--- title: "Qué pasa si no facturas electrónicamente a la Administración estando obligado" description: "Sigues mandando la factura en PDF por email a la Administración aunque estás obligado a facturar electrónicamente. Qué consecuencia real tiene (no es una multa) y cómo se corrige." date: "2026-07-27T00:00:00.000Z" source: "https://www.fube.es/noticias/consecuencias-no-facturar-electronicamente-administracion" --- # Qué pasa si no facturas electrónicamente a la Administración estando obligado Llevas meses facturando a un ayuntamiento o una consejería igual que a cualquier cliente privado: generas el PDF, lo mandas por email y esperas el ingreso. Nadie te ha rechazado nada, así que asumes que va bien. El problema es que, si tu empresa está entre las obligadas a facturar electrónicamente a la Administración, ese PDF nunca ha entrado realmente en el circuito que hace falta para que te paguen —y la Administración no suele avisarte de eso, simplemente no tramita lo que no le llega por donde debe. Este artículo es para Miguel y para cualquier proveedor de la Administración que factura así desde hace tiempo sin haberse hecho nunca la pregunta: qué pasa exactamente si sigues así, y qué hay que hacer para arreglarlo sin dramatizar. --- ## Primero, la aclaración importante: esto no es una multa Antes de nada, un matiz que evita confusiones peligrosas: la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en el Sector Público, obliga a determinadas entidades (sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras personas jurídicas, entre otras) a presentar sus facturas a la Administración de forma electrónica y a través del **punto general de entrada** que corresponda —[FACe](/noticias/face-enviar-facturas-administracion-publica), en la Administración General del Estado y en la mayoría de organismos que se adhieren a él—. Pero esa misma ley **no recoge un régimen sancionador** que multe al proveedor por seguir mandando la factura en PDF o en papel. Esto es distinto de [Verifactu](/noticias/verifactu-guia-definitiva-y-plazos-clave-para-autonomos-y-pymes), donde sí existen multas tasadas por usar un software no conforme. Aquí no hay una sanción económica directa contra ti como proveedor. Lo que hay es algo más silencioso y, en la práctica, igual de costoso: tu factura no llega a "existir" formalmente para que te la paguen. ## La consecuencia real: tu factura no entra donde tiene que entrar Cuando facturas por el canal correcto, tu factura entra en un registro administrativo y se anota en el [Registro Contable de Facturas (RCF)](/noticias/registro-contable-facturas-rcf-administracion) del organismo, con fecha y hora oficiales. A partir de ahí arranca todo lo demás: la tramitación, la conformidad y, finalmente, el pago. Un PDF que envías por email a un contacto del organismo —por muy correcto que sea el documento— no pasa por ese registro. No tiene fecha oficial de entrada, no genera ningún estado consultable y, sobre todo, no obliga a nadie internamente a tramitarlo. En la práctica esto se traduce en tres problemas concretos: - **No hay prueba de cuándo la presentaste.** Si reclamas un retraso, tu único argumento es "te lo mandé por email tal día", que no tiene el mismo peso que un registro con sello de fecha y hora. - **El plazo de pago no arranca con claridad.** Como ya explicamos al detalle en [cuánto tarda la Administración en pagarte y cómo reclamar](/noticias/plazos-pago-administracion-publica-reclamar), el artículo 198 de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) liga el cómputo del plazo —y el devengo de intereses de demora si se retrasa— a la **presentación correcta** de la factura conforme a la normativa de facturación electrónica vigente. Sin esa presentación, discutir desde cuándo cuenta el plazo juega en tu contra. - **Muchas oficinas contables directamente no la tramitan.** Sin la factura en el sistema que usa Intervención para contabilizar el gasto, no hay expediente que mover. El email se queda leído (o ni eso) y el pago no avanza, sin que nadie te lo comunique como un "rechazo" formal. El resultado práctico no es una sanción: es que cobras tarde, sin intereses reclamables y sin ningún rastro oficial que lo demuestre. ## Por qué no te has dado cuenta hasta ahora Es más habitual de lo que parece, sobre todo en dos casos: - **Contratos menores o puntuales**, donde nadie del organismo insiste en el canal correcto porque el importe es bajo y "ya se apaña" con el email. - **Cambios recientes de forma jurídica** —pasar de autónomo a sociedad, por ejemplo— sin haber revisado si eso te mete dentro de los obligados a facturar electrónicamente. Si es tu caso, conviene repasarlo también desde el punto de vista fiscal en la guía sobre [pasar de autónomo a sociedad limitada](/noticias/pasar-de-autonomo-a-sociedad-limitada-tramites). En ambos casos el patrón es el mismo: como nadie te ha "rechazado" nada de forma explícita, das por hecho que el circuito funciona. La ausencia de aviso es justo el problema, no una señal de que todo va bien. ## Qué hacer para corregirlo No hace falta deshacer nada retroactivamente ni justificarte ante el organismo. El cambio va hacia adelante: 1. **Confirma si estás realmente obligado** y con qué organismos. La guía sobre [quién está obligado a facturar electrónicamente y el umbral de 5.000 €](/noticias/face-enviar-facturas-administracion-publica) lo resume; ante la duda, el propio organismo o tu asesoría te lo confirman. 2. **Genera la factura en formato Facturae**, el XML estructurado que exige la ley (un PDF no cuenta como factura electrónica ante la Administración, aunque tenga el mismo contenido). 3. **Fírmala electrónicamente** con un certificado reconocido y **preséntala por el punto general de entrada** que corresponda —FACe, en la mayoría de casos—. 4. A partir de ahí, deja que corra el proceso: registro, RCF, conformidad y pago, con fecha oficial desde el primer paso. ### Cómo lo prepara Fube Fube [genera el XML Facturae](/funcionalidades/facturacion/facturae) firmado a partir de la factura que ya emites, con los códigos DIR3 del organismo y el expediente incluidos, listo para que lo subas tú mismo a FACe o al portal que indique el organismo. No sustituye tu criterio sobre cuándo y a quién presentar: te evita el trabajo manual de montar el XML a mano y encaja con el mismo circuito que hemos descrito en este artículo, no con un atajo aparte. --- ## Preguntas frecuentes **¿Me pueden multar por seguir mandando el PDF por email?** No hay una multa prevista en la Ley 25/2013 para el proveedor por este motivo. El coste real es que la factura no se tramita por el canal correcto y el cobro se resiente, no una sanción económica directa. **¿Y si el organismo me acepta el PDF sin problema?** Que alguien del organismo lo lea no equivale a que la factura esté registrada y contabilizada. Si estás obligado a facturar electrónicamente, solo la presentación por el punto general de entrada te da fecha oficial y arranca el plazo de pago con garantías. **Si no llego al umbral de 5.000 €, ¿tengo que preocuparme?** Por debajo de ese importe, la Administración puede no exigirte factura electrónica, así que el PDF puede ser válido. El problema aparece cuando tu forma jurídica te obliga igualmente o cuando el propio organismo sí lo exige a partir de cierto importe. **¿Esto tiene algo que ver con Verifactu?** No directamente. Verifactu regula cómo funciona tu software de facturación de cara a la AEAT; la obligación de facturar electrónicamente a la Administración la fija la Ley 25/2013 y es anterior e independiente. Puedes cumplir una y fallar en la otra. --- Si llevas tiempo facturando a la Administración en PDF, el cambio no es dramático: es pasar por el canal que ya deberías estar usando. Cuanto antes lo corrijas, antes empieza a correr el plazo de pago a tu favor.