--- title: "Requisitos legales de un programa de facturación en 2026: checklist antes de elegir" description: "Antes de firmar con un proveedor de facturación, hay una lista concreta de obligaciones legales que su software tiene que cumplir. Checklist con lo que preguntar y comprobar antes de decidir." date: "2026-09-22T00:00:00.000Z" source: "https://www.fube.es/noticias/requisitos-legales-programa-facturacion-checklist" --- > Contenido generado con IA y revisado por el equipo de Fube. [Cómo creamos nuestro contenido](https://www.fube.es/metodo-editorial) Elegir un programa de facturación se suele comparar por precio, diseño o funciones: informes bonitos, app móvil, integraciones. Todo eso importa, pero hay una parte de la decisión que no es una preferencia, sino una obligación: el software con el que facturas tiene que cumplir una serie de requisitos legales, y si no los cumple, el problema en una inspección es tuyo, no del proveedor. Este checklist recoge los requisitos legales concretos que conviene verificar **antes de firmar**, no después. No sustituye a la [guía general de 8 criterios para elegir programa de facturación](/noticias/como-elegir-programa-de-facturacion-autonomos-pymes) —que cubre también precio, migración y escalabilidad—: se centra solo en la parte que tiene consecuencia legal si falla. --- ## 1. Cumplimiento con Verifactu (obligatorio desde 2025) Desde el 29 de julio de 2025, todo software de facturación debe ser conforme con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023): registros inalterables, encadenados con hash y con declaración responsable del fabricante. A partir de **1 de enero de 2027** (sociedades) y **1 de julio de 2027** (resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos), se añade además la obligación de que el sistema remita esos registros a la AEAT. Antes de elegir, pregunta al proveedor: - ¿Tiene publicada su **declaración responsable** conforme al artículo 13 del RD 1007/2023? Si no la ofrece o responde con evasivas, es una señal de alerta. - ¿El envío a la AEAT viene activado de serie o depende de una configuración adicional que hay que contratar aparte? - ¿Cada factura genera ya su código QR y la leyenda `VERI*FACTU`, o solo lo hará "cuando toque"? [Fube](/funcionalidades/verifactu) emite cada factura con Verifactu activo desde el primer día —QR, huella encadenada y envío a la AEAT— sin que exista un modo "sin remitir" que activar más adelante. Si quieres el detalle técnico completo de qué exige la normativa a un sistema conforme, está en [qué significa que un software esté homologado con Verifactu](/noticias/software-facturacion-verifactu-homologado). ## 2. Facturación electrónica a la Administración (Facturae/FACe) Si algún cliente es un ayuntamiento, una consejería o cualquier organismo público, la factura tiene que llegar en formato [Facturae](/funcionalidades/facturacion/facturae) a través de FACe o su equivalente autonómico. No todos los programas lo generan de serie: algunos lo dejan como módulo de pago aparte, y otros directamente no lo ofrecen. Antes de firmar, comprueba: - Si genera Facturae **válido** (que pase la validación de FACe) sin plugins ni exportaciones manuales. - Si el envío al punto general de entrada está incluido o es un coste adicional. - Si soporta el multiusuario por expediente, habitual cuando factura a la Administración más de una persona del equipo. ## 3. Campos y menciones obligatorias en cada factura El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) fija qué campos no pueden faltar en una factura para que sea válida: número de serie correlativo, fechas, datos de emisor y receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA, y las menciones especiales que correspondan (exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja, retención de IRPF). Si el software no los incluye todos de forma automática, el riesgo de emitir una factura incompleta recae en quien la firma, no en quien programó el software. Antes de elegir, verifica que el programa: - Incluye los [campos obligatorios](/noticias/menciones-obligatorias-factura-requisitos-legales) sin que tengas que añadirlos a mano cada vez. - Aplica automáticamente la retención de IRPF cuando corresponde (autónomos profesionales que facturan a