Factura con el tipo de IVA equivocado: cómo rectificarla según cobraste de más o de menos

Revisas las facturas del trimestre y te das cuenta: a una le pusiste el 21 % de IVA y la operación iba al 10 %. O al revés. La factura ya salió, el cliente la tiene y puede que ya la haya pagado. La buena noticia es que tiene arreglo y está regulado. La menos obvia es que el camino depende de dos cosas: si cobraste de más o de menos, y si tu cliente es un particular o una empresa.

Lo primero: qué dice la norma

Dos textos mandan aquí, y los dos dicen lo mismo con distinto detalle:

• El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, artículo 15) obliga a expedir una factura rectificativa cuando «las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente». Se hace tan pronto como tengas constancia del error, y siempre que no hayan pasado cuatro años desde que se devengó el impuesto.
• La Ley del IVA (artículo 89) obliga al sujeto pasivo, o sea a ti, a rectificar la cuota repercutida cuando se hubiera determinado mal, «en el momento en que se adviertan las causas», con ese mismo límite de cuatro años.

Dicho en corto: no es opcional y no se corrige abriendo la factura y cambiando el porcentaje. Se corrige con otra factura que identifique a la anterior. Cómo se hace esa factura, con sus datos obligatorios, lo tienes en factura rectificativa: qué es y cuándo emitirla.

Primero, confirma cuál era el tipo correcto

Antes de rectificar, asegúrate de cuál era el tipo. Si la duda es de fondo (un producto que no sabes si lleva el tipo general o uno reducido), consúltalo con tu asesoría: rectificar a un tipo y tener que rectificar otra vez es justo el ruido que quieres evitar. La tabla de tipos de IVA te sirve de punto de partida, no de sustituto de ese criterio.

Cobraste de más: el IVA que sobra hay que devolverlo

Si aplicaste un tipo superior al que tocaba, tu cliente pagó una cuota que no debía. El artículo 89.Cinco te da dos caminos para recuperarla de la Hacienda, y los dos pasan por el mismo punto:

• Iniciar ante la Administración el procedimiento de rectificación de autoliquidaciones, o
• Regularizarlo en tu declaración del periodo en que debías rectificar, o en las posteriores, hasta un año desde ese momento.

En el segundo caso, la ley dice expresamente que quedas obligado a reintegrar al destinatario el importe de las cuotas repercutidas en exceso. Es decir: no te quedas ni con el IVA de más ni con la diferencia, la devuelves a quien la pagó, y eso vale tanto si es un particular como una empresa.

Cobraste de menos: aquí depende de quién sea tu cliente

Si pusiste un 10 % cuando tocaba el 21 %, la cuota repercutida se quedó corta. La Ley del IVA distingue dos situaciones y conviene no mezclarlas:

Tu cliente es una empresa o un autónomo. Puedes rectificar al alza con una factura rectificativa. Y como la rectificación aumenta la cuota inicialmente repercutida, si nadie te lo ha requerido antes, la ley (artículo 89.Cinco) te pide presentar una declaración-liquidación rectificativa, con el recargo y los intereses de demora que procedan según los artículos 26 y 27 de la Ley General Tributaria. La excepción es que la rectificación se funde en un error fundado de derecho o en las causas de modificación de la base imponible del artículo 80: entonces puedes incluir la diferencia en la declaración del periodo en que rectificas. Si crees que es tu caso, que lo valide tu asesoría; «me equivoqué de tipo» no equivale por sí solo a un error fundado de derecho.

Tu cliente es un particular. Aquí la ley es tajante: el artículo 89.Tres.1.º dice que no procede la rectificación cuando no esté motivada por las causas del artículo 80, implique un aumento de las cuotas repercutidas y los destinatarios no actúen como empresarios o profesionales. La única salvedad que recoge es la elevación legal de los tipos de IVA, que da un margen de rectificación durante el mes de entrada en vigor y el siguiente. En la práctica: no puedes mandarle a un particular una rectificativa para cobrarle el IVA que se te olvidó. Qué hacer entonces con tu propia declaración es una consulta para tu asesoría, con la factura delante.

