Cambio de administrador en una SL: qué pasa con tus facturas mientras se tramita
El nuevo administrador ya está aceptado, pero el Registro Mercantil todavía no lo ha inscrito. Qué sigue funcionando igual en tu facturación y qué trámite paralelo no puedes dejar para después: el certificado digital.
Cambio de administrador en una SL: qué pasa con tus facturas mientras se tramita
La junta ya aprobó el nombramiento, la persona saliente ha firmado su cese y la entrante ha aceptado el cargo. Pero entre esa aceptación y el día en que el Registro Mercantil termina de inscribir el cambio pueden pasar semanas. Mientras tanto, el negocio no se detiene: hay que seguir emitiendo facturas, y es normal preguntarse si eso se puede hacer con normalidad o si hay que esperar a tener el papel sellado.
Este artículo es para Marta, socia y administradora de su SL, que acaba de vivir —o está a punto de vivir— un cambio de administrador y quiere saber, sin rodeos, qué sigue funcionando igual en su facturación y qué trámite no puede dejar para después.
Lo primero: el cargo es efectivo antes de que el Registro lo inscriba
Es la duda que más ansiedad genera y la que primero hay que despejar. El nombramiento de un administrador surte efecto desde el momento en que la persona lo acepta, no desde que queda inscrito en el Registro Mercantil (art. 214.3 de la Ley de Sociedades de Capital). En cuanto el nuevo administrador acepta el cargo, ya puede actuar como tal frente a la sociedad y frente a terceros que conozcan el cambio.
La inscripción registral cumple otra función: hace el nombramiento oponible frente a terceros de buena fe que no conocían el cambio —no es un requisito para que el cargo exista, es la garantía de publicidad que protege a quien contrata con la sociedad sin saber que el administrador ya no es el mismo—. La sociedad debe presentar el nombramiento a inscripción dentro del mes siguiente a la aceptación (art. 215 LSC), así que hay un plazo concreto que no conviene dejar correr, aunque el cargo ya sea válido desde antes.
El trámite societario en sí —cómo se aprueba el nombramiento en junta y qué debe recoger el acta— sigue el procedimiento habitual de convocatoria y acta que marca la Ley de Sociedades de Capital.
Tu facturación no depende de quién sea el administrador
Aquí está la parte que de verdad importa para el día a día: en Fube, la numeración de tus series, el histórico de facturas y el envío a la AEAT no están ligados a la persona que ostenta el cargo de administrador, sino a la empresa —a su NIF—. Cambiar de administrador no interrumpe nada de esto:
- Series y numeración: siguen su correlativo exactamente igual. La sociedad que factura es la misma antes y después del cambio, así que no hay que abrir una serie nueva ni reiniciar nada.
- Envío automático a la AEAT (Verifactu): si ya tenías Verifactu activado, el acuerdo de apoderamiento con Fube se firmó una sola vez, durante la configuración inicial, con el certificado de quien era representante legal en ese momento. Un cambio posterior de administrador no obliga a repetir ese proceso ni interrumpe el envío de las facturas que emites a partir de ahora. Puedes ver cómo funciona en la página de Verifactu.
- Facturae para la Administración: si usas la firma de Fube como tercero de confianza al exportar a Facturae, Fube firma con su propio certificado, no con el tuyo. El cambio de administrador tampoco afecta a esa firma.
Dicho de otro modo: mientras el cambio está pendiente de inscripción, puedes seguir facturando con total normalidad. Lo que sí hay que resolver es lo que queda fuera de Fube.
Lo que sí tienes que gestionar en paralelo
El certificado digital, a nombre de quien corresponde
El certificado de representante de persona jurídica de la FNMT está vinculado a una persona física concreta actuando en nombre de la sociedad. Cuando esa persona deja de ser administradora, ese vínculo se rompe: el certificado del administrador saliente no se transfiere automáticamente al nuevo administrador, y su validez para representar a la empresa termina con el cese de la representación, no con la fecha de caducidad que figura en el certificado. En la práctica, esto significa dos gestiones:
- Revocar (o dejar de usar) el certificado del administrador saliente para las gestiones de la sociedad.
