La mayoría de tus facturas se parecen: el mismo IVA, la misma serie, el mismo pie de condiciones. Fija esos valores por defecto una sola vez, por tipo de documento, y cada factura nueva nacerá cumplimentada. Tú solo eliges el cliente y los conceptos.
Cuando facturas desde una plantilla o una hoja de cálculo, cada documento empieza en blanco. Vuelves a escribir el 21 % de IVA, vuelves a poner la retención, vuelves a pegar el «validez 30 días» en el pie.
Es trabajo invisible que se acumula y donde se cuelan los despistes: una factura con el IRPF olvidado, otra con la serie equivocada. En Preferencias defines, para cada tipo de documento, cómo quieres que nazca. A partir de ahí, emitir deja de ser configurar: es revisar y confirmar. Y como son valores por defecto, nunca te atan.
Pie: «Pago a 30 días por transferencia. Gracias por tu confianza.»
Cada tipo de documento tiene sus propias Preferencias: facturas, rectificativas, simplificadas, presupuestos, proformas o albaranes. Abres las del tipo que quieras preparar y configuras solo sus valores.
Elige el IVA por defecto que más utilizas (por ejemplo, 21 %) y, si eres profesional, activa el IRPF e indica tu porcentaje habitual. Se aplicará a los conceptos nuevos.
Selecciona la serie preseleccionada y escribe las notas del cuerpo y el pie estándar (condiciones, validez, forma de cobro). Admiten negrita, cursiva y listas.
Activa el envío automático por email al emitir y —en facturas y facturas simplificadas— el pago automático, que registra el cobro del total en el momento de emitir.
Guardas y listo. Los cambios afectan a los documentos nuevos; los ya emitidos conservan su configuración original, como debe ser.
No todos los documentos necesitan lo mismo, y Fube lo respeta. Configuras cada uno una vez y cada documento sale coherente con su naturaleza.
| Tipo de documento | IVA | IRPF | Serie + textos | Envío auto. | Pago auto. |
|---|---|---|---|---|---|
| Facturas | |||||
| Facturas rectificativas | |||||
| Facturas simplificadas | |||||
| Presupuestos | |||||
| Facturas proforma | |||||
| Albaranes |
El pago automático está disponible en facturas y facturas simplificadas.
Valores por defecto por tipo de documento, editables en cualquier factura concreta y sin tocar nunca lo ya emitido.
configuración por tipo de documento, en lugar de repetirla en cada factura
tipos de documento con sus propias preferencias: facturas, rectificativas, simplificadas, presupuestos, proformas y albaranes
cambios en las facturas ya emitidas al actualizar tus valores por defecto
Lucas siempre repercute el mismo IVA y aplica su retención de IRPF. Lo configura una tarde y deja de pensar en ello: cada factura que crea el viernes ya nace con el desglose correcto y su texto de condiciones al pie. Menos clics, ningún IRPF olvidado y un acabado consistente.
Marta quiere que todo su equipo emita igual, sin que cada persona tenga que acordarse de la serie o del IVA. Las preferencias por defecto convierten su criterio en el punto de partida de toda factura nueva, de modo que la coherencia no depende de la memoria de nadie.
Lo que más nos preguntáis sobre las preferencias por defecto.
No. Son el punto de partida de cada documento nuevo. Cuando creas una factura concreta puedes cambiar el IVA, la retención, los textos o la serie sin tocar tu configuración general. Lo que fijas por defecto solo te ahorra repetirlo cuando coincide.
No. Los cambios solo aplican a los conceptos de documentos nuevos. Las facturas ya emitidas conservan exactamente los datos con los que se crearon. Esto es especialmente importante con Verifactu, donde una factura, una vez emitida, no se altera: si necesitas corregirla, se hace con una factura rectificativa.
En Preferencias > Facturas activas la retención de IRPF e indicas tu porcentaje habitual (por ejemplo, 7 % o 15 %). A partir de ahí, cada factura nueva ya lo incluye.
Las preferencias son globales por tipo de documento. Si necesitas diferencias entre series concretas, se configuran dentro de cada serie, en Series y numeración.
El pago automático (disponible en facturas y facturas simplificadas) registra un cobro por el importe total en el mismo momento en que emites el documento. Es cómodo si cobras siempre al contado o gestionas el pago antes de emitir. Si normalmente das plazo a tus clientes, déjalo desactivado para no dar por cobrado algo que aún está pendiente.
Si lo activas, al emitir el documento se envía por email al cliente con la plantilla de correo que tengas configurada. Conviene usarlo con prudencia: revisa el documento antes de emitir, porque la emisión disparará el envío. Y siempre puedes desactivarlo en una factura puntual antes de emitirla.
No. Aquí defines qué datos trae cada documento (IVA, IRPF, serie, textos, automatizaciones). El aspecto visual del PDF —logo, color, tipografías, firma— se gestiona en Apariencia de documentos.
Deja de repetir ajustes en cada factura y prepara tu facturación para que cada documento salga ya relleno.