Esta asimetría es lo que más sorprende: cobrar de más obliga a devolver, pero cobrar de menos a un particular no te deja reclamar. Por eso compensa revisar el tipo antes de emitir.

Cómo rectificar paso a paso

1. Localiza la factura original: serie, número, fecha, base y tipo aplicado.
2. Emite la rectificativa identificando la factura que corrige y la causa («tipo de IVA aplicado erróneamente»).
3. Elige cómo mostrar el cambio. El artículo 15.5 del Reglamento admite dos formas: indicar el importe de la rectificación con su signo, o indicar los importes tal como quedan tras la rectificación, añadiendo también el importe de la rectificación.
4. Envíala al cliente con una frase clara: qué factura corrige, qué tipo llevaba y cuál es el correcto.
5. Ajusta el cobro: devuelve o compensa la diferencia si cobraste de más; reclámala con la rectificativa si cobraste de menos y tu cliente es empresario.
6. Revisa el modelo 303 del trimestre afectado. Si todavía no lo has presentado, la rectificativa entra con el resto de facturas del periodo. Si ya lo presentaste, el ajuste va por los caminos del artículo 89.Cinco que hemos visto, o por una autoliquidación rectificativa; mira cuál te toca con tu asesoría.

Un ejemplo con números

Lucas emite una factura de 1.000 € de base con el 21 % de IVA y, más tarde, ve que el tipo correcto era el 10 %. (Los tipos son solo un ejemplo.)

La base no cambia: el error está solo en el porcentaje. La rectificativa refleja un ajuste de −110 € de cuota, o la factura completa con los 1.100 € correctos y el importe de la rectificación indicado, y Lucas devuelve los 110 € a su cliente.

Y si tu cliente ya se dedujo el IVA

Si tu cliente es empresario o profesional, habrá contabilizado tu factura con la cuota que llevaba. Su deducción se calculó sobre un importe que ya no es el correcto, así que su asesoría tendrá que ajustarla. Por eso conviene que la rectificativa no llegue sola: un correo corto explicando qué cambia evita que se pierda en un cajón.

Cómo evitar que se repita

• Fija el tipo en el producto o servicio en lugar de teclearlo en cada factura.
• Repasa las facturas por tipo antes de cerrar el trimestre: todo lo que lleva 21 %, todo lo que lleva 10 %. Los despistes saltan en minutos.
• Anota los casos dudosos con la respuesta de tu asesoría para aplicar el mismo criterio después.

Fube enlaza cada rectificativa con la factura original y la emite con su registro conforme a Verifactu, que se envía a la AEAT de serie. Qué tipo corresponde a cada operación sigue siendo decisión tuya o de tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular la factura y hacer otra con el tipo correcto?

La forma prevista es la rectificativa, que identifica la factura que corrige. Lo que no vale es borrar la original o sustituirla sin dejar el vínculo entre ambas.

¿Hay un plazo para rectificar?

Sí: la rectificación debe hacerse cuando adviertas el error, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto (artículo 15.3 del Reglamento y artículo 89.Uno de la Ley del IVA).

¿Qué pasa si cobré de menos a un particular?

La Ley del IVA no permite rectificar al alza cuando el destinatario no es empresario ni profesional y el motivo no es uno de los del artículo 80 (salvo subida legal de tipos). No puedes cobrarle la diferencia con una rectificativa; consulta con tu asesoría el efecto en tu declaración.

¿Tengo que presentar una declaración rectificativa?

Depende del sentido. Si la rectificación aumenta la cuota y nadie te ha requerido, sí, con recargo e intereses, salvo error fundado de derecho. Si la disminuye, puedes elegir entre el procedimiento de rectificación de autoliquidaciones y regularizarlo en tus declaraciones en el plazo de un año.

Un tipo de IVA equivocado se arregla bien si lo tratas como lo que es: una factura emitida mal, que se corrige con otra enlazada, se explica al cliente y se refleja en el trimestre que toca. Lo que cambia es el coste según quién pagó y en qué sentido. Si quieres emitir tus rectificativas con su registro Verifactu desde la factura original, puedes probar Fube gratis.