura, o a nivel de línea

Facturae no tiene un campo llamado "lote". Lo que sí tiene —y es lo que resuelve el problema— es el dato del expediente (y, si el organismo lo pide, la referencia de contrato y la referencia de operación o pedido) declarado en dos niveles distintos:

• A nivel de la factura completa. Es el dato que rellenas cuando toda la factura corresponde a un único expediente: cómodo cuando facturas un solo lote por factura.
• A nivel de cada línea de factura, en un bloque de datos independiente para cada concepto facturado, que incluye referencia y fecha del expediente, referencia y fecha del contrato del emisor y del receptor, y la referencia y fecha de la operación o el pedido.

Esto es justo lo que necesitas cuando quieres una sola factura para varios lotes: dejas el expediente de la factura vacío (o con el dato general si el pliego dio uno para todo el contrato) y, en cada línea o grupo de líneas que corresponde a un lote, rellenas su propio código de expediente en el dato de línea. El sistema del organismo puede así vincular cada concepto facturado con el expediente del lote al que pertenece, dentro del mismo documento.

Entonces, ¿una factura por lote o una sola con desglose?

Las dos opciones son técnicamente válidas en Facturae; lo que decide cuál te conviene es el criterio del organismo, no una regla fija:

• Una factura por lote es la opción más simple y la que muchos organismos prefieren, porque cada expediente circula por su registro contable de forma independiente, sin que nadie tenga que "repartir" una factura entre dos expedientes distintos al tramitarla.
• Una sola factura con el desglose por línea tiene sentido cuando factura mensual o periódicamente varios lotes al mismo cliente y quiere reducir el número de documentos que gestiona, siempre que el organismo acepte recibir así los conceptos de más de un expediente.

Antes de decidir, la misma cautela que aplica a cualquier dato de expediente: pregunta a la unidad gestora del contrato qué espera recibir. Es un extremo que no fija la ley, sino la forma de trabajar de cada organismo con su sistema de registro contable de facturas.

Y los códigos DIR3, ¿cambian entre lotes?

Normalmente no. Los códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora) identifican al organismo y a la unidad que tramita, no al lote en sí, así que salvo que el pliego asigne una unidad tramitadora distinta a cada lote —algo posible, pero menos habitual—, el DIR3 que guardas en la ficha del cliente sirve para todos los lotes del mismo contrato. Lo que cambia lote a lote es el código de expediente, no el DIR3.

Cómo lo pone fácil Fube

Al emitir una factura electrónica en formato Facturae, Fube deja rellenar la información adicional para Factura-e (código de expediente, referencia de contrato y referencia de operación o pedido) tanto en la propia factura como, de forma independiente, en cada línea. Si facturas un solo lote por factura, basta con el dato a nivel de factura, igual que en cualquier otro contrato con la Administración. Si prefieres reunir varios lotes en la misma factura, abres el desglose de cada línea y le pones ahí el código de expediente de su lote, sin tocar el dato general del documento. Lo que Fube no decide por ti es si el organismo prefiere una factura por lote o una sola con desglose: eso lo confirma la unidad gestora del contrato.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que sacar siempre una factura por cada lote que he ganado?

No necesariamente. Puedes reunir varios lotes en una sola factura siempre que rellenes el código de expediente de cada lote en el desglose de sus líneas, en lugar de en el dato general de la factura. Que convenga hacerlo así o preferir una factura por lote depende del criterio del organismo.

¿Dónde pongo el código de expediente si facturo varios lotes en la misma factura?

En la referencia del expediente de cada línea (o grupo de líneas) que corresponde a ese lote, no en el campo de expediente de la factura completa, que se queda vacío o con el dato general del contrato si el pliego dio uno.

¿Cambian los códigos DIR3 entre lotes de un mismo contrato?

Por lo general no: el DIR3 identifica al organismo y a la unidad que tramita, y suele ser el mismo para todos los lotes salvo que el pliego asigne una unidad tramitadora distinta a alguno de ellos.

¿Y si presentamos una oferta integradora para varios lotes?

Entonces esos lotes constituyen un único contrato, no varios, según el propio artículo 99.7 de la LCSP. No hay expedientes distintos que desglosar: se factura como un contrato ordinario.

En resumen

Un contrato dividido en lotes suele traer, lote a lote, su propio código de expediente, porque legalmente cada lote adjudicado constituye un contrato aparte (salvo oferta integradora o previsión distinta del pliego). Facturae no tiene un campo llamado "lote", pero sí permite declarar el expediente a nivel de factura completa o a nivel de cada línea, así que puedes optar por una factura por lote o por una sola factura con el desglose correspondiente en cada línea, según lo que te pida la unidad gestora del contrato.

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