Factura recurrente o factura por evento: cuándo conviene cada una en mantenimiento

Si tu negocio hace mantenimiento —informático, técnico, de instalaciones— es fácil que convivan dos formas de cobrar: una cuota fija que se repite todos los meses y avisos sueltos que aparecen cuando surge una avería. El lío llega cuando toca facturar: ¿esto va en la recurrente de siempre, o hago una factura aparte?

No es una duda menor. Meter algo variable dentro de una plantilla pensada para repetirse igual mes a mes obliga a editarla cada vez, y eso es exactamente el trabajo manual que la automatización debía quitarte. El criterio, por suerte, es sencillo en cuanto lo nombras bien.

El criterio: no es el cliente, es el hecho que dispara el cobro

La pregunta que decide no es "¿es un cliente habitual?" sino ¿qué hace que nazca esta factura?

• Si el cobro existe porque ha pasado un periodo —ha llegado el mes, el trimestre, el año— y el importe es siempre el mismo: es una factura recurrente.
• Si el cobro existe porque ha pasado algo —una avería, una visita, un cambio de pieza— y el importe depende de lo que se ha hecho: es una factura por evento, es decir, una factura normal que emites cada vez que ese hecho ocurre.

Dicho de otro modo: la recurrente factura el tiempo transcurrido; la de evento factura una intervención concreta. Un contrato de mantenimiento con cuota mensual fija entra en el primer caso aunque ese mes no hayas hecho ni una visita, porque lo que se cobra es la disponibilidad, no el trabajo. Una reparación fuera de contrato entra en el segundo aunque el cliente sea el mismo de siempre, porque el importe varía según piezas y horas.

Cuándo usar cada una

El caso mixto: cuota base + lo que se sale de la cuota

El caso más habitual en mantenimiento no es uno u otro, es los dos combinados: un contrato con una cuota fija que cubre un número de horas o visitas, y todo lo que se sale de ahí se cobra aparte. Aquí no hay que elegir un tipo de factura "para el cliente": se documentan por separado, cada una con su lógica.

• La cuota fija se automatiza como factura recurrente: defines una vez el cliente, el concepto y el importe, y la plantilla la genera cada periodo sin que tengas que acordarte.
• Lo que se sale del contrato —una avería grande, una pieza cara, una visita extraordinaria— se factura por evento, en el momento en que ocurre, con su propio importe.

Las dos conviven sin conflicto: comparten cliente y, si quieres, la misma serie de numeración, porque cada factura —venga de una plantilla recurrente o se emita a mano— toma el siguiente número correlativo disponible. Si no tienes claro cómo encajan las series con la numeración, lo explicamos en la guía de numeración de facturas.

Por qué forzar la recurrente para todo sale caro

La tentación de meter también los avisos puntuales dentro de la plantilla recurrente —"totalizarlo todo en la factura del mes"— tiene un coste que no se ve hasta que llevas unos meses así:

• Tienes que editar la plantilla cada vez que cambia el importe, lo que anula la parte de "automático" y multiplica el riesgo de olvidarte de un cambio.
• Pierdes trazabilidad: si un cliente pregunta por qué esta factura es distinta a la del mes pasado, ya no hay una intervención concreta a la que señalar, sino una plantilla modificada a mano.
• Mezclas dos ritmos distintos en un único documento: lo fijo es predecible y no necesita revisión especial; lo variable sí. Juntarlos en la misma factura obliga a revisar entera cada vez lo que solo hacía falta revisar en parte.

La regla práctica: si el importe no cambia, automatízalo. Si cambia según lo que ha pasado, factúralo aparte, cuando pasa.

Verifactu no distingue entre las dos

Da igual si la factura sale de una plantilla recurrente o se emite a mano para un evento puntual: en Fube, todas las facturas se emiten con su huella encadenada y su código QR, y Fube las envía siempre a la AEAT como parte de su funcionamiento; no hay un modo aparte según el origen de la factura. Conviene tener presentes las dos fechas exactas en que un software conforme pasa a ser obligatorio: 1 de enero de 2027 para las sociedades (Impuesto de Sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar una factura recurrente si el importe cambia cada mes?

No es lo que está pensada para hacer bien: una recurrente asume el mismo importe y concepto en cada generación. Si el importe varía de forma habitual, es más fiable facturarlo como evento cada vez, aunque el cliente sea siempre el mismo.

Si tengo un contrato con horas incluidas, ¿la cuota y las horas extra van en la misma factura?

Pueden ir separadas sin problema: la cuota base como recurrente y las horas extra como una factura por evento aparte, cuando se producen. Mantenerlas separadas deja claro qué corresponde al contrato y qué es adicional.

¿Se rompe la numeración correlativa si mezclo recurrentes y facturas puntuales en la misma serie?

No. Cada factura, sea de una plantilla recurrente o emitida a mano, toma el siguiente número disponible de su serie, en orden, sin huecos.

¿Y si un mes no hago ninguna intervención en un contrato con cuota fija?

La recurrente se genera igual, porque lo que factura es la disponibilidad pactada, no las visitas concretas de ese mes.

En resumen

El criterio no depende de si el cliente es habitual, sino de qué dispara el cobro: si es el paso del tiempo con un importe fijo, automatízalo con una factura recurrente; si es una intervención concreta con un importe que varía, factúrala aparte cuando ocurre. Mezclar los dos dentro de la misma plantilla es lo que acaba costando más tiempo del que ahorra.

Si llevas un servicio de mantenimiento con cuota fija y avisos puntuales, pruébalo gratis en Fube y deja la parte que se repite en piloto automático, sin perder el control de lo que factura por sí sola.