empresas). - Permite activar las menciones especiales (exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja) sin depender de plantillas externas. ## 4. Cobertura real de tu territorio fiscal IVA (península y Baleares), IGIC (Canarias) e IPSI (Ceuta y Melilla) tienen tipos y modelos distintos, y algunos programas generalistas solo cubren IVA en detalle. Si facturas desde Canarias o desde Ceuta y Melilla, confirma que el software calcula el impuesto correcto sin ajustes manuales. Y el caso contrario también es un requisito: si el negocio tiene TPV, báscula o balanza, o factura desde País Vasco (TicketBAI) o Navarra, necesita una solución pensada para ese régimen —un programa de facturación sin TPV como Fube no cubre esos casos, y conviene saberlo antes de firmar, no después. ## 5. Conservación y trazabilidad de los registros Con Verifactu, el software tiene que garantizar que cada registro de facturación —alta, corrección, anulación— queda encadenado y no se puede alterar ni borrar. Si el sistema opera en modo sin remisión inmediata a la AEAT, además tiene que conservar esos registros de forma accesible ante una posible inspección. Antes de elegir, pregunta si el proveedor puede exportarte el histórico completo de registros de facturación (no solo las facturas en PDF) si algún día cambias de programa. Un software que no separa con claridad "tus datos" de "su plataforma" complica una migración el día que haga falta. --- ## Checklist resumen: lo que preguntar antes de firmar | Requisito legal | Pregunta al proveedor | | --- | --- | | Verifactu | ¿Tiene declaración responsable publicada y envío a la AEAT incluido de serie? | | Facturae/FACe | ¿Genera Facturae válido y lo envía al punto general de entrada sin coste aparte? | | Campos obligatorios | ¿Incluye automáticamente base imponible, IVA, retención y menciones especiales? | | Territorio fiscal | ¿Cubre IVA, IGIC e IPSI correctamente, o solo IVA? | | Conservación de registros | ¿Puedo exportar el histórico completo, no solo el PDF de cada factura? | ## Preguntas frecuentes **¿Un software puede decir que "cumple Verifactu" sin que sea del todo cierto?** No existe un sello oficial de homologación expedido por la AEAT, así que la responsabilidad recae en la declaración del propio fabricante. Por eso conviene pedirla explícitamente y no conformarse con un "sí, cumplimos" sin más detalle. **¿Es obligatorio Facturae aunque hoy no facture a la Administración?** No, solo si tienes o vas a tener clientes públicos. Pero si es probable que llegue ese cliente, conviene elegir un programa que ya lo soporte en vez de migrar más adelante. **¿Qué pasa si mi programa actual no cumple alguno de estos puntos?** Conviene valorarlo con calma: cambiar de programa implica migrar clientes e histórico, pero seguir con un sistema no conforme después de tu fecha límite de Verifactu es en sí mismo sancionable, exista o no una factura irregular de por medio. **¿Estos requisitos son los únicos que debo mirar?** Son los que tienen consecuencia legal directa. La [guía de 8 criterios para elegir programa de facturación](/noticias/como-elegir-programa-de-facturacion-autonomos-pymes) añade los criterios funcionales —precio real, migración, escalabilidad— que también importan, aunque no tengan la misma urgencia normativa. --- ## Conclusión Un programa de facturación no se elige solo por precio o por diseño: hay una lista concreta de requisitos legales —Verifactu, Facturae, campos obligatorios, cobertura fiscal y conservación de registros— que su software tiene que cumplir, y comprobarlos antes de firmar evita sorpresas cuando ya hay cientos de facturas emitidas con él. [Fube](/funcionalidades/facturacion) cumple estos cinco puntos desde el plan gratuito, pensado para autónomos y pymes sin TPV que facturan en IVA, IGIC o IPSI. [Crea tu cuenta](/auth/register) y compruébalo con tu primera factura. --- **Aviso legal.** Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable, laboral ni jurídico. La información puede contener errores o estar desactualizada, y la normativa cambia con frecuencia: contrasta siempre los datos con las fuentes oficiales antes de tomar cualquier decisión. Para tu caso concreto, consulta la normativa oficial vigente o acude a un profesional cualificado.