Certificado de retenciones de tus clientes: qué es y qué hacer si no te lo entregan

Certificado de retenciones de tus clientes: qué es y qué hacer si no te lo entregan

Llevas todo el año emitiendo facturas con su retención de IRPF. Algunos clientes te pagan el importe menos el 15 %, y tú te has quedado tranquilo pensando que "eso ya lo ha puesto Hacienda". Llega la Renta y aparece la duda: ¿dónde consta ese dinero? ¿Hace falta algún papel? ¿Y si un cliente ha desaparecido y no te contesta?

Es una duda más común de lo que parece, y tiene solución clara. Aquí va lo que dice la norma, cómo comprobar que tus retenciones están donde deben y cómo no perderlas.

Qué es el certificado de retenciones

Es el documento con el que quien te paga —y te ha retenido parte del importe— acredita cuánto te retuvo en el año y los datos de la renta que te satisfizo. Lo prevé el artículo 108.3 del Reglamento del IRPF: el retenedor debe expedir a favor del contribuyente una certificación de las retenciones practicadas y de los restantes datos que figuran en su declaración anual, y ponerla a su disposición antes de que se abra el plazo de la declaración de la Renta.

Dos matices que ayudan a quitarle dramatismo:

• Es una obligación de tu cliente, no tuya. Tú no tienes que pedirle nada para que exista, aunque en la práctica conviene recordárselo.
• No sustituye a tus facturas. Es un resumen del año. La retención ya la has visto en cada factura; el certificado la junta.

Quién la declara y por qué importa

Tu cliente ingresa lo que te retiene en el modelo 111 y, una vez al año, presenta el resumen anual de retenciones, el modelo 190. El propio artículo 108.2 del Reglamento prevé que ese resumen incluya una relación nominativa de los perceptores: nombre, NIF y renta obtenida. Esa relación es la que después permite a la AEAT cruzar lo que tu cliente dice que te retuvo con lo que tú declaras que te retuvieron.

Por eso importa que las dos versiones coincidan. Si tu cliente se equivocó de NIF, declaró un importe distinto o no presentó el 190, la Renta que te propone la Administración puede no reflejar tus retenciones.

Cómo comprobar que coinciden

Antes de presentar la Renta, haz esta revisión, que lleva diez minutos:

1. Suma las retenciones de tus facturas emitidas del año, cliente por cliente. Es la cifra de partida, y tu programa de facturación o tu libro de ingresos te la da.
2. Compara con tus datos fiscales en la sede electrónica de la AEAT, donde aparecen las retenciones que los pagadores han comunicado a nombre de tu NIF.
3. Compara con los certificados que hayas recibido, si los hay.
4. Si una cifra no cuadra, escribe a ese cliente con la factura por delante. Casi siempre es un error de NIF, de periodo o un olvido, y se corrige con una rectificación de su declaración.

Los pagos fraccionados también te van a agradecer el orden: las retenciones que te han practicado se restan en el modelo 130 del trimestre, y llevar ese dato limpio todo el año evita descuadres en la Renta.

Qué pasa si el cliente no te lo entrega

Aquí está la parte que tranquiliza. Si tu cliente no te da el certificado, no pierdes la retención por ello. La clave es el artículo 99.5 de la Ley del IRPF:

• Computas la renta por la contraprestación íntegra devengada (el importe de la factura antes de retención).
• Si la retención no se practicó o se practicó por menos de lo debido por causa imputable exclusivamente al retenedor, deduces de la cuota la cantidad que debió ser retenida.

Dicho en llano: si tienes la factura y puedes probar el importe devengado, la falta de un papel del cliente no te la quita. La prueba, sin embargo, es tuya, así que conviene guardar:

• La factura con la retención desglosada.
• El justificante del cobro (transferencia o extracto bancario donde se vea el importe neto).
• Los correos o mensajes en los que le reclamas el certificado, si llega el caso.

Y un límite que merece decirse: la excepción del apartado 5 va por retenciones no practicadas por culpa del retenedor. Si en la factura no pusiste retención cuando sí tocaba, la situación es otra, y es mejor repasarla con tu asesoría antes de presentar.

Tampoco hay que confundirlo con el caso contrario, el de quien retiene sin estar obligado a ello, que ya explicamos en facturaste con retención de IRPF y el cliente resulta exento.

Una curiosidad útil: el pagador no tiene que avisarte en el momento

El artículo 108.4 del Reglamento obliga a los pagadores a comunicar al contribuyente la retención en el momento de pagar, indicando el porcentaje, salvo en rendimientos de actividades económicas. Es el caso del profesional: en tu caso, la retención la ves reflejada en la factura que tú mismo emites, y el certificado es el resumen de fin de año. Por eso el control de lo que te retienen empieza en tu factura, no en el cliente.

Cómo te ayuda Fube

Con Fube cada factura que emites refleja su retención de IRPF desglosada, y el resumen de impuestos muestra las retenciones junto al IVA repercutido y soportado, de forma que a final de año tienes tu cifra por cliente para compararla con la que te comunique la AEAT. Y como cada factura se envía a la AEAT con Verifactu, el rastro de lo que facturaste queda ordenado desde el principio.

Recuerda que usar un sistema de facturación conforme con Verifactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos, profesionales y empresarios.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a pedir el certificado de retenciones a mis clientes?

No es una obligación tuya: quien debe expedirlo es el retenedor. Pedirlo es solo una buena práctica cuando ves que la cifra de tus datos fiscales no cuadra con la de tus facturas.

¿Puedo deducir la retención si mi cliente no la ha declarado?

Si la retención no se practicó, o se practicó por menos de lo debido, por causa imputable exclusivamente a tu cliente, la ley te permite deducir de la cuota la cantidad que debió retenerse. Necesitas poder demostrar el importe devengado con tu factura y el cobro.

¿Cuándo debe tenerlo disponible mi cliente?

Antes de que se abra el plazo de la declaración de la Renta. La fecha concreta de cada campaña la publica la AEAT cada año, así que consúltala en su sede.

¿Qué hago si el cliente ha cerrado o no contesta?

Reúne factura, justificante de cobro y cualquier comunicación enviada, y consúltalo con tu asesoría antes de presentar la Renta. Tener la documentación completa es lo que más pesa si la Administración te pregunta.

¿Esto cambia si facturo a una Administración Pública?

El mecanismo es el mismo, porque la Administración también es retenedora. Si te interesa ese caso, mira cómo funciona la retención de IRPF en facturas a la Administración.

Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor fiscal. Para un caso concreto, consúltalo con él.