- Solicitar el certificado de representante a nombre del nuevo administrador en la FNMT, si va a firmar trámites en nombre de la empresa —presentar impuestos, firmar acuerdos, acceder a FACe—.
Si nunca has pasado por este trámite, la guía sobre cómo solicitar el certificado digital paso a paso explica la diferencia entre el certificado de persona física y el de representante, y cómo se pide cada uno.
Si actualizas los datos del representante en Fube, puede tener coste
Un matiz específico de Fube que conviene conocer: al activar Verifactu confirmaste los datos de la empresa y, si eres una sociedad, los del representante legal. Esos datos, una vez confirmados, no se pueden modificar de forma gratuita desde la configuración. Si tras el cambio de administrador necesitas actualizar quién figura como representante legal en tu cuenta de Fube, el camino es contactar con soporte, y puede llevar asociado un coste. No es un bloqueo para seguir facturando —el envío a la AEAT sigue funcionando igual—, pero es una gestión que conviene anotar en la lista de pendientes del cambio, no dejarla para "cuando haga falta".
La inscripción en el Registro Mercantil
Este trámite queda fuera de lo que Fube gestiona: la escritura o certificación del acuerdo, su presentación en el Registro Mercantil del domicilio social y la inscripción corresponden a la sociedad y, habitualmente, a la notaría o asesoría que lleve el expediente. Lo único que aporta este artículo es el plazo a tener en cuenta —un mes desde la aceptación— para que no se quede pendiente sin fecha.
En resumen: qué sigue igual y qué toca revisar
| Sigue funcionando igual | Toca gestionar en paralelo |
|---|---|
| Numeración y series de facturación | Presentar el nombramiento a inscripción (plazo: un mes desde la aceptación) |
| Histórico de facturas emitidas | Certificado digital: revocar el del saliente, pedir el del entrante en la FNMT |
| Envío automático a la AEAT vía Verifactu | Actualizar el representante legal en Fube si aplica (vía soporte) |
| Firma de Facturae con el certificado de Fube (si la usas) | — |
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando mientras el cambio de administrador está pendiente de inscribir en el Registro Mercantil?
Sí. El nombramiento es efectivo desde que el nuevo administrador acepta el cargo, no desde que se inscribe. La inscripción da publicidad frente a terceros, pero no es un requisito para que la sociedad siga operando y facturando con normalidad.
¿Se interrumpe el envío de facturas a la AEAT por Verifactu si cambio de administrador?
No, si Verifactu ya estaba activado. El acuerdo de apoderamiento con Fube se firma una vez, en la configuración inicial; un cambio posterior de administrador no obliga a repetirlo ni corta el envío automático de las facturas que emites.
¿El certificado digital del administrador anterior sigue sirviendo para la empresa?
No debería usarse. Su validez para representar a la sociedad termina cuando termina su representación, no cuando caduca el certificado. Lo correcto es revocarlo para los usos de la empresa y que el nuevo administrador solicite el suyo propio en la FNMT.
¿Cuánto tiempo hay para inscribir el cambio en el Registro Mercantil?
Un mes desde la aceptación del cargo por parte del nuevo administrador, según el artículo 215 de la Ley de Sociedades de Capital.
Mientras resuelves el papeleo del cambio, tu facturación puede seguir en piloto automático. Fube mantiene tus series, tu histórico y el envío a la AEAT funcionando igual, sea quien sea la persona que figura como administradora, con un plan gratuito para siempre para empezar sin coste.
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Para tu caso concreto —plazos de inscripción, validez del certificado durante la transición y requisitos de tus estatutos— confírmalo con tu asesoría o con el Registro Mercantil.
